Виды учета личного состава

По своему назначению учет подразделяется на следующие виды:

- Персональный – который ведется в индивидуальном порядке на каждом предприятии на основании приказов в движении кадров, личных карточек, соответствующих форм и личных дел работников.

- Штатно – должностной – ведется на основании штатно – должностной и алфавитных книг, должностных карточек.

Учет осуществляется в документированной и электронной формах. Указанный вид учета содержит сведения о фактической укомплектованности предприятия кадрами в соответствии с соответствующим штатным расписанием.

- Статический учет, который ведется с целью получения обобщающих статистических данных о количественном и качественном состоянии кадров.

На основание указанных данных составляется соответствующая текущая и государственная отчетность по кадрам и разрабатываются мероприятия по планированию и обеспечению предприятия квалифицированными кадрами.

УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

1. Первичными документами по учету работников являются приказы по движению кадров в унифицированных формах, введенных в действие Постановлением Государственного комитета по статистике РФ 5 января 2004 года по учету труда и его оплаты.

На основании приказов производятся соответствующие записи в трудовых книжках и карточках формы Т-2.

2. Личные карточки формы Т-2, которые заполняются на всех работников, принятых на постоянную работу. Карточки служат для учета движения кадров и анализа их состава. На государственных служащих заполняется карточка формы Т-2ГС.

Указанные формы имеют зоны кодирования информации, где проставляются коды в соответствии с общероссийским классификатором.

По структуре карточки подразделяются на разделы (11 разделов):

1. Отражаются общие сведения о личных данных работника (Ф.И.О.; дата, место рождения, образование, профессия, общий страховой стаж в годах, месяцах и днях; состояние в браке, члены семьи, паспортные данные и адрес места жительства (по данным регистрации и фактический).

2. Сведения о воинском учете, которые заполняются на основании военного билета на граждан, пребывающих в запасе, с проставлением подписи ответственного работника КС и самого работника.

3. Заполняется таблица о приеме на работу и постоянных переводах работника, с указанием даты, подразделения и должности или профессии и квалификации и должностной оклад.

В данной таблице проставляется подпись работника об ознакомлении с вышеуказанными требованиями.

4. Проставляются сведения об аттестации работников, где проставляется дата проведения аттестации и её результаты.

5. Повышение квалификации работника, где указывается вид повышения квалификации, наименование организации и наименовании документа о повышении квалификации.

6. «Сведения о профессиональной переподготовке».

7. . «Поощрения и награды». В нем отражается дата, номер документа и вид поощрения.

8. «Отпуск» Отражаются виды отпуска, период работы и продолжительность отпуска.

9. «Социальные льготы» - указываются льготы, на которые работник имеет право, в соответствие с законом, указывается наименование льготы.

10. Дополнительные сведения (обучение работника второй профессии, курсы английского языка и др.).

11. Основания прекращения трудового договора: указывается ссылка на пункт и статью Трудового кодекса РФ, являющуюся правовым основанием увольнения.

На отдельную категорию работников заводятся другие учетные карточки. Например: карточка формы Т-4, которая содержит данные об ученых степенях и другие данные, карточки заполняются по форме Т-2.

На специалистов с высшим образованием заполняется дополнительная карточка № 206, а со средним специальным образованием - №210.

Эти вспомогательные карточки облегчают поиск карточек по отдельным категориям специалистов.

Личные карточки заполняются ответственным работником КС в одном экземпляре и хранятся в картотеке КС в установленном порядке. Заполнение данных в карточках производится на основании личных документов и документов о трудовой деятельности.

ДОКУМЕНТЫ ШТАТНО-ДОЛЖНОСТНОГО УЧЕТА

Для учета личного состава (и анализа его движения, определение потребности в рабочий силе специалистами кадровой службы ведется штатно-должностная книга. Это основной рабочий документ о фактической укомплектованности кадров. Книга составляется на основании штатного расписания по определенной форме, содержащей сведения о наименовании подразделения, должности, категории персонала и других личных данных работников.

Эти книги ведутся для административно – управленческого персонала (далее - АУП) и для производственно - управленческого (ПУП) персонала.

Порядковые номера записей в этих книгах присваиваются личным карточкам Т-2. Сведения о фактической укомплектованности определяются путем сопоставления данных из штатно-должностной книги со штатным расписанием.

Для оперативного учета сведений о работниках специалистами кадровой службы ведется алфавитная книга. В этих книгах записи производятся одновременно с формированием приказа. При выбытии работника его фамилия вычеркивается тонкой красной линией и указывается основание выбытия.

Специалисты кадровой службы ведут учет использования рабочего времени работников организации с целью контроля за соблюдением режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени и составления статистической отчетности по труду с использованием соответствующих унифицированных форм: табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, который подписывается руководителем структурного подразделения и специалистами кадровой службы и передается в бухгалтерию (формы Т-12).

В табеле учета использования рабочего времени производятся отметки о причинах неявки на работу, отклонении от нормальных условий труда и другие данные на основании подтверждающих документов.