Тема 11 внешняя среда организации

Современные организации как часть общества разнообразными отношениями связаны с внешней средой.

Можно выделить основные особенности и характеристики влияния внешней среды на организацию:

• Сложность внешней среды – совокупность факторов, на которые организация должна реагировать.

• Подвижность среды – скорость, с которой происходят изменения в окружении организации.

• Взаимосвязанность факторов – уровень силы, с которой изменения одного фактора воздействуют на другие факторы.

• Неопределенность внешней среды – относительное количество информации о среде и уверенность в ее точности и достоверности.

Внешняя среда – это силы, внешние по отношению к организации, которые воздействуют на ее результативность.

Среда геосистемы

Обеспечение равновесия и устойчивости среды

Среда прямого воздействия

Среда косвенного воздействия

Поставщики ресурсов

Международные события

Внешняя среда

Профсоюзы

Состояние экономики

Государственные органы (законы)

Социально-культурные факторы

Конкуренты

Политические факторы

Потребители

Научно-технический прогресс

Свойства среды

Взаимосвязанность элементов среды

Сложность

Схема 17 Классификация внешней среды организации

по ее свойствам и средам воздействия

Любая организация существует в тесном единстве с внешним окружением, которое играет большую роль в ее жизни, так как служит источником ресурсов, необходимых для поддержания деятельности. Организация получает сырье, энергию, информацию, человеческие и другие ресурсы из внешней среды, преобразует их в продукты или услуги и передает во внешнюю среду. Она находится в процессе постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность существования и развития.

Внешняя среда оказывает разнообразное влияние на организацию, которое может проявляться в различных формах, предоставляя благоприятные условия и возможности для эффективного функционирования либо создавая угрозы для ее существования.

Можно выделить две составляющие внешней среды, по-разному влияющие на организацию: макроокружение и непосредственное окружение.

Макроокружение является частью внешней среды, общей для всех организаций. К нему относятся факторы косвенного воздействия, которые не оказывают прямого влияния на деятельность организации, но сказываются на ней:

• научно-технический прогресс;

• экологическая среда;

• социально-культурная сре6да;

• политическая обстановка;

• международная жизнь;

• правовая среда;

• природно-географические факторы;

• демографическая ситуация и т.д.

Компоненты макроокружения тесно связаны между собой и оказывают друг на друга взаимное влияние. Изменение состояния одних компонентов оказывает воздействие на другие части макросреды, что может привести к их изменению и усилению влияния на организацию. Так ухудшение экономической ситуации, как правило, приводит к ухудшению социальных условий жизни. Экологическая среда может быть улучшена в результате изменения социальных требований. Федеральное законодательство испытывает влияние со стороны определенных политических сил, заинтересованных в принятии тех или иных решений.

Деловая среда – это часть внешней среды, которая составляет непосредственное окружение организации.

К ней относятся факторы прямого воздействия на организацию:

• потребители продукции и услуг;

• поставщики сырья, материалов, энергии и других природных ресурсов;

• конкуренты;

• деловые партнеры;

• государственные и муниципальные органы;

• страховые компании;

• финансово-кредитные организации;

• профсоюзы;

• деловые партнеры;

• организации инфраструктуры и другие заинтересованные лица и организации.

Помимо факторов менеджеру необходимо знать функциональные области внешней среды:

• Социальная среда – рост населения, развитие культуры, образования определяют характер растущего потенциального рынка; изменение потребностей в количестве и качестве потребляемых благ (продуктов, жилья, комфорта), изменение стиля жизни приводят к трансформации понятий занятости и отдыха, здорового образа жизни, комфорта жилья, а вместе – мотивация для изменения производства благ и услуг.

• Правовая среда – все бизнес-организации работают в юридических рамках, нормы права регулируют поведение бизнес-организаций и разрешают споры, конфликты между ними и обществом в целом. Поэтому развиваются законы, контрактное право, защита потребителя и т.п.

• Государственная среда – государство в экономике может играть три различные роли: невмешательство государства в процессы экономики (свободный рынок); радикальное вмешательство в экономику (социализм и коммунизм); прагматическое вмешательство, т.е. согласование политических воззрений, индивидуальной инициативы, прибыльной мотивации, рыночных сил (регулируемый рынок).

