3.3. Организация работы клуба

Для обеспечения реализации многообразия проектов, их оптимального сочетания, планирования и организации, в клубе могут создаваться:

1. комитеты;

2. проектные группы;

3. приниматься смешанные формы работы (наряду с проектной организацией назначаться ответственные за работу клуба по направлениям).

Выбор формы организации работы зависит от количества членов клуба и общего количества проектов. Для небольших Ротаракт клубов с численностью 10-15 человек, хороша смешанная структура, когда используется принцип выбора ответственных за текущие проекты клуба, и постоянно действуют финансовый и внутриклубный комитеты (или назначаются ответственные за работу клуба по направлениям).

Основным принципом построения проектной структуры в Ротаракт клубе является концепция проекта. Виды проектов, которые может реализовывать Ротаракт клуб, мы разобрали в разделе 3.2. При проектном подходе к организации работы деятельность клуба рассматривается как совокупность выполняемых проектов, каждый из которых имеет фиксированное начало и окончание. Под каждый проект выделяются человеческие, организационные, финансовые и т. д. ресурсы, эффективное распределение которых находится в сфере ответственности руководителя проекта. Каждый проект имеет свои особенности. Управление проектом включает определение его целей, формирование структуры, планирование и организацию работ, координацию действий исполнителей.

После выполнения проекта структура проекта завершает свое существование; ее компоненты, включая членов клуба, задействованных в реализации проекта, переходят в новый проект.

Преимущества проектной структуры в Ротаракт клубе:

• высокая гибкость;

• сокращение численности управленческого персонала по сравнению с комитетовской структурой.

Недостатки проектной структуры:

• высокие требования к квалификации, личным и деловым качествам руководителя проекта;

• сложность взаимодействия большого числа проектов в клубе

Преимущества перевешивают недостатки в клубах с небольшим числом одновременно выполняемых проектов.

Президент клуба может утверждать согласно решению Правления пять постоянных комитетов:

1. комитет профессионального развития;

2. социальный комитет;

3. комитет по внутриклубной работе;

4. международный комитет;

5. финансовый комитет.

При необходимости могут быть созданы дополнительные комитеты. Как видим, такая структура работы Ротаракт клуба не меняет сущности самого функционирования клуба (реализуются те же цели и задачи).

Комитеты проводят собрания не реже одного раза в месяц для обсуждения планов и мероприятий и сообщают о своих предложениях президенту клуба. Деятельность каждого комитета и их расходы должны утверждаться Правлением клуба. Ниже рассмотрим функции, которые выполняет каждый из вышеназванных комитетов.

Комитет профессионального развития

• Производит отбор предложений и идей и разрабатывает мероприятия по профессиональному развитию членов клуба в соответствии с видением каждого члена клуба;

• Несет ответственность по организации и реализации данных проектов.

Важно, чтобы в состав комитета входили опытные ротарактовцы, прошедшие обучение на окружном уровне, и те, кто интересуется тренинговой деятельностью.

Социальный комитет

• Производит отбор предложений и идей и разрабатывает планы ежегодных социальных проектов клуба;

• Несет ответственность по организации и реализации данных проектов.

В работе социального комитета важно опираться на практику других Ротаракт клубов, опыт реализации готовых завершенных проектов, а также проблематику города, в котором функционирует ваш клуб.

Международный комитет

• Производит отбор предложений и идей и разрабатывает планы ежегодных международных проектов клуба;

• Несет ответственность по организации и реализации данных проектов;

• Разрабатывает прочие мероприятия, которые способствуют взаимопониманию в международном масштабе;

• Обеспечивает международное взаимодействие Ротаракт клуба с другими клубами, с Ротари Интернэшнл.

Не забывайте о том, что в состав международного комитета целесообразно призывать членов клуба, владеющих иностранными языками, и желающих поддерживать регулярную переписку с клубами-партнерами по международным проектам.

Заострим внимание на поиске партнеров для реализации проекта, а также особенностях взаимодействия клуба с ротарактовцами и клубами из других стран. Для этого разработан механизм, получивший название twin clubs, или клубы-побратимы. Всячески приветствуется, чтобы у каждого Ротаракт клуба был свой клуб-побратим в другой стране.

