Вопрос 24. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам за пределы Республики Беларусь.

Для направления работника в заграничную командировку необходим приказ руководителя, приглашение зарубежной фирмы (если есть), задание на командировку. Работнику выдается командировочное удостоверение. Также ему необходимо выдать аванс на покрытие командировочных расходов:

1. проезд (туда и обратно);

2. расходы по найму помещения (в пределах установленных норм);

3. суточные (по норме).

Если командировка на автомобиле, то в расчет включается (вместо проезда) расход топлива по маршруту с учетом груза, дорожные и страховые сборы, расходы на обслуживание машины.

Возмещению подлежат также расходы на оформление паспортов и виз, на медицинское страхование, комиссионные по обмену валют и др.

Для получения валюты на командировку, в банк предоставляется расчет аванса. Валюта получается в банке и приходуется в кассу.

Получена валюта в кассу с валютного счета: Д 50/4 К 52.

Выдана валюта из кассы подотчетному лицу на командировку: Д 71 К 50/4.

По возвращении из заграничной командировки работник в течение трех рабочих дней(исключая день возвращения) должен представить отчет об израсходованных суммах(авансовый отчет) с приложенными оправдательными документами. В течение 2 недель (14 календарных дней) представляется отчет о проделанной работе.

Расходы по проезду и провозу багажа возмещаются на основании предъявленных документов.

Суточные возмещаются в соответствии с действующими нормами.

Возмещение суточных производится:

1. При проезде по территории РБ - в белорусских рублях по белорусским нормам

2. За время пребывания за границей - в иностранной валюте по нормам страны назначения

3. При проезде транзитом через несколько стран, в случае остановки более суток, возмещение суточных и расходов по найму помещения производится по нормам страны, в которой работник остановился проездом

4. За день пересечения границы при выезде из РБ - по норме страны назначения в иностранной валюте

5. За день пересечения границы при возвращении в РБ - по нормам РБ в белорусских рублях

6. При выезде в командировку и возврате в тот же день суточные возмещаются в размере 50% от нормы страны назначения

7. Если иностранная сторона обеспечивает работника одноразовым питанием, то суточные возмещаются в размере 70% от нормы, двухразовым - в размере 30% от нормы.

Расходы по найму помещения возмещаются только по предъявленным документам. Суточные расходы и расходы по найму помещения нормируются. Нормы устанавливает Министерство финансов для каждой страны. По приказу руководителя такие расходы могут возмещаться сверх установленных норм, однако они не относятся на себестоимость. Также сумма возмещенных расходов сверх норм считается дополнительным доходом работника и облагается такими же налогами и отчислениями, что и заработная плата.

Расходы в авансовом отчете указываются в валюте и переводятся в белорусские рубли по курсу Нацбанка на дату утверждения отчета. Авансовый отчет утверждается руководителем.

На основании авансового отчета бухгалтер должен сделать записи в учете.

Предварительно необходимо выяснить, изменялся ли курс НБ РБ по валютам с момента выдачи аванса на командировку. Если курс изменился, то проводится переоценка дебиторской задолженности (на сумму выданного аванса) по счету 71 на сумму курсовой разницы:

Д 71 К 50/4 -сумма выданного аванса в валюте

Д25,26 К 71/2-утвержден авансовый отчет по командировке

общепроизводственного, хозяйственного назначения

Курсовая разница = (курс на дату утверждения отчета - курс на дату выдачи аванса)* сумму аванса в валюте

Д 71 К 98/5 -на сумму положительной курсовой разницы

Д 98/5 К 71 -если курсовая разница отрицательная