• Политическая среда – внутренний рынок находится под влиянием политических событий и решений, аналогично этому политические факторы могут сказываться на операциях в сфере международного бизнеса.

• Технологическая среда – динамика спроса и предложения на рынке труда, ресурсов и финансов влияет на темпы инновационных процессов в технологии. Силы конкуренции стимулируют процесс развития технологий.

• Экономическая среда – процессы производства продукции и услуг всегда находятся в конкретной связи с экономической средой: уровнем занятости, платежным балансом, темпами экономического роста.

• Ресурсная среда – экономисты считают, что ресурсы, потребляемые человечеством, всегда ограничены. Этот принцип можно считать правильным, если речь идет о ресурсах, не требующих глубокой переработки. В случае, если используются высокие технологии, и ресурсами являются квазичастицы и компоненты энергии, то можно утверждать, что ресурсы на земле не ограничены. Проблемой производства является другой аспект: научиться получать неограниченное количество ресурсов, не нарушая при этом устойчивости и равновесия параметров окружающей среды, которые предопределяют длительность нахождения человечества на Земле [8 - C.41.].

Во взаимоотношениях с деловой средой у организации возникают две основные проблемы – взаимодействия и адаптации, от решения которых во многом зависит эффективность ее деятельности.

Быстрое развитие технологий, усложнение и многообразие предлагаемых товаров и услуг, сокращение их жизненного цикла, появление большого количества конкурентоспособных организаций, возрастание требований покупателей – все эти и другие изменения, происходящие в окружающей среде, усиливают влияние и зависимость организаций от внешних условий, что вынуждает их искать способы для улучшения взаимодействия и развивать способности к адаптации.

Занимаясь вопросами эффективного взаимодействия, менеджеры воздействуют как на саму организацию, так и на деловую среду, стремясь уменьшить ее неопределенность. Это достигается путем создания специальных подразделений, осуществляющих связь с внешним окружением, занимающихся улучшением информированности о состоянии среды, партнерских отношений, сотрудничеством с конкурентами, созданием стратегических альянсов и т.п.

Переход к рыночной экономике в России сопровождается быстрыми изменениями во всех сферах деятельности. Для того чтобы выжить и развиваться в крайне нестабильных условиях, организации должны использовать такие подходы к управлению, которые позволят им наилучшим образом адаптироваться и гибко реагировать на динамику изменений внешней среды. Проведение организационных изменений производственного, технического, экономического, структурного, поведенческого характера, ориентированных как на краткосрочную, так и на долгосрочную перспективу, помогает организации выжить и обеспечить устойчивое функционирование в нестабильных внешних условиях. Использование стратегического управления позволяет спрогнозировать будущие изменения в окружающей среде и заранее подготовить к ним организацию, обеспечивая тем самым условия для ее эффективной работы на достаточно длительный срок.

Управляя процессами взаимодействия, менеджеры сталкиваются с проблемами неопределенности деловой среды. Равно как с проблемами рутинности используемых технологий. В зависимости от этих двух переменных используются два подхода к построению организационных систем, которые обеспечивают разную степень адаптивности организации к изменениям и неопределенности окружающей среды: механистическая и органическая организационные системы. Дадим краткую им характеристику.

Механистическая организационная система

Суть механистического подхода к построению организации состоит в том, что организация рассматривается как система, имеющая сходство с машиной. Она работает по установленному порядку, точно и надежно. Технология выполнения работ достаточно проста и рутинна. Как в любом механизме, в такой организации высокий уровень унификации и стандартизации, который распространяется не только на продукцию, технологию, сырье, оборудование, но и на поведение людей.

Управление механистической организацией имеет следующие характеристики:

• четко определенные стандартные задачи;

• узкая специализация работ;

• централизованная структура;

• строгая иерархия полномочий;

• преобладание вертикальных связей;

• использование формальных правил и процедур, обезличенность взаимоотношений;

• власть основана на положении, которое лидер занимает в иерархии;

• сопротивление изменениям;

• строгая система контроля.

Обычно организацию, которая работает как машина, называют бюрократической. Эффективность ее деятельности обеспечивается за счет экономии времени, высокой производительности и качества выполнения работ на основе специализации труда, разделения функций и полномочий, обучения, рационализации, контроля, т.е. за счет высокой степени организованности системы.