Клубы-побратимы (twin clubs) – два Ротаракт клуба из разных стран, которые согласились иметь партнерские взаимоотношения, а также реализовать совместную специально разработанную программу (проект). Это подразумевает личное взаимодействие между ротарактовцами по реализации социального проекта или дружественному обмену (поездке).

Цели партнерства:

• Акцентировать внимание на международном характере движения Ротаракт;

• Установить долгосрочные отношения с другим клубом, что приведет к постоянной реализации совместных проектов;

• Способствовать международному взаимопониманию, культурному обмену, а также доброй воле.

Каким должен быть клуб-побратим?

• Перспективным, развивающимся;

• Со схожими интересами;

• Опытным в реализации проектов и программ, которые ваш клуб хочет попробовать осуществить;

• Находиться в регионе / стране, которая интересна членам вашего клуба;

• Знать язык, на котором может происходить общение между клубами.

Как найти клуб-побратим?

• Используйте Всемирный справочник Ротаракта (World Rotaract Directory);

• Обратитесь к вашему Ротари клубу-учредителю. Возможно, у него уже есть клуб-побратим в среде Ротари, и ротарианцы помогут вам установить связи с ротарактовцами в другой стране;

• Обратитесь к окружному представителю Ротаракта;

• Воспользуйтесь международной рассылкой RotaractNET;

• Общайтесь с ротарактовцами во время международных и окружных конференций, поездок и визитов.

Помните, что установление побратимских связей требует усилий и внимания. Ниже представим несколько советов по укреплению дружеских связей с вашим клубом-побратимом:

1. организуйте переписку с клубом-побратимом;

2. реализуйте небольшой совместный проект;

3. посетите друг друга;

4. организуйте совместное празднование или уик-энд в честь подписания соглашения клубов-побратимов;

5. делитесь друг с другом новостями клубной жизни и идеями проектов и программ;

6. отправьте друг другу посылки с местными сувенирами, флагами и пр.;

7. организуйте видео-конференцию с клубом-побратимом.

Как зарегистрировать официально побратимские отношения:

1. Заручитесь дружескими отношениями с клубом-побратимом (ведите переписку, расскажите друг другу о вашей деятельности, лучше всего посетите друг друга);

2. Реализуйте совместный проект;

3. Подпишите Соглашение клубов-побратимов (Twin Club Agreement) – с вашей стороны его должен подписать действующий президент клуба, а также окружной представитель Ротаракта в 2 экземплярах, после чего второй экземпляр, подписанный со стороны клуба-побратима и его окружного представителя Ротаракта, возвращается вам. Соглашение составляется в свободной форме, особых требований к его оформлению нет. Образец соглашения представлен на рисунке: под текстом «Данный документ свидетельствует о том, что нижеподписавшиеся клубы установили дружеские взаимоотношения» указываются названия клубов-побратимов, наименования стран и округов, к которым принадлежат клубы, имена и фамилии действующих окружных представителей Ротаракта и президентов, подписывающих сертификат.

4. Обязательно укрепляйте дружеские связи и поддерживайте постоянный контакт друг с другом.

Международный комитет также должен обеспечивать связи и PR клуба в мире Ротаракта и Ротари. Есть масса возможностей получить признание клуба за реализованные им проекты:

1) Rotary International Recognition of Rotaract Outstanding Projects – конкурс выдающихся проектов Ротаракт клубов;

2) Rotaract Presidential Citation Certification - благодарность Президента Ротари Интернэшнл Ротаракт клубу;

3) World Rotaract Week Celebration Recognition - награждение Ротаракт клуба по случаю Международной недели Ротаракта.

Указанные формы можно найти на сайте www.rotary.org в разделе «Молодежные программы: Ротаракт».

Существуют также другие конкурсы на уровне округа, межокружных организациях в которых может принимать участие ваш Ротаракт клуб. Международный комитет (совместно с комитетом по внутриклубной работе) призван обеспечивать такое участие.

Комитет по внутриклубной работе

Работа внутриклубного комитета целиком определяет атмосферу в Ротаракт клубе и является своеобразным «двигателем» клубной жизни. Общение внутри клуба является очень важной составляющей успешного взаимодействия и командной работы. Внутриклубный комитет призван развивать это взаимодействие и укреплять командный дух посредством реализации своих проектов.

Итак, более подробно остановимся на основных функциональных задачах комитета по внутриклубной работе:

• Комитет разрабатывает стратегии роста и сохранения членского состава клуба.

