4. Документация и документооборот

Используемые в практике учетно-операционной работы документы подразделяют на: специализированные банковские, унифицированные и разрабатываемые банком самостоятельно.

Специализированные банковские документы составляют по формам, утвержденным ЦБ РФ. Банк России разрабатывает также порядок использования таких документов.

Правилами ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях от 18 июня 1997 г. №61, утвержденными Приказом ЦБ РФ от 18 июня 1997 г. №02-263, предусмотрено, что каждый документ, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен иметь:

• котировку, т. е. обозначение«номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись;

• дату проводки;

• подпись бухгалтера, оформившего документ и совершившего операцию, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, кроме того, подпись контролирующего работника.

При совершении операций с использованием ЭВМ документ распечатывают на бумажном носителе его электронного образца, соответствующей бланку установленной формы, либо содержащей все реквизиты, предусмотренные бланком. При этом могут использоваться аналог собственноручной подписи, коды, пароли и иные средства, позволяющие однозначно идентифицировать ответственного исполнителя и контролера. Дата, котировка и аналог подписи фиксируются в электронном образце документа и обеспечиваются при его распечатке. Подписями работников банка либо их аналогами оформляются как те экземпляры документов, которые предназначены для хранения в качестве оправдательных по совершенным операциям, так и экземпляры, которые прилагаются к выпискам из счетов клиентов и к документам по межбанковским расчетам.

Документы по месту их формирования подразделяют на банковские и клиентские.

Банковские — это кассовые и мемориальные ордера, распоряжения кредитного отдела и др.

Кассовыми документами оформляются операции по приему и выдаче наличных денег. К приходным кассовым документам относятся: объявления клиентов на взнос денег в кассы банков; препроводительные ведомости к сумкам с денежной выручкой, инкассируемой банками; приходные кассовые ордера; квитанции в приеме денег.

Взносы наличных денег в кассы банка оформляются объявлениями разных форм в зависимости от видов платежей. Они отличаются друг от друга составом реквизитов и количеством экземпляров в комплекте, что обусловлено особенностями документооборота.

Клиенты при взносе наличных денег заполняют комплект документов 0402001, состоящий из объявления, ордера в кассу и квитанции. При взносе наличных денег, зачисляемых в доходы государственного бюджета, применяется форма, содержащая данные бюджетной классификации. При уплате штрафов указывается также дата и номер постановления о наложении штрафа, наименование органа, его наложившего.

К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходные кассовые ордера. Чековые книжки выдаются клиентам банкам по их заявлениям. На каждом бланке книжки банк указывает наименование клиента — владельца счета и банка, выдавшего чековую книжку. Чеки заполняются клиентами, а в чековой книжке остается корешок с указанием: кому, когда и в какой сумме выдан чек. Корешок чеков используется для последующего контроля. Чеки подписываются правомочными должностными лицами юридических лиц и скрепляются оттиском печати.

Объявления о взносе наличных денег в кассу банка и чеки должны быть обязательно заполнены чернилами или шариковой ручкой. Наименование владельца счета, номер счета и наименование банка в чеках могут обозначаться штемпелями.

Расходные кассовые ордера применяют при совершении внутрибанковских операций: выплате заработной платы персоналу, выдаче авансов и др. Эти ордера оформляют также при некоторых расчетах с клиентами, например, выплате вкладов, выдаче процентов.

Мемориальные ордера выписывают по операциям, совершаемым без документов клиентов, а также при частичной оплате платежных или инкассовых поручений. В частности их оформляют при выдаче ссуд персоналу, отражении начисления заработной платы и страховых платежей, процентов по кредитам, движении имущества, начислении амортизации, доходов т.п.

В мемориальных ордерах на частичную оплату инкассовых или платежных поручений, оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяют прописью.

Для сокращения записей в лицевых счетах по ряду операций составляют сводные ордера. Если к ним прилагают первичные документы, в таком ордере делают ссылку на количество приложений

Документы клиентов представляют собой платежные поручения, платежные требования — поручения, аккредитивы, чеки и др. Используют их для безналичных расчетов по операциям купли-продажи готовой продукции (товаров), расчетов за выполненные работы и оказанные услуги, а также при перечислениях налогов и платежей во внебюджетные фонды. По чекам банки выдают наличные деньги.

Платежные поручения, платежные требования-поручения выписываются, как правило, с использованием технических средств в один прием под копирку или путем размножения в количестве экземпляров, необходимом для банка и всех участвующих в расчетах сторон. Чеки выписываются от руки чернилами или шариковыми ручками. Помарки и подчистки в расчетных документах не допускаются. Лишь в платежных требованиях и поручениях возможно исправление работником банка номеров указанных клиентами своих счетов, например номеров расчетного на номер ссудного счета.