3. Внешнеторговая документация, сопровождающая внешнеторговую сделку

Подготовка, оформление и проведение внешнеторговой операции всегда сопровождается составлением определенного количества внешнеторговых документов. К внешнеторговой документации принято относить документы, которые подтверждают исполнение сделки купли-продажи с иностранным контрагентом, то есть поставку товара продавцом, транспортировку, страхование, хранение, прохождение через таможенную границу⁸.

Исходя из выполняемых документами функций, их можно разделить на следующие шесть групп:

1. коммерческие;

2. по платежно-банковским операциям;

3. страховые;

4. транспортные и отгрузочные;

5. транспортно-экспедиторские;

6. таможенные⁹.

Документация, сопровождающая товар на всем пути следования, является товаросопроводительной. Обычно сюда относят коммерческие, транспортные и таможенные документы. Документы, составляемые в связи с отгрузкой товара, называются отгрузочными документами.

Все внешнеторговые документы необходимо оформлять на специальных бланках; каждый документ должен содержать определенные реквизиты. Но существуют реквизиты, которые можно считать общими для всей внешнеторговой документации. К ним относятся: наименование фирмы-экспортера; наименование фирмы-получателя, юридические адреса данных фирм; их номера телефонов, факсов; наименование документа, дата и время его подписания; номер контракта либо заказа и дата его подписания; номер грузовой спецификации; название и максимально полное описание товара, с указанием его количества, вида упаковки, маркировки и т. д.

Первый этап документооборота, заключающийся в доставке товара от производителя до покупателя, сопровождается документами, обеспечивающими производство данного товара. В какой-то мере они также относятся к внешнеторговым документам. Но неопределенность в их отношении сводится к тому, что виды, количество, характер данного вида документации определен правилами внутреннего управления, принятые каждой отдельно взятой фирмой и системой ее национального законодательства в области документации. К подобного рода документам можно отнести:

• инструкцию по изготовлению экспортного товара;

• поручение на покупку изделий и материалов, необходимых для производства товара;

• инструкции по упаковке;

• заказ-наряды на внутреннюю транспортировку товара и вывоз продукции со склада и др.

К группе коммерческих документов относят документы, дающие товарам стоимостную, качественную и количественную оценку. Подобные документы оформляются продавцом на собственном типовом бланке, а покупатель, в свою очередь, производит против них оплату. Коммерческие документы включают в себя: коммерческий счет, спецификацию, техническую документацию, упаковочные листы, сертификаты о качестве, гарантийное письмо, протокол испытаний, условие на отгрузку и иные документы, в том случае, если они были упомянуты в договоре¹⁰.

Коммерческий счет – это основной расчетный документ, который содержит требование продавца к покупателю об уплате обозначенной в нем суммы за поставленный товар. В данном документе указаны следующие данные:

• цена за единицу товара и общая сумма счета или причитающегося платежа;

• базисные условия поставки товара;

• способ платежа и форма расчета;

• наименование банка, где должен быть произведен платеж;

• сведения об оплате стоимости перевозки;

• сведения о страховании и размер страховой премии (при поставках на условиях CIF)¹¹.

Как правило, счета выписывают в достаточно большом количестве экземпляров. Это обусловлено тем, что их необходимо представлять в разные организации. Также, по выполняемым функциям, счета делятся на следующие виды: счет-фактура, счет-спецификация, предварительный сет и проформа-счет.

Как правило, счет-фактуру выписывает покупатель после того, как он принял товар. Счет-фактура совмещает в себе два документа – документ, в котором указана сумма, которую необходимо уплатить за товар а накладную сопровождающую товар. Во многих странах счет-фактуру принято выписывать на типовых бланках, и подобные счета одновременно выступают в роли сертификата о происхождении или являются приложением к нему.

Счет-спецификация это коммерческий счет, в котором объединены реквизиты счета и спецификации. Как правило, в счете-спецификации содержится информация о цене за единицу товара по видам и сортам и суммарная стоимость всей партии товара. Обычно счет-спецификация выписывается тогда, когда в партии есть товары, которые различаются по ассортименту.

