9.2.2. История одного фандрайзинга (реальный пример из жизни реального Ротаракт клуба)

Несколько лет назад Ротаракт клуб «ВладЭко» организовал и провел один из значимых фандрайзинг-проектов в истории ротарактовского движения в России, который показал, что фандрайзинг возможен в российских условиях и что им непременно нужно пользоваться как инструментом привлечения средств для финансирования деятельности клуба…

Ниже мы раскроем технологию использования одного из инструментов фандрайзинга – его проведение в ночных клубах с аудиторией не менее 500 человек. Почему там? Да потому что Ротаракт – это молодежное движение, а молодежь очень сильно хочет драйва… О фандрайзинг-драйве здесь и пойдет речь…

Праздники нужны не для того, чтобы их праздновать, а для того, чтобы зарабатывать на них деньги! И действительно, исходя из такого определения праздника, мы можем прийти к выводу о том, что успешный фандрайзинг имеет смысл организовывать в праздничное время или во время проведения любого другого важного события, привлекающего внимание обществености. При том праздник должен быть подобран соответствующий. Не имеет смысла проводить пышный и яркий фандрайзинг, рассчитанный на широкую публику, например, в День работников лесообрабатывающей промышленности (хотя исключение, конечно, и могут составить населенные пункты экономическая деятельность которых полностью ориентирована на деревообработку.

Фандрайзинг сам по себе уже является отдельным проектом. И для его реализации требуется команда и продуманная стратегия осуществления. Проведение фандрейзинга в ночном клубе с аудиторией в 500 человек имеет смысл определить следующую командную структуру:

Работа с финансовыми спонсорами – 5 - 6 человек.

Работа с информационными спонсорами – 1 - 2 человека.

Работа по распространению билетов и афиш – 1 человек (координатор распространения билетов и сбора за них средств, распространитель афиш, работающий как с членами клуба, так и с соорганизаторами).

Работа с финансами – 1 человек.

Дизайн рекламной продукции - 1 человек.

Общепроектное руководство – 1 человек.

Режиссер шоу – 1 человек.

Ведущие – 2 человека.

Финансовые и информационные спонсоры – на это направление работы должны быть брошены самые агрессивные, коммуникабельные, способные убеждать силы клуба. Задачей этих людей является убедить спонсоров в том, что им просто жизненно необходимо профинансировать вечеринку. Фандрайзинг - это не столько “зарабатывание” денег, сколько их “поднятие” (raise – англ. поднимать). Как показал опыт, работа с финансовыми и информационными спонсорами должна быть обязательно разделена, этим должны заниматься различные люди.

На фронт распространения билетов, афиш и финансов должны быть определены въедчивые и способные найти песо на дне затонувшего галиона люди. Распространением билетов и афиш должен заниматься коммуникатор, ибо от ее/его способности наладить контакт с другими организациями зависит успех распространения билетов, афиш, а, следовательно, и выручки предприятия. Но не нужно думать, что это – человек, который самостоятельно распространяет все билеты и расклеивает все афиши. Нет, это именно координатор. Распространением афиш и билетов занимаются члены вашего клуба и члены организаций соорганизаторов.

Зачем нужен человек, ответственный за дизайн рекламной продукции? Как правило, если информационные спонсоры и соглашаются размещать у себя вашу рекламу, это не означает, что они будут заниматься ее изготовлением. Изготовление рекламы стоит денег, поэтому имеет смысл найти (в клубе или вне его) талантливого креативного человека, который сможет взять на себя создание рекламного продукта. Можно попробовать вариант оплаты труда людей, занимающихся этим в средствах массовой информации, но, как уже указано выше, это требует денег, а, следовательно, дополнительной концентрации усилий команды, занимающейся работой с финансовыми спонсорами.

Спонсоры и работа с ними

являются одним из самых важных направлений деятельности вашей команды. Именно здесь концентрируются наибольшие людские ресурсы.

Нет идеальных вариантов того, как научить людей «разворачивать» спонсоров на поддержку. Это искусство. Или врожденная способность. Следует знать, что фандрайзинг – он только для вас фандрайзинг, для мира бизнеса, он является коммерческим проектом, который не ставит перед собой целей благотворительности, а лишь является средством извлечения прибыли. Лишь то, что в письме-предложении к спонсорству будет написано – «благотворительный проект» еще не делает проект коммерчески привлекательным для спонсора. Проект должен быть именно привлекательным. Поиск спонсоров сродни работе свахи, которая тем больше имеет шанс «сбыть» очередную невесту, чем та будет лучше выглядеть. И неважно, что под личиной невесты скрывается Баба Яга, которой просто сделали очень хороший макияж.

Что вы можете предложить спонсору в этом случае?

Опыт показал, что привлечь 15 спонсоров можно только рекламой:

• на афишах, расклеенных по всему городу с обозначения логотипа и названия компании в качестве спонсора.

