3.3. Облік грошових коштів

Для ведення касових операцій наказом керівника ТОВ «Млин» призначена матеріально-відповідальна особа – касир. Обов’язки касира виконує Безсмертна Наталя Володимирівна.

В обов’язки касира входить:

1. Здійснює операції, пов’язані з прийманням та видаванням готівкових грошових коштів через касу підприємства, зберігає всі прийняті цінності.

2. Одержує в установах банку готівку, здійснює записи в касовій книзі операцій одержання і видавання готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом в день їх надходження або видавання.

3. Перевіряє наявність і достовірність підпису головного бухгалтера, а на видаткових документах — дозвільного напису керівника або уповноважених ним осіб, наявність всіх інших реквізитів на прибуткових касових ордерах та видаткових документах, а також зазначених у цих документах додатків (заяви, накладні, рахунки, довідки та ін.). Повертає документи в бухгалтерію для відповідного оформлення у випадку недодержання хоча б однієї з перелічених вимог.

4. Підписує прибуткові касові ордери та видаткові документи відразу після одержання або видавання по них готівки, а на доданих до них документах ставить штамп «Сплачено».

5. Виписує видатковий касовий ордер на фактично видану по платіжній відомісті суму, передає його для реєстрації.

6. Щоденно в кінці робочого дня виводить залишок грошових коштів у касі підприємства та передає у бухгалтерію підприємства звіт касира (копію записів в касовій книзі) разом з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розпис особи, яка здійснює контроль за веденням касових операцій.

7. Виконує інші обов’язки зі збереження в касі грошових документів, цінних паперів тощо.

Грошові кошти на ТОВ «Млин» включають кошти в касі й на поточних рахунках у банках, що можуть бути використані для поточних операцій.

Каса в ТОВ «Млин» являє собою приміщення, в якому знаходиться каса, касовий апарат, сейф (для зберігання матеріальних цінностей).

ТОВ «Млин» для обліку касових операцій використовує рахунок 30 "Каса", за дебетом якого відображають надходження грошових коштів, а за кредитом - їх витрачання. Ліміт залишку готівки в касі становить 3000 грн.

Первинний облік касових операцій ТОВ «Млин» здійснює у видаткових (додаток Е) та прибуткових (додаток Ж) касових ордерах. Приклад кореспонденції рахунків при заповнені ВКО та ПКО наведено в таблиці 3.3.1

Видатковий касовий ордер (ВКО)– це документ, який оформлюється при видачі готівки із каси підприємства. Застосуванням видаткового касового ордера здійснюється в таких випадках:

Залежно від кількості осіб, яким видаються грошові кошти:

1) видача грошових коштів одній особі;

2) оформлення одного ВКО на загальну суму виданих грошових коштів кільком особам згідно з платіжною відомістю або розрахунково-платіжною відомістю.

Залежно від виду операцій ВКО застосовується:

1) для внесення їх в касу банку і зарахування на поточний рахунок підприємства;

2) для виплати зарплати;

3) для оплати отриманої продукції (товарів, робіт, послуг) тощо.

Прибутковий касовий ордер (ПКО)– це первинний документ, який застосовують для обліку матеріальних цінностей, що надходять від постачальників на склад підприємства, організації, установи. Використовують його для кількісно-сумового обліку цінностей, також оформляється надходження готівкових грошових коштів безпосередньо в касу підприємства.

Для безготівкових розрахунків ТОВ «Млин» використовує платіжне доручення (додаток З). Приклад кореспонденції рахунків при оформлені платіжного доручення наведені в таблиці 3.3.1

Платіжне доручення – це розрахунковий документ, що містить вимогу отримувача безпосередньо до платника, сплатити суму грошей та доручення платника банку, що його обслуговує, здійснити переказ визначеної платником суми грошей зі свого рахунка на рахунок отримувача. Платіжні доручення найчастіше використовуються при місцевих розрахунках товарного і нетоварного характеру, а саме:

1. за відвантажену продукцію, товари (виконані роботи, надані послуги);

2. здійснення попередньої оплати;

3. сплата податків і зборів;

4. сплата відсотків за користування кредитом та погашення тіла кредиту;

5. перерахування сум, які належать фізичним особам;

6. оплата послуг державних установ;

7. інші розрахунки, відповідно до укладених угод та чинного законодавства.

По закінченні місяця підводять підсумки за дебетом і кредитом рахунку 30 "Каса" і звіряють з оборотами кореспондуючих з ним рахунків, що відображені регістрах та відомостях.

Для обліку наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банку, які можуть бути використані для поточних операцій, ТОВ «Млин» використовує рахунок 31 "Рахунки в банках".

Для зведеного обліку за операціями по рахунку 31 "Рахунки в банках" використовують шахматну відомість. Записи в ній здійснюють по мірі надходження виписок банку після їх перевірки з документами. У виписках і перевірених документах проти кожної суми зазначають номер кореспондуючого рахунку. Суми з кожної опрацьованої виписки записують у «шахматку» з деталізацією сум за кореспондуючими рахунками. Відомості з «шахматки» переносять у Головну Книгу підприємства(щомісячно).

Для обліку операцій на рахунках а банках використовує рахунок 311 «Поточні рахунки національній валюті».

ТОВ «Млин» співпрацює з такими банками як: «Ощадбанк», «Приватбанк», ПАТ «Банк НАЦІОНАЛЬНИЙ КРЕДИТ».

Товариству у процесі його діяльності потрібна готівка для термінових розрахунків з клієнтами, для оплати витрат, виплати заробітної плати працівникам та ін.

При організації прийняття, видачі та зберігання готівки в касі, а також оформлення касових операцій ТОВ «Млин» керується «Положенням про ведення касових операцій в національній валюті України», затверджене постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001р.№72.

Видача готівки в підзвіт ведеться на субрахунку 3721.

На субрахунку 3721 "Розрахунки з підзвітними особами" ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - в складі оборотних активів, кредитове сальдо - в складі зобов'язань балансу підприємства.

За дебетом субрахунку 3721 "Розрахунки з різними дебіторами" відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом - її погашення чи списання.

Документальним підтвердженням використаних коштів підзвіт є:

1. звіт про використання коштів, наданих на відрядження або підзвіт(додаток И);

2. чеки;

3. квитанції

4. та інші документи про використання коштів.

Раз на місяць в касі підприємства проводиться інвентаризація каси з перерахунком купюр усіх грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. Залишок готівки в касі звіряють з даними з даними обліку за касовою книгою (додаток К).

При виявленні в касі нестачі або надлишку цінностей в акті зазначають їхню суму обставини виникнення. Встановлені надлишки коштів у касі оприбутковують і відображають у складі інших доходів підприємства від операційної діяльності.

Таблиця 3.3.1

Кореспонденція рахунків по касі

№ п/п	Документ	Зміст господарських операцій	Кореспонденція рахунків		Сума, грн
			Дт	Кт
1	2	3	4	5		6
1	ВКО	Видано кошти підзвіт	3721	301		4000,00
2	ПКО	Повернуто кошти з підзвіту	301	3721		4000,00
3	Платіжне доручення	Сплачено прибутковий податок утриманий із заробітньої плати	6411	311		1624,21