Предварительный счет является подтверждением произведенной поставки, но не во всех случаях он может являться требованием к оплате. Обычно предварительный счет выписывается в случае, если приемка товара происходит в стране назначения или при частичных поставках. Предварительный счет содержит информацию о количестве и размерах стоимости партии товаров. После факта приемки товара продавец должен выписать счет-фактуру, по которой покупатель совершает окончательный расчет.

Проформа-счет является документом, в котором указана информация о стоимости партии товара, но в то же время, он не является расчетным документом, потому что не содержит требования об уплате обозначенной в нем суммы. Не смотря на то, что проформа-счет не выполняет основной функции счета в роли платежного документа, он все же выполняется все остальные функции счета. В том случае, если в проформа-счете имеется информация о цене каждого вида и сорта товара, ее называют специфицированной проформой-счетом. Проформу-счет можно выписать на отгруженный, но еще на проданный товар либо наоборот. Проформа-счет выписывается в основном при поставке товара на консигнацию, выставки, аукционы, ярмарки. Помимо прочего, проформа-счет может выполнять функции сметы, в соответствии с которой покупатель может ознакомиться с основными данными о товаре, который он собирается купить, с порядком и условиями расчета и смоделировать предполагаемый размер расходов.

К документации, которая содержит количественную характеристику товара, можно отнести спецификацию, упаковочный лист, техническую документацию.

В спецификации содержится перечень товаров, находящихся в данной партии, а также имеется указание для каждого места количества и рода товара, его сорта и марки. Как правило, спецификация является дополнением к счету на поставленные товары разных сортов и наименований.

Техническая документация используется в случаях поставки различного оборудования и технических потребительских товаров. Техническая документация помогает обеспечить своевременную наладку и правильную эксплуатацию подобной техники. К данному виду документов моно отнести паспорт, формуляры изделий, инструкции по сборке, правила эксплуатации и т.д. Как правило, перечень требуемых технических документов должен содержаться в стандартах и технических условиях, которые, в свою очередь, являются неотъемлемой частью контракта. Технические документы составляются на языке страны импортера либо на любом другом языке по указанию покупателя.

В упаковочном листе содержится перечень всех видов и сортов товара, которые находятся в каждом отдельном товарном месте. Упаковочный лист требуется, если в одной упаковке находятся различные по ассортименту товары. Упаковочный лист должен быть помещен в упаковку таким образом, чтобы покупателю было легко его обнаружить. Также в нем должны содержаться сведения о количестве товара каждого сорта и о номере упаковки.

Упаковочный лист может быть использован как дополнение к счету-фактуре тогда, когда было отправлено большое количество наименований товара либо в тех случаях, когда количество, содержимое либо вес каждого отдельного места отличаются друг от друга. Основное различие упаковочного листа и счета-фактуры заключается в том, что в упаковочном листе содержится информация о ценах.

Упаковочный лист может иметь форму, схожую с комплектовочной ведомостью. Она, как правило, содержит перечень деталей, узлов и агрегатов одной целой машины, если они упакованы в разных товарных местах и приведено описание каждого подобного места. Комплектовочная ведомость обозначается в виде дроби, где в числителе указан номер отгрузочной партии, а в знаменателе количество мест в этой партии. Комплектовочная ведомость должна быть составлена изготовителем товаров до момента отгрузки всей партии товара.

В состав основных документов, которые свидетельствуют о качестве товаров, входят сертификат качества, гарантийное обязательство, протокол испытаний, разрешение на отгрузку.

Сертификатом качества является свидетельство, которое удостоверяет качество поставленного товара и его фактическое соответствие контрактным условиям. Обычно сертификат качества выдают компетентные организации, государственные органы, торговые палаты. Также он может быть выдан производителем данного товара.

Гарантийное обязательство – это документ, который подтверждает, что товар полностью соответствует контрактным условиям, а также содержит гарантию поставщика в том, что оборудование будет работать бесперебойно в том случае, если будут соблюдены правила эксплуатации.

Протокол испытаний – документ, составляемый после того, как продавец и представитель покупателя провели полные испытания заказанного товара в заранее обозначенный день на территории предприятия продавца. Данный документ могут называть сертификатом, так как он содержит информацию о результатах испытаний и имеет указание о соответствии изготовленного товара условиям заказа. Протокол испытания должен быть выслан заказчику. Как правило, основываясь на протоколе испытаний, стороны заключают приемо-сдаточный акт.