• в средствах массовой информации, рекламирующих саму акцию с обозначением компании в качестве спонсора.

• непосредственно в ночном клубе в ночь проведения проекта информация о компании из уст ведущих должна распространяться с частотой, зависимой от формы спонсорства, которую компания пожелает избрать (также свою рекламную продукцию, как-то баннеры, плакаты, растяжки и т.д. (зависит от того, что предложит спонсор) он может разместить непосредственно в самом клубе в ночь проведения вечеринки).

Как заставить спонсора дать вам больше денег? Ключ - в человеческой психологии. Все хотят быть лучше, красивее, богаче и т.д. Не у всех это получается, но многие хотят, по крайней мере, выглядеть таковыми…

Вы никогда не задумывались о том, что часто упоминается на радио и телевидении под «генеральным», «официальным» и «просто» спонсором?

В этом, на самом деле есть разница, и большая. Она в том, кто сколько платит. Можно избрать следующую модель (не обязательно привязывать к реальным размерам финансовых средств, несмотря на то, что ниже они указаны):

• Генеральный спонсор (спонсорский взнос равняется 300 долл. США),

• Официальный спонсор (спонсорский взнос равняется 100 долл. США),

• и «просто» спонсор (спонсорский взнос равняется сумме, меньшей 100 долл. США).

Все хотят быть богатыми, у многих получается выглядеть таковыми. Вам же нужно сыграть на этих внутренних чувствах, чтобы «развернуть» на спонсорство тех, кто хочет быть и выглядеть таковым. Это искусство рекламы!!!

Для работы со спонсорами вам может понадобиться два документа:

1. Предложение, в котором вы излагаете суть проекта

2. Договор об оказании спонсорских услуг, который закрепляет достигаемое между вами соглашение

Соорганизаторы

Каким бы сильным ни был клуб-организатор фандрайзинга в одиночку ему со всем не справиться. Афиши и билеты требуют распространения. А для этого нужны люди. А у вас их недостаточно. Соорганизаторы хороши тем, что они ни хлеба, ни воды за свою работу не просят. Они работают за статус «соорганизатора». Это главное, что подкупает людей, когда они решают присоседиться к проекту. Всем хочется быть сопричастным к чему-то большому. И эта ситуация характерна не только для вас как организаторов проекта с одной стороны, но и как для соорганизаторов совершенно иного проекта в будущем с другой. Вы подкупаете людей тем, что предлагаете, и подкупаетесь, когда в аналогичной ситуации такой статус предлагают вам. Это ни хорошо и ни плохо. Это просто по-разному. С такой же радостью наш клуб выступит соорганизатором проектов Владивостокского и Влад Центр Ротаракт Клубов, как и они выступили в качестве соорганизаторов в нашем фандрайзинге.

Привлечение других организаций в качестве соорганизаторов довольно несложный процесс. Если проект того стоит, то многие охотно на это идут. Для этого даже не надо выделять отдельного человека в команде. Этим должен заниматься человек, ответственный за распространение билетов и афиш, потому как он по определению отвечает за билеты и афиши – то, что нужно распространять.

Программа вечеринки

Все, что было написано выше – это внешняя форма. Привлекать же людей на вечеринку нужно содержанием. Как бы сильно человек ни хотел помочь оказать благотворительную помощь покупкой билета, она/он никогда не придет развлечься на вечер, где будет рассказываться обо всех проблемах нашего пенсионного законодательства или о технологиях извлечения остаточного жира из подсолнечной шелухи методом холодного отжима. Посетителям вечеринки она не будет нравиться только лишь потому, что она благотворительная. Нужны драйв и веселье! На вечеринку люди приходят оттягиваться!

Часть средств, привлеченных членами команды, работающими со спонсорами, пойдет на постановку и обеспечение шоу-программы и всех интересностей.

Для проведения непосредственно шоу нужны:

1. режиссер шоу,

2. ведущие,

3. выступающие (профессиональные танцоры, певцы)

Лучше всего выбрать представителей вашего Ротаракт клуба и на первую, и на вторые роли, иначе, если вы будете нанимать для этого кого-то, исчезает идея участия всего клуба в проекте. Иными словами, это будет мероприятие нескольких человек-организаторов, которые заплатили за все в шоу и организацию мероприятии, и, потратив все на оплату труда других людей, остались в конце ни с чем. Это уже не фандрайзинг.

Бюджет

Приблизительные расходы таковы:

• печать афиш, на которых изображена реклама вечеринки,

• печать билетов (лучше самостоятельно организовать печать и распространение билетов, потому как таким образом вы сможете контролировать их движение и прибыль),

• оплата труда выступающих артистов,

• административные расходы,

• бесплатные VIP билеты (всегда найдется много важных людей, которым нужно будет дать билетик-другой).