Привлечение новых членов - задача постоянная. Клуб не может развиваться полноценно без новых людей, новых идей. Рекомендуется назначить ответственного за привлечение новых членов в клуб, а также за их последующую адаптацию. Для «новичков» нужно назначать «кураторов» или «наставников», проводить для них отдельные тренинги, вовлекать их в проекты клуба, давать реализовывать свои идеи, и активно способствовать их поездкам на окружные и межокружные международные мероприятия, конференции и тренинги. Ведь ощутить настоящий дух Ротаракта можно лишь, осознав себя частью чего-то большего, чем ваш клуб в вашем городе.

Вот лишь несколько идей по привлечению новых членов клуба.

Ротари клуб «Москва-Восток» предлагает проводить из 4-х заседаний в месяц одно (последнее), посвященное встрече гостей и потенциальных членов. Заседание тщательно готовится, на нем не обсуждаются многие рабочие вопросы, основной упор делается на общение с гостями. Работа по привлечению проходит регулярно.

Ротаракт клуб «Красноярск»: «Назначили дату, время, место, дали установку: "Каждый ротарактовец приводит с собой как минимум одного человечка". И началось... презентация в фотках, поделили между собой историю клуба на четыре блока и назначили ответственных, кто освещает каждый из блоков, пригласили ротарианцев (они дали пару напутственных советов и пожеланий), накрыли стол, играли в игры, шутили, общались. Вся официальная часть заняла 2 часа, ну и конечно обязательно неофициальная часть.»

Ротаракт клуб «Байкал-Эко»: «Организовали неформальное собрание с презентацией, куда пригласили всех своих друзей и знакомых. Приходилось включать весь свой талант убеждения. Рассказывали весело, показывали фотки.»

Ротаракт клуб «Кемерово»: «Презентация клуба в КГУ, выездной семинар-тренинг для тех, кто заинтересовался идеями Ротари. В течение двух дней обучали новых членов клуба основам управления проектами, фандрайзингу. Ребята самостоятельно разработали несколько проектов, которые сейчас воплощают в жизнь.»

Ротаракт клуб «Южно-Сахалинск»: Каждому члену было дано задание привести своего друга, знакомого, коллегу по работе, которые были заинтересованы в Ротаракте, чувствовали в себе силы служить обществу. Подготовили и раздали официальные именные приглашения. Бюджет составил 5400 руб. Всем участникам заседания приготовили бейджи. Заседание начали со знакомства и рассказа каждого члена о себе. Мы начали с рассказа о Ротари и Ротаракте в целом. Затем - историю нашего клуба и осуществленные проекты. После этого опытом поделились те члены, которых мы набрали год назад. И в конце рассказали о проектах запланированных. Также потенциальные члены задали интересующие их вопросы и заполнили анкеты на членство.»

Ротаракт клуб «Краснодар»: «Мы решили организовать мероприятие под кодовым названием «!Операция Открытые Двери!», для чего мы: подготовили интересную программу; накрыли чудесный сладкий стол; пригласили много гостей (нашего младшего брата Интеракт, наших родителей Ротари, а также тех, для кого мы и старались – просто молодых людей, хороших и разных); рассказали о деятельности клуба, о его целях и задачах, о смысле 4-way Test и девиза Ротари “Service Above Self” и Ротаракта “Fellowship through Service”; рассказали и о международной деятельности клуба, о лагерях и конференциях, дали слово гостье, которая сама была участником одного из международных событий Ротаракта в Египте; сопроводили наши рассказы интересными и веселыми слайдами с фотографиями из истории клуба; устроили игры на знакомство и розыгрыши; раздали всем гостям листовки с краткой информацией и контактами, диски с презентациями; пригласили всех на наши заседания; оставили плохое настроение за порогом, поделились улыбками, энергией и просто замечательным настроением.»

• Комитет следит за соблюдением графика заседаний клуба и составляет протоколы заседаний.

Это, главным образом, обязанность секретаря клуба. Поэтому, так или иначе, секретарь является обязательным членом комитета по внутриклубной работе.

