12.10. Контрольные сроки и важные даты для ротаракт клуба

Дата подписания хартии

Дата церемонии вручения хартии

1 февраля – дата отправки заявки на Конкурс выдающихся проектов Ротаракт клубов

23 февраля – День рождения Ротари

1 марта – конечный срок выборов правления клуба на предстоящий ротарианский год

13 марта – День рождения Ротаракта

15 апреля – дата отправки заявки на награждение Ротаракт клуба по случаю Международной недели Ротаракта; заявки на получение благодарности Президента Ротари Интернэшнл Ротаракт клубу

30 мая – дата отправки обновленной информации о клубе в Ротари Интернэшнл

1 июля – начало нового ротарианского года

Июль	Месяц грамотности
Август	Месяц роста членства
Сентябрь	Месяц «нового поколения»
Октябрь	Месяц профессионального развития
Ноябрь	Месяц Фонда Ротари
Декабрь	Месяц семьи
Январь	Месяц пропаганды Ротари
Февраль	День международного взаимопонимания
Март	Месяц Ротаракта
Апрель	Месяц ротарианской периодики
Май
Июнь	Месяц объединений по интересам

12.11. Формы документов для секретаря и других должностных лиц клуба и правила их заполнения

Протокол очередного заседания клуба

Составляется секретарем клуба на каждом очередном заседании. В протоколе обязательно указываются:

- дата проведения заседания;

- место проведения заседания (город);

- номер протокола.

Также заполняются графы «Присутствовали» (с указанием всех присутствовавших), «Слушали» (с описанием выступлений), «Решили» (четко фиксируются все принятые решения).

Протокол подписывается секретарем и может визироваться дополнительно президентом клуба.

К протоколу могут прилагаться вспомогательные документы, обсуждаемые на заседании, – письма, предложения о реализации совместных проектов от других клубов, объявления и пр.

Ниже приводим образец формы протокола очередного заседания клуба, а также бланк пристава.

Табель учета посещаемости очередных заседаний клуба

Табель учета посещаемости ведется секретарем или лицом, его замещающим, на каждом заседании клуба. Табель позволяет контролировать требование по посещаемости не менее 50 % заседаний, предъявляемое к каждому члену клуба.

Табель фиксирует количество присутствовавших и гостей на каждом заседании и подписывается секретарем клуба.

Табель учета членов клуба

Табель учета членов клуба ведется секретарем клуба. В нем отражается общее количество членов клуба с контактной информацией по каждому из них. Табель постоянно дополняется с учетом изменения членского состава клуба и корректируется по мере необходимости. В табеле могут фиксироваться следующие сведения о каждом члене клуба:

- ФИО;

- должность, занимаемая в клубе;

- контактный телефон, почтовый адрес, адрес электронной почты, номер ICQ;

- специальность;

- знание иностранных языков;

- дополнительная информация по необходимости (хобби, интересы).

Анкета потенциального члена Ротаракт клуба

Документ произвольный, используется для фиксации контактной и другой полезной информации о потенциальных членах клуба. Вы можете составить ее самостоятельно, воспользовавшись образцом, представленным ниже. Анализ данной анкеты позволит вам наилучшим образом определить место потенциального новичка в общей структуре клуба, а также поддерживать с ним оперативную связь, приглашая к участию в заседаниях и проектах вашего клуба.