Разрешение на отгрузку – это документ, выдаваемый представителем покупателя после проведения испытаний поставляемого оборудования для установления соответствия товара условиям контракта. В нем содержатся сведения о дате поставки, дате готовности и сведения о проведенных испытаниях с указанием о том, что рассматриваемый товар можно отправить в указанную страну, соблюдая инструкцию представителя покупателя.

Валютные и финансовые условия – это обязательная часть любого внешнеторгового контракта. Целью валютных и финансовых условий является обеспечение своевременности и высокой степени эффективности внешнеторговых операций, которые они опосредуют. Достижение данных целей обеспечивают рассматриваемые далее документы.

Инструкция по банковскому переводу – это документ, где клиент отдает поручение банку осуществить выплату указанной суммы в определенной валюте обозначенной стороне, которая находится в ругой стране, либо каким-либо определенным способом, либо способом, оставленным на усмотрение банка.

Платежным поручением является документ, при помощи которого производятся банковские переводы и который один банк адресует другому. Платежное поручение – это приказ банка, который он адресует своему корреспонденту, о выплате определенной суммы по указанию и за счет перевододателя иностранному получателю.

Инкассовое поручение – это документ, при помощи которого банку поручается провести обработку финансовых и коммерческих документов с целью получения платежа либо предъявить документы на иных условиях, если они в нем указаны.

Извещение об инкассовом платеже – это документ, при помощи которого банк оповещает о произведении платежа по инкассо. В извещении об инкассовом платеже содержится детальная информация и методы реализации средств.

Извещением о платеже по товарному аккредитиву является документ, при помощи которого банк оповещает о том, что он принял документы к оплате по товарному аккредитиву.

Банковская гарантия – это документ, согласно которому банк дает обязательство о выплате оговоренной суммы указанной стороне на обозначенных в нем условиях.

Заявкой на товарный аккредитив является документ, при помощи которого банку дается поручение об открытии товарного аккредитива на определенных в документе условиях. Подобного рода заявки отечественными предприятиями оформляются на специальном бланке установленной формы в количестве трех экземпляров.

Товарный аккредитив – это документ, в котором банк подтверждает факт открытия им товарного аккредитива, согласно которому бенефициар должен принять платеж, подтверждение либо учет тратт, в соответствии с обозначенными условиями и против представления определенных документов и тратт, если данное условие отдельно оговорено в документе. Также аккредитив может быть подтвержден или не подтвержден другим банком.

Банковская тратта – это тратта, выставленная в пользу третьей стороны, или одним банком в пользу другого, или одним отделением банка на другое отделение соответствующего банка или на центральное отделение.

Переводным векселем (также его называют траттой) является документ, который был выдан или подписан в соответствии с применяемым законодательством, а также содержит безусловное требование, которое адресовано от одного лица другому, об уплате против предъявления данного документа либо по требованию, либо на конкретно указанную дату, обозначенную непосредственно в самом документе, указанной суммы денег обозначенному лицу, или его приказу, или предъявителю.

Налоговая декларация – это документ, в котором импортером приводятся данные, которые необходимо получить определенному компетентному органу с целью взимания налога на добавленную стоимость.

В страховых документах отражаются взаимоотношения между страхователем и страховщиком. Страховщик обязуется возместить возможные убытки, которые может понести страхователь вследствие несчастного случая, за что страхователь уплачивает страховщику страховую премию.

Страховой полис – это документ, который страховщик выдает страхователю, и в котором подтверждается договор страхования и содержатся условия заключенного договора, а страховщик обязуется за указанную сумму компенсировать страхователю возможные убытки, связанные с рисками и несчастными случаями, которые отдельно оговорены в договоре.

Страховые полисы могут иметь различные виды и наименования, которые зависят от порядка оформления страхования и характера риска:

• генеральный полис является договором длительного характера в отношениях между страхователем и страховщиком;

• рейсовый страховой полис используется для страхования объекта на определенный период;

• смешанный полис – документ, который дает возможность страховать объект как на определенный рейс, так и на определенный срок.

Все вышеперечисленные документы должны быть оформлены надлежащим образом на специальных бланках страхового общества.