В некоторых Ротаракт клубах по аналогии с Ротари клубами учреждается должность пристава. Пристав - это человек, который создает настроение до заседания и во время самой встречи клуба. Он следит за тем, чтобы вся атрибутика была на месте, микрофоны и прочая техника работала. Пристав следит за соблюдением протокола заседаний клуба и Правления, а также выполняет поручения президента по совершенствованию клубных заседаний. Кроме того, он занимается сбором «штрафов» за всякие «провинности»: опоздания, отсутствие значка, публикация в газете, премия, награждения, успешное окончание вуза, продвижение по работе, годовщина или юбилей, новая машина, успешная деловая поездка и т.п. (если таковые «шутливые штрафы» имеют место в вашем клубе).

Отдельно затронем основные рекомендации по организации эффективных заседаний в клубе.

Во-первых, заседание не стоит растягивать во времени. Как правило, оптимальное время для обсуждения рабочих вопросов – 1 час. Все мы учимся, работаем, имеем семьи, поэтому слишком «затянутое» заседание может повлечь отток членов из клуба.

Во-вторых, программу нельзя искусственно сокращать, и обязательно должно быть достаточно времени на свободное общение.

В-третьих, все деловые вопросы должны обсуждаться и согласовываться на заседаниях правления и в комитетах по работе над тем или иным проектом. На заседаниях не стоит детально разбирать проекты. Для этого создается рабочая группа по проекту, которая проводит свои встречи отдельно в удобное для членов группы время, на этих встречах осуществляется детальная разработка и обсуждение проекта. На заседании клуба руководитель проектной группы или глава комитета (в зависимости от существующей структуры организации работы в вашем клубе), лишь кратко рассказывает о ходе подготовки проекта, сообщает о проблемах, в решении которых, возможно, могут помочь члены клуба. Таким образом, вы обеспечите возможность обсудить все текущие проекты клуба, и обеспечите высокий интерес к жизни клуба со стороны всех его членов, сделаете заседание интересным.

Заседания могут проходить в различной форме:

1. в качестве выступающих по различной проблематике можно пригласить специалистов из различных сфер жизни общества, бизнесменов, иностранных гостей;

2. возможно проведение выездных заседаний во время совместной экскурсии или поездки, посещения предприятий или заводов;

3. некоторые заседания могут быть посвящены обучению основам Ротари, а также обсуждению проектов клуба или новостей.

Чтобы заседания клуба были живыми и интересными, используйте различные формы их проведения (например, с приглашением выступающих, дискуссии, дебаты, демонстрация видео, слайд-шоу, вечеринки, поездки и т.д.).

Несмотря на то, что президент клуба должен просматривать и утверждать все повестки заседаний, он может назначить ответственного за проведение заседаний, чтобы тот составлял план заседаний на год, или же, может быть, попросить каждого члена клуба раз в году организовать и провести заседание любого формата. Вовлекая в разработку программы заседаний всех ротарактовцев по очереди в течение года, президент обеспечит проведение живых и оригинальных заседаний. Не забывайте, что курирующий ваш Ротаракт Ротари клуб может стать прекрасным источником новых идей.

• Комитет издает и распространяет клубный бюллетень (газету).

Основной задачей бюллетеня клуба является публикация программ еженедельных заседаний, а также информации о клубе, его деятельности (проектах) и членах. Помимо этого в бюллетене могут публиковаться новости других клубов как окружного, так и международного уровня. Также можно включать шутки, анкедоты, смешные рассказы, которые сделают ваш бюллетень более интересным и веселым для прочтения не только для членов вашего клуба, а также курирующего Ротари клуба, но и для других ваших друзей в мире Ротари и Ротаракта.

Роль бюллетеня может выполнять веб-страница клуба при условии ее своевременного обновления.

• Комитет является хранителем архива клуба.

Архив клуба представляет собой совокупность всех дел и документов клуба. Полный свод документов клуба включает в себя:

- хартию клуба, его устав и регламент в соответствии с типовыми документами РИ;

- документы о юридической регистрации клуба (если таковая имеется);

- историю клуба (или летопись) с фотоархивом;

- папки с протоколами каждого заседания клуба и правления, годовые отчеты правления клуба и всех комитетов;

- (на усмотрение членов клуба) список членов клуба и фотографии каждого члена правления клуба с надписью на обороте, указывающей занимаемый им пост и срок полномочий.

Если этот свод документов не полон, следует попытаться найти как можно больше недостающего материала, поскольку для клуба эта информация представляет собой большую историческую ценность.

