Аналіз списків

Коли проводиться аналіз даних в Excel, вони найчастіше розміщуються в робочих аркушах у вигляді списків. Тому значна частина інструментальних засобів Excel призначається саме для роботи зі списками. При цьому ефективність цих інструментів ана­лізу з кожною новою версією MS Office зростає. Так, в Excel-2000 реалізовано швидший пошук даних, швидші впорядкування записів списку (сортування) і підраховування підсумкових значень, додано режим розширення форматів і формул. Якщо останній режим включено, то за введення нових даних в кінці списку поля цього рядка форматуються так само, як і в попередніх рядках, а формули, що повторюються в попередніх рядках, копіюються в рядок уведення даних. Щоб формати і формули розширювалися, вони мають повторюватися, принаймні, в трьох з п’яти попередніх рядків списку. Включення і відключення режиму розширення форматів і формул виконуються на вкладці Правки діалогового вікна команди Сервіс/Параметри.

До основних засобів роботи зі списками належать: Форма даних, Функції для роботи з базами даних, Автофільтр, Розширений фільтр, Майстер підстановок, Сортування, Підсумки, Консолідація, Зведені таблиці.

У загальному випадку список розміщується на декількох діапазонах робочого аркуша. Простий список складається лише з одного діапазону (рис. 18) – діапазону даних (бази даних). У складнішому списку може бути до трьох діапазонів: діапазон даних, діапазон критеріїв і діапазон відбору даних.

Діапазон даних (база даних) – це площина робочого аркуша, де розміщуються основні дані, організовані у вигляді плоскої бази даних.

Діапазон критеріїв використовується для введення складних умов для відбору даних. Дані вибираються з полів записів бази даних лише у тому разі, коли вони задовольняють умови, визначені у діапазоні критеріїв. Щоб виконати операцію над усіма даними колонки у діапазоні даних, клітини, що знаходяться під назвою колонки в діапазоні критеріїв, потрібно залишити порожніми.

Рис. 18. Діапазон даних списку

Діапазон відбору – це частина робочого аркуша, де відображається інформація, що задовольняє умови, задані у діапазоні критеріїв.

У разі використання складних умов відбору даних обов’язково мають існувати перші два діапазони (рис. 19 а діапазон відбору створюється лише тоді, коли знайдену в діапазоні даних інформацію треба скопіювати в певний інтервал клітин робочого аркуша.

	A	B	C	D	E	F
1	Товар	Місяць	Місто	Виторг	Прибуток	Виторг
2	Напої			>=500		<=8 000
3	Продукти
4
5	Товар	Місяць	Місто	Виторг	Прибуток
6	Напої	Січень	Київ	10 000	1 700
7	Напої	Січень	Одеса	2 000	340
8	Напої	Січень	Львів	1 000	170
9	Продукти	Лютий	Київ	5 000	900
10	Продукти	Лютий	Одеса	500	90
11	Продукти	Лютий	Львів	250	45

Рис. 19. Список з двома діапазонами (діапазоном критеріїв і діапазоном даних)

Кожен діапазон списку має відокремлюватися від інших даних, розташованих на робочому аркуші, хоча б одним порожнім рядком і одною порожньою колонкою.

Хоча діапазон критеріїв може знаходитись у будь-якому місці робочого аркуша, не бажано розміщувати його під списком. Це пояснюється тим, що дані, які додаються командою Дані/Форма, розміщуються в першому порожньому рядку після списку. В результаті після декількох виконань цієї команди може виникнути ситуація, коли між списком і діапазоном критеріїв не буде порожніх рядків.

Якщо діапазон критеріїв розташовано ліворуч чи праворуч від списку, може виникнути ситуація, коли у разі використання команди Дані/Фільтр деякі рядки діапазону критеріїв будуть сховані. Тому у загальному випадку краще, щоб діапазон критеріїв розміщувався або над списком даних, або на іншому аркуші робочої книги.

До основних засобів відображення відібраної інформації за межами діапазону даних належать: функції для роботи з масивами, функції для роботи з базами даних, Розширений фільтр. Для спрощення організації пошуку інформації у діапазоні даних списку за допомогою функцій для роботи з масивами застосовується Майстер підстановок.