Страховой сертификат представляет собой документ, который страховое общество выдает страхователю, и который подтверждает факт страховой услуги и факт выдачи полиса. Страхователь имеет право потребовать обменять страховой сертификат на страховой полис. Это связано с тем, что во многих странах законодательством признается в качестве страхового документа только страховой полис. И хотя страховой полис не обладает правовыми качествами и потому считается менее значимым, чем страховой полис, тем не менее, он дает подтверждение получения страховой защиты.

Страховое объявление (бордеро) – это документ, используемый в тех случаях, когда страхователь предоставляется своему страховщику подробную и детальную информацию об отдельных отправках, которые попадают под действие договора страхования, который был заключен между сторонами.

Ковернот представляется собой документ, который выдает страховщик с целью извещения о выполнении инструкций по страхованию. Ковернот не является страховым полисом, на основе ковернота страховщик впоследствии обязан представить корректно оформленный генеральный или специальный полис на условиях ковернота. Как правило, в условиях ковернота указывают максимальный предел ответственности страховщика за судно и приводится оговорка о местонахождении груза.

Счет страховщика – это документ, выдаваемый страховщиком, в котором указывается сумма произведенного страхование и приводится требование оплаты данной суммы.

Иной частью взаимоотношений, которые оформляются определенными документами, являются взаимоотношения отправителя, грузоперевозчика и грузополучателя. Документы, задействованные в данной сфере взаимоотношений, можно отнести к группе товаросопроводительной документации¹².

При грузоперевозках с использованием железнодорожного транспорта роль подобного рода документа выполняет железнодорожная накладная, в авиаперевозках – авианакладная, в автодорожных перевозках – автодорожная накладная.

Документами, которые обеспечивают морскую грузоперевозку, являются:

• расписка в получении груза;

• гарантийное письмо;

• экспедиторское свидетельство о транспортировке;

• подтверждение о фрахтовании тоннажа; заявление-требование об отправке;

• фрахтовый счет;

• извещение о прибытии груза;

• извещение о возникновении препятствий к поставке груза;

• извещение о поставке;

• грузовой манифест;

• фрахтовый манифест;

• контейнерный манифест.

Из вышеперечисленных документов можно выделить коносамент. Коносамент – это документ, который судовладелец выдает грузоотправителю, и который используется для удостоверения принятия груза к морской перевозке.

Можно выделить три функции, выполняемые коносаментом:

1. Подтверждает принятие судовладельцем груза к морской перевозке. Составлен в форме расписки судовладельца либо его уполномоченного. Она подтверждает факт погрузки определенного товара в указанном количестве и состоянии для последующей перевозки к обозначенному пункту назначения, а также удостоверяет, что судовладелец принял товары под охрану для перевозки.

2. Выполняет функцию товаросопроводительного документа. Позволяет лицу, владеющему оригиналом, распоряжаться грузом по своему усмотрению. Из этого следует, что лицо, указанное в коносаменте или имеющее в наличии коносамент на предъявителя, имеет право запрашивать у судовладельца товар, который обозначен в документе, и имеет право распоряжаться данным товаром по своему усмотрению. С целью продажи товара, находящегося в пути и представленного коносаментом, товарораспорядитель должен лишь продать или переуступить свои права по коносаменту.

3. Подтверждает факт заключения договора на грузоперевозку морским путем. В соответствии с данным договором перевозчик принимает на себя обязанности по доставке груза против предоставления документов, то есть коносамент является единственным доказательством того факта, что договор на перевозку между грузоотправителем и грузоперевозчиком был подписан.

Коносаменты можно разделить на именные, ордерные и на предъявителя.

Прямой (сквозной) коносамент является особой разновидностью коносамента. Он является подтверждением наличия договора перевозки из одного места в другое в несколько этапов. Причем как минимум один из этих этапов должен представлять из себя морской транзит, в связи с чем грузоперевозчик, который выдает документ, берет на себя ответственность за перевозку, которая оговаривается в сквозном коносаменте.

Транспортно-экспедиторские документы используются для оформления выполнения отправителем различных операций, связанных с экспедированием, обработкой, складированием грузов, организацией перевозок, проверкой состояния упаковки и маркировки, оформлением необходимых документов и т.д.

