Тема 1.3. Документация и инвентаризация

Цель изучения темы - дать студентам необходимый объем знаний, навыков, умений в области таких методов бухгалтерского учета как документация и инвентаризация.

В результате изучения темы студент должен:

- иметь представление о сущности документального отражения хозяйственных операций предприятия и порядке проведения инвентаризации;

- знать виды документов, применяемых для регистрации различных хозяйственных операций предприятия;

- уметь документально оформлять результаты инвентаризации.

Вопросы лекции:

1. Характеристика документов

2. Порядок проведения инвентаризации

1. Характеристика документов

Начальным этапом организации учета на любом предприятии является сплошное документирование всех хозяйственных операций путем составления первичных документов. Предприятия могут наряду с типовыми формами первичных документов (содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации), применять самостоятельно разработанные формы первичной документации, используя при этом соответствующие обязательные реквизиты (предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете») и обеспечивающие достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам первичной учетной документации относятся следующие:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование организации, от лица которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и стоимостном выражении;

• должности и личные подписи ответственных лиц.

Все первичные документы при этом можно разделить на три группы:

• организационно-распорядительные;

• оправдательные;

• документы бухгалтерского оформления.

Для обобщения, классификации и накопления информации, содержащейся в принятых к бухгалтерскому учету первичных учетных документах, и отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности предназначены регистры бухгалтерского учета.

При этом малое предприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении:

• единой методологической основы бухгалтерского учета, предполагающей ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;

• взаимосвязи данных аналитического и синтетического учета;

• сплошного отражения всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов;

• накапливания и систематизации данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления бухгалтерской отчетности.

2. Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация – периодическая проверка с целью точного установления фактического наличия, состава и физического состояния материальных ценностей (основных средств и оборотных фондов) в натуре, а также денежных средств на данный момент (одновременно оценивается и состояние учета в организации). В соответствии с законодательством РФ в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации периодически проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Такими случаями являются:

• передача имущества организации в аренду;

• выкуп, продажа, а также преобразование государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;

• составление годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Порядок и содержание работы по проведению инвентаризации имущества организаций определяются в соответствии с приказом Министерства финансов РФ «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых средств» от 13 июня 1995 г. N 49. В обобщенном виде, сокращенно, они заключаются в следующем.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и о принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике, шкафу, сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Вопросы для самопроверки

1. Какова роль документации как метода бухучета?

2. Что такое документ?

3. Что такое первичные документы?

4. Как классифицируются первичные документы?

5. Каковы обязательные реквизиты первичной учетной документации?

6. Что такое инвентаризация?

7. В каких случаях обязательно проводится инвентаризация?

8. Кто входит в состав инвентаризационной комиссии?

9. Обязательно ли присутствие материально ответственного лица при проведении инвентаризации, почему?

10. Как оформляются результаты инвентаризации?

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации: Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. // Российская газета. – 1993. – 25 декабря.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (Ч. I, II) – М.: Новая волна, 1996. – 468 с.

3. Федеральный закон. О бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129-ФЗ // Нормативные акты. – 1997. – № 1. – с. 80-86.

4. Федеральный закон. О внесении изменений и дополнения в Федеральный закон О бухгалтерском учете от 28.03.02 № 32-ФЗ // Финансовый вестник. – 2002. – № 5. – с. 80-83.

5. Астахов В. П. Теория бухгалтерского учета: Учеб. пособие для вузов по направлению «Экономика», спец. «Бухучет, анализ и аудит». – 6-е изд. перераб. и доп. – Ростов н/Д: МартТ, 2003. – 512 с.

6. Бабаев Ю. А. Теория бухгалтерского учета: Учеб для эконом. спец. вузов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 304 с.

7. Кожинов В. Я. Основы бухгалтерского учета. М.: СПС «Гарант», 2005.

8. Теория бухгалтерского учета: Учебник/П. С. Безруких, Н. П. Кондраков, В. Ф. Палий и др. Под ред. П. С. Безруких, 3-е изд. перераб. и доп. – М.: Бухгалтерский учет, 2005.