Для того, щоб можна було використовувати всі можливості, які є в Excel для оброблення та аналізу даних, організованих у вигляді списків, потрібно, створюючи їх, дотримуватися певних правил, а саме:

• на аркуші не варто розміщувати більше одного списку, оскільки деякі функції оброблення списків (наприклад, фільтри) не дозволяють обробляти декілька списків одночасно;

• між кожним діапазоном списку та іншими ділянками клітин аркуша необхідно залишати хоча б один порожній рядок і одну порожню колонку, а всередині діапазону даних не повин­но бути порожніх записів (рядків) і полів (колонок). Це забезпечує правильну ідентифікацію й виділення цього діапазону списку, що необхідно у разі сортування, накладання фільтра або вставляння підсумкових значень, які обчислюються автоматично;

• заголовки колонок мають знаходитися в першому рядку діапазону даних. Вони використовуються Excel у разі впорядкування, пошуку та структуризації даних. Тому для розмежування заголовків колонок (назв полів) і розташованих нижче даних не варто використовувати порожні рядки;

• шрифт, вирівнювання, формат зовнішніх контурів клітин, формат прописних і малих літер та інші формати, надані заголовкам колонок діапазону даних, мають хоча б частково відрізнятися від форматів, наданих рядкам з даними;

• діапазон даних має бути організований так, щоб у всіх рядках в однакових колонках знаходилися однотипні дані;

• у клітини з даними не варто вводити зайві пробіли, оскільки вони впливають на результати сортування (якщо треба змістити текстові дані, слід використовувати відповідні кнопки на панелях інструментів, у тому числі й кнопки Збільшити відступ і Зменшити відступ);

• у разі використання форми даних кожне ім’я поля має відрізнятися від інших. Навіть коли форма даних не використовується, бажано додержуватися цього правила. Імена полів, записані великими або малими літерами, не відрізняються;

• за заведення формул, які використовують дані, розташовані за межами діапазону даних, бажано застосовувати абсолютні адреси. Інакше після сортування списку формули, скоріше за все, не будуть правильно працювати. У разі звертання до клітин усередині діапазону даних адреси їх можуть бути відносними (Excel під час сортування автоматично скоригує їх).

Якщо користувач у процесі створення списків дотримується цих правил, то він має найбільше можливостей для опрацювання даних списків. До основних операцій опрацювання даних списків належать: пошук записів та окремих полів; упорядкування (сортування) даних; відбір та фільтрування даних; узагальнення та структурування даних; статистичне оцінювання даних.

Особливу увагу слід звернути на один із фундаментальних методів оперативного аналізу даних шляхом їх «прокручування», «розгортання» та «згортання», який можна застосовувати у роботі зі списками Excel. Такий метод вивчення даних забезпечує як перегляд деталізованих даних, так і вироблення комплексного погляду на зібрані дані, їх узагальнення та агрегацію. Ефективність методу пояснюється тим, що у разі належної його реалізації кінцевий користувач має можливість вивчати дані в інтерактивному режимі найбільш природним для нього способом – змінюючи рівні узагальнення та агрегування даних вздовж напрямів, які збігаються з основними ознаками (атрибутами) процесу, що вивчається. Такі напрями вивчення даних називаються напрямами уявлення або незалежними виміру.

Маючи відповідні інструментальні засоби структурування даних, користувач може використовувати вздовж кожного виміру декілька послідовних рівнів абстрагування. Кожний вищий рівень відповідає більшому ступеню абстрагування за відповідним виміром, а кожний нижчий – меншому, детальнішому. Це дає можливість вибрати такий рівень абстрагування, на якому легше побачити інформаційний зміст даних, а не лише окремі значення цих даних.

Наприклад, дані про продаж товарів за виміром Регіон можуть бути організовані з найвищого по найнижчий рівень абстрагування так: Країна-Область-Місто-Район (рис. 20). Вимір Час може мати навіть два напрями абстрагування. Перший – це Рік-Квартал-Місяць-День, другий – Тиждень-День. Наявність двох напрямів абстрагування за одним виміром пояснюється тим, що підраховування часу за місяцями і за тижнями несумісні.