Однако такая организация неспособна быстро адаптироваться к изменяющимся внешним условиям. Поэтому механистический подход эффективен для организаций со стабильной деловой средой и низким уровнем ее неопределенности.

Органическая организационная система

В рыночной среде организация должна быть гибкой, адаптивной, легко приспосабливаться к быстрым и частым внешним изменениям. Организации такого типа относят к органическим системам. Впервые этот термин ввели в 1961 году английские исследователи Т.Барнс и Дж.М.Сталкер для обозначения организаций с гибким менеджментом, для которого характерны:

• гибкая организационная структура управления;

• динамика решаемых проблем, временное закрепление задач и работ за исполнителями;

• децентрализация полномочий и ответственности;

• преобладание горизонтальных связей;

• минимальное использование формальных правил и процедур;

• власть основана на знаниях и опыте;

• готовность к изменениям;

• участие каждого сотрудника в решении общих задач;

• выполнение работ в группах;

• самоконтроль и контроль со стороны коллег.

Развитие взглядов на организацию привело к тому, что ее начали рассматривать как живой организм, к которому применимы принципы и законы сохранения и развития биологических систем. В организации как живом организме происходят процессы саморегуляции: самоорганизации и самоуправления, которые позволяют ей сохранять относительное постоянство состава, обеспечивают устойчивость выполнения основных функций для достижения целей и задач.

Зная два типа организационных систем, попробуем их сравнить по некоторым характеристикам организации.

Таблица 3

Характеристика механистического и органического

типов организационных систем

Характеристика организации	Механистический тип организации	Органический тип организации
Специализация	Узкоспециализированная работа; разделение работ по операциям и действиям	Широкая специализация работ
Стандартизация	Высокая степень стандартизации задач, работ и процедур	Неопределенность задач, временное закрепление задач за исполнителями
Иерархия	Четкое выделение иерархических уровней; строгая соподчиненность уровней иерархии	Уровни управления размыты
Формализация	Высокая степень формализации; использование письменных заданий, инструкций, регламентов, правил	Низкая степень формализации; минимальное использование письменных инструкций
Централизация	Централизация власти и ответственности	Децентрализованная организационная структура
Внешняя среда	Стабильная, простая, определенная	Нестабильная сложная, неопределенная
Цели	Производительность	Эффективность, результативность
Технология	Рутинная	Нерутинная
Организационная культура	Формальные, обезличенные отношения, основанные на строгой подчиненности	Сотрудничество, групповая работа, неформальные отношения, готовность к изменениям

Организация в своем развитии проходит несколько этапов, или как принято говорить в практике менеджмента, имеет свой жизненный цикл, включающий все стадии от рождения до старения и обновления. Чтобы приспособиться, выжить и существовать в условиях динамичной окружающей среды, организация должна постоянно изменяться, поддерживать внутреннее соответствие между частями системы и адаптироваться к изменениям окружающей среды.

Несколько советов менеджеру по эффективному руководству организационными системами:

• Если для вашей организации определяющим является масштаб деятельности (массовое производство, большая территория), то по мере ее роста и усложнения, если это необходимо, увеличивайте формализацию, вводите правила и инструкции, углубляйте специализацию работ и усиливайте децентрализацию.

• По мере роста организации снижайте долю высшего руководства и увеличивайте долю специалистов и технического персонала. Эти изменения отражают растущую необходимость в разделении труда, увеличении письменной документации, технической поддержке, большей степени самостоятельности среднего и низшего звена.

• Если гибкость является определяющей в деятельности вашей организации, разделите организацию на простые автономные подразделения, пользующиеся значительной самостоятельностью и преимуществами малых организаций.

• Используйте механистические структуры в организациях с массовым производством и простыми технологиями и гибкие органические структуры для единичного или мелкосерийного производства, сложных и высоких технологий.

• Чтобы усилить заинтересованность и сплоченность сотрудников в больших бюрократических организациях, предоставляйте им возможность заниматься новой и интересной работой, продвигаться вверх по служебной лестнице, направляйте усилия на формирование ценностей, разделяемых всеми работниками.

Вопросы по теме:

1. Какие основные составляющие внешнего окружения организации?

2. В чем специфика современной деловой среды организации?

3. На примере покажите взаимосвязь прямых и косвенных факторов внешней среды организации.

4. В чем особенность управления в механистической и органической системах управления?

5. Чем определяется эффективность руководства организационными системами?