Обычно секретарь (как член комитета) является хранителем архивов клуба и его библиотеки (если таковая имеется), которая содержит информацию по истории клуба. Эти материалы могут оказать неоценимую помощь комитетам клуба и являются справочным пособием для членов клуба. Материалы, которые (с момента основания клуба) хранятся в архиве, представляют собой постоянно обновляемые и дополняемые сборники записей о заседаниях и бюллетеней клуба, вырезок из периодической печати, фотографий, дисков, информация на которых имеет отношение к работе клуба.

• Комитет поддерживает сайт клуба, электронную рассылку.

Наличие веб-представительства клуба (сайта) обеспечивает доступ к информации о клубе большого количества пользователей, позволяет своевременно сообщать о новостях в жизни клуба, освещать его деятельность и результаты проектов, а также способствует при проведении PR-кампаний клуба и укреплению его имиджа.

Как правило, сайт создается силами членов клуба и для минимизации затрат может размещаться на бесплатном хостинге. Клуб сам решает, на каком этапе, в какой форме и для каких целей становится необходимым наличие сайта.

Рассылка клуба может создаваться на специальных сервисах Googlegroups, Yahoogroups или осуществляться секретарем посредством прямой отправки писем на адреса электронной почты членов клуба. Рассылка используется для оповещения о заседаниях клуба, отправки членам клуба протоколов, обмена информацией о планах проектов, сообщения новостей. Целесообразность наличия рассылки в клубе также определяется самим клубом или его секретарем. Иногда достаточно SMS-оповещений или телефонного звонка для сообщения информации о времени, месте и дате проведения очередного заседания клуба.

Существуют также окружные и международные рассылки для общения между ротарактовцами. Например, RotaractNET - одна из самых популярных рассылок на Yahoogroups.

• Комитет планирует внутренние мероприятия клуба.

Внутренние мероприятия клуба могут быть самыми разнообразными:

1. вечеринки – посвящаются дням рождения членов клуба, самого клуба, Ротари Интернэшнл (23 февраля), Ротаракта (13 марта), «Смене колес» (1 июля) и прочим праздникам;

2. развлекательно-оздоровительные мероприятия - поездки в баню, на каток, на пикник, турбазу, прыжки с парашютом, походы в горы, бильярд, бассейн и пр.;

3. встречи гостей – визиты ротарактовцев и ротарианцев из других клубов, обменных студентов и пр.

Не забывайте, что приветствуется размещение гостей в семьях членов клуба, а также организация их культурного досуга. Вы также можете пригласить их посетить заседание вашего клуба или принять участие в вашем текущем проекте.

Финансовый комитет

Финансовый комитет возглавляется казначеем клуба. Функции комитета:

• Взимает все членские взносы и взносы, предусмотренные округом (при наличии таковых);

• Планирует финансирование административных расходов клуба и расходов на реализацию проектов и проведение мероприятий;

• Осуществляет руководство фандрайзингом в клубе;

• Ведет финансовый учет и отчетность клуба, а также предоставляет отчеты в налоговую инспекцию и другие органы в случае юридической регистрации клуба.

Достижение финансовой стабильности, или устойчивости, - «голубая мечта» каждого Ротаракт клуба как общественной организации. Независимо от того, чем мы занимаемся, нам хочется быть уверенными в том, что завтра, как и сегодня, клуб будет продолжать существовать и реализовывать свои инициативы. Чтобы эта мечта стала реальностью, клубу необходимы ресурсы. Заблуждением большинства Ротаракт клубов является восприятие Ротари клуба-учредителя как единственно возможного источника финансирования проектов и инициатив клуба. Бесспорно, Ротари клуб может являться источником финансирования отдельных проектов клуба (особенно совместных), а также ОБЯЗАН финансировать обучение минимум 2 членов Ротаракт клуба ежегодно (оплата организационного взноса для участия в обучающем мероприятии, организуемого округом, - это, как правило, обучение секретаря и президента клуба на специальном семинаре). Однако не следует постоянно обращаться только к ротарианцам за финансовой поддержкой. Существует еще множество различных источников привлечения средств, о которых вы можете прочитать в главе 9 «Финансовая деятельность клуба».

И последнее, что хочется отметить среди задач финансового комитета, – ответственность за сохранность имущества клуба. К имуществу клуба относятся все оборудование и материалы, имеющиеся у клуба, а также подарки, архив документов.