В случае если вырученных при проекте средств оказалось больше, чем требуется для компенсации этих расходов, можно остаток приплюсовать к общей сумме вырученных средств. В случае если их оказалось меньше… Вы рискуете подхватить финансовую анорексию.

Договоренности с ночным клубом

Продажа билетов - долевое соотношение по количеству продаваемых билетов

Немаловажный фактор, от которого зависит объем выручки вашего фандрайзинга, именно этот.

Самих условий может быть сколько угодно, но на опыте трех дальневосточных фандрайзингов (один Ротаракт клуба «Находка», и два клуба «Влад Эко») можно выделить три основных вида:

• Выручка со ВСЕХ билетов от вечеринки делится между вами и ночным клубом

• Выручка только с тех билетов, которые вы распространили до вечеринки, делится между ночным клубом и вами, прибыль с остальных билетов, купленных посетителями в кассе полностью остается ночному клубу.

• Выручка со ВСЕХ билетов у Ротаракт клуба, выручка с бара – у ночного клуба.

Прискорбно, но факт – не вы диктуете условия, а администрация клуба. Если вы договоритесь по первому варианту, то это - супер, если по второму – вам придется распространять как можно БОЛЬШЕ билетов ДО вечеринки, потому как нераспространенные билеты останутся у вас же на руках, а клуб для тех посетителей, которые пришли на вечеринку в надежде купить билеты в кассе, будет продавать свои билеты (еще одним недостатком второго варианта является то, что ваши усилия по рекламе вечеринки могут пойти псу под хвост по той причине, что вы рекламируете вечеринку, которая происходит в КЛУБЕ, а это значит, что многие могут решить покупать билеты именно там, в то время как вашей задачей, повторим, будет распространение билетов до проведения вечеринки. Как этого избежать? Нужно рекламировать не КЛУБ, а ВЕЧЕРИНКУ в нем. Одним из вариантов спасения ситуации будет обязательное указание тех мест, где потенциальные посетители смогут купить билеты заранее: это ваши соорганизаторы, очень хорошо работает вариант договоренностей с молодежными центрами ВУЗов, поскольку эти организации в принципе все знают студенты, и на воспроизведение названий этих организаций в памяти потенциальным покупателям не потребуется много усилий). Рекламу ВЕЧЕРИНКИ, а не КЛУБА можно сделать в рекламном ролике на телевидении, радио и афишах фразой типа «Эксклюзивные билеты можно приобрести ТОЛЬКО в … (указываете место, или название организации)); третий вариант – практически идеальный для вашего Ротаракт клуба.

Продажа билетов – договоренность по цене и доле в прибыли.

По какой цене лучше продавать билеты? Все зависит от аудитории, на которую вы рассчитываете. Если это молодежь, то лучше делать ее ниже или на обычном уровне цен для клубов по всему городу. Если в вашем шоу будет что-то сверх-эксклюзивное, цену можно поднять выше. В случае если только вам кажется, что шоу будет таковым, и вы держите цены выше, то в следующий раз к вам просто никто не придет.

Как договориться с клубом о долях выручки? Это соотношение колеблется в районе 50/50. Если клуб согласится, можете изменить долю в свою пользу, мотивируя это тем, что именно на эту вечеринку вы соберете толпы посетителей. Если это будет не так, то администрация ночного клуба в следующий раз даже не захочет с вами общаться.

В случае если вы договорились с клубом, что посетители, пришедшие в клуб и желающие купить билеты на месте перед началом мероприятия, покупают билеты в кассе клуба, обращайте внимание на то, чтобы клуб держал цену не НИЖЕ той, по которой продавали вы. В противном случае на следующую вечеринку вы не найдете посетителей, потому как для них же дешевле будет прийти и купить билеты в кассе.

Существует еще вариант того, что вы «покупаете» билеты по фиксированной цене, а все остальное оставляете себе в качестве прибыли.

И это соотношение вам легче изменить в свою пользу, потому как для клуба вы делаете невидимой цену, по которой вы продаете билеты. А его, в свою очередь, может не беспокоить ваша цена, потому как ему важно получить с билета ту сумму, на которой вы остановились в своей договоренности.

Стоит ли арендовать клуб или стоит достигнуть договоренности о том, что выручка будет зависеть от количества продаваемых билетов?

Как правило, клубы запрашивают высокую цену за аренду. К тому же клуб не делает больших денег с входных билетов - главным для него является выручка с проданных в баре напитков. Если вечеринка окажется провальной, для вашего же собственного блага будет удобней разделить бремя затрат между вами и клубом, а не нести их все на себе. Вывод - договаривайтесь по билетам. По этим двум причинам - цене за аренду и потенциальному финансовому риску - не стоит клуб арендовать.

Результаты

Ими должны стать:

• собранные на благотворительный проект деньги;

• приобретение известности вашим Ротаракт клубом;

• контакты со спонсорами и СМИ для будущих проектов;

• желание проводить фандрайзинги в будущем.