Документация по учету расчетов с персоналом по оплате труда:

• организационно-распорядительные документы (приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N T-1а), Личная карточка работника (форма N Т-2), личная карточка государственного служащего (форма N Т-2ГС), личная карточка государственного служащего (форма N Т-2ГС), штатное расписание (форма N Т-3), приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N T-6), график отпусков (форма N Т-7) и пр.);

• бухгалтерские документы (табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13), лицевой счет (форма N Т-54), расчетная ведомость (форма N Т-51), записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60), записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма N Т-61), платежная ведомость и пр.).

Корреспонденции по учету расчетов с персоналом по оплате труда

Содержание операции	Д-т	К-т
1. Начислена заработная плата, премии, отпускные работникам предприятия	20, 23, 25, 26, 44, …	70
2. Начислены пособия работникам за счет средств ФСС РФ	69	70
4. Учтены удержания из заработной платы работников: а) НДФЛ; б) неиспользованных подотчетных сумм; в) нанесенного работником ущерба; г) по исполнительным листам	70 70 70 70	68 71 73 76
5. Выплачены заработная плата, премии, отпускные работникам предприятия и т. д.	70	50, 51

Оборот по кредиту счета 70 отражается в журналах-ордерах № 10 (при начислении зарплаты по дебету 20-ых счетов) и 10/1 (при начислении зарплаты по дебету счетов 08, 44,69, 91). Оборот по дебету сч. 70, т. е. суммы выплат, удержаний и вычетов из зарплаты находит отражение в ж/о № 1 (по выданным авансам), в ж/о № 8 (по налогам, алиментам, при погашении займов).

8. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При отсутствии у организации своей кассы им разрешается выдавать кассирам организации или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы учреждения обслуживающего банка.

Основным видом операций с подотчетными лицами являются расчеты по командировкам. Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен договор.

Не могут быть направлены в командировку:

• беременные женщины;

• работники младше 18 (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов);

• женщины, имеющих детей в возрасте до 3-х лет;

• работники, имеющие детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;

• работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Важно учитывать, что если работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению. При этом в приказе о направлении в командировку оговаривают, что работник должен выехать в выходной день в связи с производственной необходимостью.

Работник, находящийся в служебной командировке, должен работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл, однако за рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

В соответствии с законодательством, выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией самостоятельно. В бухгалтерском учете командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере.

Однако существуют нормы на командировочные расходы, используемые при исчислении налога на прибыль, они регламентируются Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 93. Данным Постановлением установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных или полевого довольствия в пределах следующих норм: за каждый день нахождения в командировке на территории РФ – суточные в размере 100 руб.

С 01.01.08 также введен лимит суточных с целью расчета НДФЛ – 700 руб. – для командировок внутри страны 2500 руб. – для зарубежных командировок.

Согласно ст. 217 Налогового Кодекса (НК РФ), при оплате расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход командированного работника организации, подлежащий налогообложению, не включаются: суточные, выплачиваемые в пределах норм, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, прочие расходы.

Суточные, выплачиваемые работникам организации сверх норм, таким образом, включаются в совокупный доход работника и облагаются НДФЛ. Однако единым социальным налогом (ЕСН) данные суммы не облагаются, так как они не включаются в налоговую базу при расчете налога на прибыль, но страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастного случая или профессиональных заболеваний на них начисляются.

Важно отметить, что с 01.01.02 г., согласно главе 25 НК РФ, не существует норм по расходам, связанным с оплатой найма жилья (причем как при наличии подтверждающих документов, так и при их отсутствии). Следовательно, расходы по проживанию командированных лиц принимаются в целях налогообложения прибыли без ограничения.

Согласно Положению № 62, определен срок предоставления авансового отчета командированного лица, вернувшегося из загранкомандировки – 10 календарных дней с даты окончания указанной служебной командировки. Для сравнения: срок предоставляемого авансового отчета работника, командированного внутри страны – 3 дня.

Документация по учету расчетов с персоналом по оплате труда

• организационно-распорядительные документы (приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а));

• бухгалтерские документы (командировочное удостоверение (форма N Т-10), авансовый отчет).

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Чаще всего счет 71 является активным.