Пошук інформації у базах даних

Однією з основних функцій маркетингової інформаційної системи є надання користувачам можливості здійснювати швидкий пошук необхідної інформації та отримання відповідей на різноманітні питання. Це пояснюється тим, що сьогодні більшість організацій мають доступ до практично необмеженої кількості даних, що містять відомості про продаж, демографічні дані, тренди, про продукти конкурентів тощо. Більша частина цих даних розподілена і знаходиться в локальних базах співробітників, в інтегрованій базі даних організації, у базах даних, зовнішніх щодо відповідної організації. Проте багато організацій не можуть ефективно перетворити ці дані в необхідну для прийняття рішень інформацію, подану у зручній формі. Наприклад, менеджери компаній нерідко не в змозі оперативно одержати відомості про обсяги продажу своїх продуктів у певних регіонах. Необхідні для цього дані, звісно, існують, проте швидкість, з якою вони можуть бути перетворені на зручну інформацію, залежить від інформаційної системи, використовуваної в компанії. Часто для збирання та аналізу потрібної інформації необхідні зусилля кількох людей протягом годин або навіть днів.

Питання, що формулюються щодо бази даних, називаються запитами. Наприклад, працюючи з базою даних, яка містить інформацію про продаж, можна отримати відповіді на такі запитання:

• Які обсяги продажу за останній тиждень, місяць, рік?

• Чи збільшилися обсяги продажу?

• Яких товарів було продано найбільше?

• Які товари приносять найбільший прибуток?

• Обсяги продажу яких товарів зменшуються?

• Скільки продано постійним покупцям?

• Як обсяги продажу розподіляються за регіонами?

Компанії, що використовують інструментальні засоби, які дають змогу співробітникам швидко отримувати необхідну інформацію та аналізувати її, мають значну перевагу на ринку. На сьогодні майже ідеальною програмою для створення інструментів аналізу даних є Excel. Ця програма має найбільшу (порівняно з іншими програмами) бібліотеку об’єктів, призначену для аналізу даних. Об’єкти Excel самі по собі є надзвичайно потужними, а те, що вони можуть бути з’єднані з іншими компонентами інформаційної системи, є вирішальним фактором їх значимості для системи.

Але для того. щоб можна було скористатися тими потенційними можливостями аналізу даних, які ця програма надає кінцевому користувачу, перш за все треба мати інструменти швидкого пошуку, відбору та імпортування даних із зовнішніх джерел в Excel. Слово «зовнішні» тут означає, що дані зберігаються в електрон­ному вигляді, але у робочій книзі Excel вони відсутні. Такі дані можна імпортувати в Excel в різні способи, проте найпотужніші – це програма Microsoft Query та Web-запити.

Програма MS-Query може ефективно здійснювати доступ до різних джерел. Вона має розвинені засоби формування запитів, відображення результатів їх виконання і передавання отриманих даних на подальше оброблення. Це не лише потуж­ний, а й досить простий інструмент для отримання даних із різних джерел. Його можна використовувати: для відбору даних з реляційної бази, наприклад. Access, SQL Server або Oracal; для отримання даних, що зберігаються у вигляді списків в інших робочих книгах Excel або в текстових файлах; для з’єднання з базою даних OLAP і передавання даних в Excel у вигляді звіту зведеної таблиці. Коли дані отримуються з реляційної БД, списку Excel або текстового файла, можна об’єд­нувати дані, подані в декількох таблицях.

Для використання Query потрібне не тільки встановлення цієї програми, але й відповідні драйвери, що їх потребують зовнішні джерела даних.