5. Хранение документов

Ответственность за правильную организацию и соблюдение порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров. Они должны проинструктировать персонал банка и вневедомственной охраны, распределить и закрепить за сотрудниками места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

Документы на хранение передают в архив в сброшюрованном виде ежедневно после составления баланса. Документы текущего года и предшествующего хранятся отдельно.

Обособленно размещают кассовые документы. Книги учета денежной наличности и других ценностей находятся вместе с банкнотами Банка России, иностранной валютой и другими ценностями.

Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня. Допускается комплектование бухгалтерских документов по пачкам для передачи информации на ВЦ. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета. Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) комплектуются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям банка с различными сроками хранения.

Сумма сброшюрованных документов сверяется с итогом оборотов по бухгалтерскому журналу. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производят выверку документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Документы за день, истекший после проведения контроля, должны передаваться в архив не позднее следующего дня. Несброшюрованные документы этого дня до утра обязательно должны храниться в несгораемом шкафу.

6. Регистры аналитического и синтетического учета

Аналитический учет в банках строится в органической увязке с синтетическим. Детальные признаки включают также и обобщенные показатели учетного объекта, в связи с чем исключается возможность несовпадения итоговых данных аналитического учета с показателями синтетического.

Основным регистром аналитического учета являются лицевые счета, которым присваиваются наименования и номера. Схема обозначения и нумерации счетов представляется в следующем виде: наименование счета текстом; цифровой номер лицевого счета; по ссудным счетам — цель, на которую выдан кредит, — текстом, номер кредитного договора, размер процентной ставки, цифровое обозначение группы кредитного риска, по которой начисляется резерв на возможные потери по ссудам, другие данные по решению банка.

Номер лицевого счета должен однозначно определять его принадлежность конкретному клиенту и целевому назначению. Лицевые счета ведут на отдельных листах (карточках) или в книгах. В их графах отражают дату совершения операций, номер документа, номер корреспондирующего бухгалтерского счета, суммы отдельно по дебету и кредиту, а также остаток.

Для открытия счета в бухгалтерию представляется распоряжение руководства банка с приложением карточки образцов подписей должностных лиц, имеющих право распоряжаться счетом, и оттиска печати. В распоряжении указывают владельца счета, номер и дату договора банковского счета, порядок и периодичность выдачи выписок счета. После открытия счета с отметкой должностных лиц бухгалтерии, распоряжение передается в юридическую службу для помещения в юридическое дело клиента.

Открытые счета клиентам регистрируются в книге, в которой отражают:

дату открытия счета; дату и номер договора; наименование клиента; цель открытия счета; номер лицевого счета; порядок и периодичность выдачи выписок счета; дату сообщения налоговым органам, внебюджетным фондам об открытии счета; дату закрытия счета; примечание.Открытые физическим лицам счета по вкладам (депозитам) отражают в книге регистрации открытых счетов на общих основаниях. Лицевые счета, открываемые для учета имущества, расчетов, капитала, расходов результатов деятельности и т.п., регистрируют в отдельной книге счетов по внутри банковским операциям.

Регистрами аналитического учета являются также журналы: бухгалтерский и кассовый. В бухгалтерский журнал записывают все операции, осуществленные за день по документам как составленным вручную, так и изготовленным программным путем.

В бухгалтерском журнале числа документов в иностранной валюте отражают дробью: в числителе сумма в рублях по официальному курсу, в знаменателе – код валюты и её сумма.

Этот журнал заполняется в двух экземплярах. Нa втором экземпляре, помещаемом в документах дня, указывают суммы и сроки хранения мемориальных и кассовых документов, отдельно по балансовым и внебалансовым счетам.

Кассовые журналы в качестве регистра аналитического учета ведут в двух экземплярах. Один из них помещаются в кассовые документы дня, второй приобщаются к бухгалтерскому журналу.

Весьма важным и информационно емким регистром аналитического учета является ежедневная ведомость остатков по бухгалтерским счетам по бухгалтерским счетам первого и второго порядков, лицевым, балансовым и внебалансовым счетам.

Регистрами синтетического учета являются ежедневные оборотная ведомость и сальдовый баланс. Ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым счетам. По внутримесячным датам обороты приводятся только за данный день. Кроме этого, на 1-е число оформляют оборотную ведомость за месяц, на квартальные и годовые даты — накопительными оборотами с начала года.

В балансах находят отражение остатки по всем счетам в результате совершенных за день операций. В отличие от бухгалтерских балансов других субъектов предпринимательской деятельности статьи в балансе банка располагаются в полном соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета. Если баланс по форме, утвержденной Минфином РФ, имеет, как известно, форму двусторонней таблицы (слева актив, справа — пассив), то банковский баланс формируется строго по вертикальной схеме. При таком построении статья актива по балансовым счетам может размещаться непосредственно вслед за пассивной статьей, а последняя — сразу за активной.

Баланс в банках по балансовым счетам (главы А плана) составляют по счетам второго порядка с выведением итогов по счетам первого порядка и каждому разделу плана счетов бухгалтерского учета. По каждому счету второго порядка в отдельных графах показывают суммы в рублях, суммы в иностранной валюте в рублевом эквиваленте и итого в рублях.

По счетам учета предоставленных кредитов, депозитам и иным размещениям средств в кредитных организациях, приобретенным ценным бумагам приводятся суммы за вычетом резервов на возможные потери. Обратим внимание на то обстоятельство, что в балансе банка итоги по активу и пассиву показывают на одной строке.

Балансы банка без филиала (они официально считаются первичными) и балансы филиалов составляют в рублях и копейках, а сводные (консолидированные) — в тысячах рублей.

Баланс по операциям, совершаемым непосредственно банком, должен быть составлен — до 12 часов местного времени на следующий рабочий день, сводный баланс с включением балансов филиалов — до 12 часов следующего рабочего дня после составления первичного баланса.

Регистры синтетического учета, т.е. балансы и оборотные ведомости, подписываются руководителем банка и главным бухгалтером (либо их заместителями, если такое разрешено).

Вопросы для самопроверки

1. В чем специфика бухгалтерского учета в банковских учреждениях?

2. Отличается ли план счетов банковских учреждениях от типового плана счетов других коммерческих предприятий?

3. Для чего используются забалансовые счета в банковских учреждениях?

4. Какие активные статьи выделяют в балансах банковских учреждений?

5. Какие пассивные статьи выделяют в балансах банковских учреждений?

6. Какие существуют банковские документы?

7. Какие существуют клиентские документы?

8. Что такое лицевые счета?

9. Что такое бухгалтерский журнал?

10. Что такое кассовый журнал?

Список литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (Ч. I, II) – М.: Новая волна, 1996. – 468 с.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации: Части первая и вторая (по состоянию на 1 сентября 2007 года). – Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2007. – 584 с.

3. Федеральный закон. О бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129-ФЗ // Нормативные акты. – 1997. – № 1. – с. 80-86.

4. Федеральный закон. О внесении изменений и дополнения в Федеральный закон О бухгалтерском учете от 28.03.02 № 32-ФЗ // Финансовый вестник. – 2002. – № 5. – с. 80-83.

5. Журналы «Бухгалтерский учет», «Главбух», «Налоги».