Якщо користувач відносно легко може отримувати інформацію з бажаним рівнем деталізації за будь-яким виміром, то це значно спрощує для нього процес аналізу даних. Операція спуску або «зверху-вниз», відповідає руху від вищих рівнів до нижчого і використовується з метою осмислення складних явищ. Навпаки, операція підйому або «знизу-вверх» означає прямування від нижчих рів­нів до вищого з метою проведення аналізу складніших об’єктів.

Рис. 20. Напрями абстрагування даних

Саме такий підхід до аналізу даних використовується в OLAP-технології, орієнтованій на оброблення нерегламентованих, несподіваних запитів користувачів щодо даних.

Але таку ж методологію можна застосовувати для вивчення даних під час роботи зі списками Excel, використовуючи такі інструментальні засоби Excel, як Сортування, Група і структура, Фільтри, Консолідація. Ще більше можливостей для вивчення даних за таким методом надає засіб Зведені таблиці, який дає змогу відбирати дані за різними критеріями як із внутрішніх, так і із зовнішніх джерел і створювати інтерактивні таблиці для відоб­раження різноманітних залежностей між цими даними.

Сортування списків. Під час сортування текстові дані впорядковуються за алфавітом або у зворотному алфавітному порядку, а числові – за убуванням або зростанням залежно від заданого порядку сортування (упорядкування).

Фільтрування списків. Фільтри – це інструмент відбору даних, відповідних визначеним умовам. За фільтрації переупорядкування даних не відбувається. Результатом є лише або приховування рядків таблиці (списку), що не відповідають заданому критерію, або копіювання тих рядків, що відповідають заданому критерію, у визначений діапазон робочого аркуша для подальшого використання.

Є два способи фільтрування даних: за допомогою автофільтра та задопомогою розширеного (посиленого) фільтра. Перший спосіб швидший і простіший для використання, зате другий дає змогу вирішувати складніші завдання.

Обчислення групових характеристик. «Згущення» інформації – одна з основних функцій будь-якої інформаційної системи. Припустимо, що за наявності даних щодо кожного продажу потрібно виявити обсяги продажу у різних містах. Для вирішення таких завдань Excel має функцію автоматичного визначення характеристик вказаних груп даних.

Консолідація даних. Консолідація – це один із способів об’єднання даних. Вона дає змогу обчислювати суми, середні значення і виконувати статистичну обробку, використовуючи дані з різних діапазонів одного або кількох робочих аркушів і навіть книг.

Консолідація застосовується для складання звітів про продаж, у разі оброблення даних з обігу коштів і т. ін.

Зведені таблиці. Зведені таблиці – це допоміжні таблиці, які дають змогу відбирати дані за різними критеріями і найкращим чином відображати залежність між ними. Це один з найпотужніших інтерактивних засобів аналізу даних.

Створення зведеної таблиці. До появи Ехсеl-2000 існував лише один спосіб створення зведеної таблиці – за допомогою макета у діалоговому вікні Майстра зведених таблиць. В Ехсеl-2000 з’явився ще один спосіб – з використанням макета в робочому аркуші.

За використання першого способу виконання запиту відбувається лише після завершення процесу побудови макета. За новим способом звернення до джерел даних, відбір і відображення даних відбувається за кожного визначення або зміни місцезнаходження будь-якого елемента макета. Це дає користувачеві змогу бачити дані під час розміщення полів, що робить процес створення звіту наочнішим. Проте універсальнішим є перший спосіб. Потреба у ньому виникає у таких випадках:

• для деяких типів зовнішніх джерел даних, включаючи великі бази даних, створення макета на аркуші з його багаторазовими звер­таннями до джерел даних може відібрати багато часу. Наприклад, звіт, заснований на кубі, створеному за допомогою Майстра куба OLAP у MS Query, повільно відображатиме зміни в макеті. Те саме відбуватиметься й у разі роботи з великими не-OLAP базами даних;

• в Excel може виникнути дефіцит пам’яті або інших ресурсів, потрібних для створення звіту.

У багатьох таких ситуаціях створення звіту в діалоговому вікні може запобігти виникненню проблем, оскільки відбір даних виконується лише після закінчення процесу побудови макета, коли встановлено потрібну фільтрацію даних за допомогою поля сторінок, яка витягує дані для кожного свого елемента окремо.