В процессе оформления поручения экспедитору для выполнения различных операций используют документ, который называют отгрузочным поручением, либо транспортным поручением, либо транспортной инструкцией.

Отгрузочным поручением является документ, подписываемый исходя из условий поставки либо грузоотправителем, либо грузополучателем, как правило на специальном бланке транспортно-экспедиторской фирмы и содержащий перечень операций, которые поручаются экспедитору, вместе с детальными инструкциями по их выполнению. Также к отгрузочному поручению могут быть приложены копии товарных счетов, импортной лицензии или валютного разрешения.

Извещение об отправке перевозчик, оператор смешанных перевозок, власти терминала или иное лицо получают от грузоотправителя или его агента. В данном извещении содержатся данные об экспортных грузах, которые представлены к отправке, также туда включены необходимые расписки и заявления об ответственности.

Складская экспедиторская расписка выписывается экспедитором, который выступает в роли управляющего складом, где происходит подтверждение получения складируемого товара, а также приводится указание условий хранения товара на складе и его выдачи.

Товароскладочная квитанция – это документ, который владелец склада передает грузовладельцу для удостоверения того факта, что он принял груз на хранение. Товароскладочная квитанция отличается от складской расписки следующими двумя частями: складским свидетельством и складским варрантом. Складской варрант выдают лицу, которое осуществило помещение товаров на склад, и он может быть использован как залоговое свидетельство.

Ордер на выдач товара – должен быть выдан стороной, которая имеет право распоряжаться выдачей обозначенных там товаров указанному грузополучателю, и передан хранителю товара.

Для документального оформления перехода товара через таможенную границу необходимо использование таможенных документов. К данной группе документации можно отнести таможенную декларацию, экспортные, импортные, валютные лицензии, свидетельство о происхождении товара, консульскую фактуру, транзитные документы, различные свидетельства и т.д.

Таможенная декларация представляет собой заявление грузораспорядителя, которое он обязан представить в таможенный орган при перемещении груза через таможенную границу.

Таможенная декларация выполняет сразу несколько функций:

• декларирование сведений о товаре и внешнеторговой операции;

• заявление участниками сделки ее законности;

• подтверждение законности сделки органами таможенного контроля.

Таможенная декларация должна быть представлена таможенным органам в течение срока, установленного законодательством.

Экспортные и импортные лицензии – это документы, которые могут быть выданы специальными компетентными государственными органами при условии наличия в данном государстве контроля над ввозом или вывозом определенных товаров. Они выдаются после представления заявления экспортером или импортером специальному органу, в компетенцию которого входит выдача лицензий в конкретной стране. Экспортные и импортные лицензии дают возможность произвести ввоз или вывоз обозначенных товаров в течение конкретного срока и на условиях, которые оговорены в документах.

Сертификат (или свидетельство) о происхождении товара является особым документом, который выдается специальным органом страны экспортера, позволяющий определить товары, и в котором органы власти подтверждают факт того, что товары, в отношении которых выписан данный сертификат происходят из определенной страны..

В отношении сырьевых и сельскохозяйственных товаров в подобном сертификате будет указана страна добычи, а в отношении готовой продукции – страна производства товара. Подобный документ требуется при импорте в тех случаях, когда страна происхождения декларируемого товара подразумевает использование привилегированного режима, например, льготного тарифа, скидки с общего тарифа, беспошлинного ввоза¹³.

Сертификат ЮНКТАД – это специальный сертификат о происхождении товара, охватывающий товары, которые попадают под действие режима преференций в рамках Всеобщей системы преференций.

Консульская фактура – это документ, который экспортер подготавливает в стране отправления и представляет его в дипломатическое представительство страны импорта с целью его утверждения против уплаты консульского сбора и после этого представляемый импортером в связи с ввозом товара, который указан в счете.

Консульская фактура (консульский инвойс) – это документ, содержащий подпись и печать консула страны импорта, удостоверяющий стоимость товара и всей партии товара. В тех странах, где товары при ввозе облагают адвалорными пошлинами, представление консульской фактуры является обязательным условием.

Ветеринарные, санитарные, фитосанитарные и карантинные свидетельства выдают компетентные органы в стране экспорта как удостоверение того факта, что поставляемый на экспорт товар пребывает в здоровом состоянии¹⁴.