Тема 11 контроль як функція менеджменту
Поняття, зміст і види контролю
Контроль – це обов’язкова функція менеджменту, яка є заключною стадією управлінського процесу і відіграє роль зв’язуючої ланки між керуючою і керованою системами. Контроль – це таке регулювання організаційної діяльності, коли деякі заплановані елементи ставляться у визначені межі.
Суб’єктами контролю виступають органи, підприємства, установи, організації, окремі підрозділи.
Об’єктами контролю є: місії, цілі і стратегії, процеси, функції і завдання, параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, структурні підрозділи та окремі виконавці.
Правильна постановка контролю вимагає дотримання єдності трьох стадій:
установлення фактів;
критична їх оцінка;
розробка заходів впливу на керований об’єкт у потрібному напряму.
Завдання контролю:
Пристосування до змін середовища;
Обмеження нагромадження помилок.
Долання складних організаційних проблем.
Мінімізація витрат.
Контроль поділяється на внутрішній (самоконтроль) і зовнішній.
Зовнішній контроль здійснюється керівництвом або спеціальними співробітниками – контролерами.
Ідея зовнішнього контролю базується на тому факторі, що люди формально краще виконують свої обов’язки, якщо знають, що за ними спостерігає керівник або його посередник.
Успішність зовнішнього контролю залежить від ряду обставин:
необхідно передбачити так званий „захист від хитруна”, тобто від того, хто, нічого не роблячи, намагається створити видимість активної та сумлінної праці, показати керівництву не те, що є насправді, а те, що воно жадало б бачити;
цілі, які ставляться перед людьми в системі зовнішнього контролю, повинні бути достатньо складними, щоб виконавці „не засинали на ходу”, щоб не залишалося місця для ледарів;
за результатами зовнішнього контролю обов’язково повинно випливати заохочення або, якщо необхідно, і покарання.
В межах внутрішнього контролю виконавці самі стежать за своєю працею та її результатами і вносять у міру необхідності корективи у власну діяльність.
Головне завдання внутрішнього контролю полягає в тому, щоб завчасно відслідковувати проблему і знаходити шляхи її вирішення, а не схопити кого-небудь за руки і покарати.
Умовою впровадження самоконтролю є перевага групових форм праці та прийняття рішень.
В залежності від змісту і сфери виділяють контроль:
1. Економічний.
2. Соціальний.
3. Екологічний.
4. Технологічний.
Форми економічного контролю:
попередній. Здійснюється до завершення фінансово-господарських операцій для запобігання незаконного або економічно недоцільного використання ресурсів.
поточний. Проводиться у процесі здійснення фінансових і виконання господарських операцій.
наступний. Проводиться після здійснення витрати і надходження доходів на основі матеріалів обліку і звітності.
безпосередній.
самоконтроль.
За джерелом використання інформації виділяють: документальний контроль, візуальний контроль.
За системами контролю виділяють: фінансовий контроль; бюджетний (кошторисний) контроль; контроль якості; контроль товарно-матеріальних запасів; операційний контроль.
За рівнями контролю виділяють:
1. Операційний – охоплює процеси, які організація використовує для трансформації ресурсів у продукцію або послуги.
2. Фінансовий контроль – стосується фінансових ресурсів організації.
3. Структурний контроль – покликаний стежити за тим, як елементи організаційної структури слугують наміченим завданням.
Принципи контролю:
Принцип постійності і оперативності
Принцип об’єктивності
Принцип оптимальності. Негативними явищами є як надмірність, так і брак контролю.
Масовість і гласність. Контроль повинен бути всеохоплюючим.
Планова основа контролю
Чітка стратегічна спрямованість системи контролю, яка задається основними пріоритетами розвитку компанії.
Принцип гнучкості. Відповідність контролю не лише процесам планування, а й змінам у структурі організації.
Економічність системи контролю. Перевищення користі від контролю над витратами на його проведення.
Індивідуалізованість контролю. Його націленість на конкретні процеси, результати, людей.
Процес контролю
У практиці управління існує свого роду технологія контролю. Вона складається з 5 основних елементів:
Концепція контролю: здійснюється вибір між контролем як системою, процесом та поодинокими перевірками; визначають предмет і мету контролю, контролюючий орган.
Регулярність та ефективність контролю.
Норми контролю: етичні, правові, виробничі, моральні тощо.
Види контролю.
Обсяг та область контролю: він може бути повним, суцільним, епізодичним, вибірковим.
В основу створення всіх систем контролю повинні бути покладені такі вимоги-критерії:
- ефективність контролю – визначається вдалість, його корисність;
- ефект впливу на людей – висвітлюється питання, чи викликає в працівників технологія контролю позитивні стимули або негативні, стресові реакції;
- виконання завдань контролю – контроль повинен визначити відхилення в системі управління організацією, сприти їх усуненню, розробці ефективних рішень;
- визначення меж контролю – контрольні заходи не можуть здійснюватися безмежно.
Процес контролю має вигляд (рис. 11.1):
Стандарт контролю – це контрольна цифра, з якою будуть порівнювати фактичне виконання]. Відповідно, затвердження стандартів контролю – це визначення нормативних контрольних показників, з якими будуть порівнювати фактичні дані і оцінювати виконання.
До стандартів контролю можна висунути ряд вимог:
- вони повинні відповідати цілям організації;
- повинні бути виражені у показниках.
Окрім визначення нормативних показників, на цьому етапі необхідно визначити показників виконання. Це – визначники виконання, які надають інформацію, що прямо стосується контрольованого об’єкта.
Оцінка виконання повинна бути сталою для більшості організацій, а щоб підвищити ефективність контролю, - ще й обґрунтованою.
Порівняння показників виконання зі стандартними передбачає визначення наявності відхилення фактичних даних від нормативних (бажаних). У випадку відсутності відхилень, менеджери не втручаються у процес виконання (варіант status quo), при потребі відбувається процедура затвердження додаткових стандартів для виконання нової роботи.
Якщо мають місце відхилення – визначається причина таких відхилень. У випадку, якщо причина відхилень пов’язана у помилках при виконанні роботи – відбувається виправлення порушень і доведення виконання до стандартів. Якщо ж виявляється, що причиною невиконання є нереальні показники стандартів контролю, відбувається перегляд і зміна таких стандартів.
Перегляд стандартів також відбувається, якщо показники виконання значно кращі, аніж стандартні. У цьому випадку констатується факт занижених стандартів і вони піднімаються до рівня виконання.
Система забезпечення контролю на підприємстві
Процес контролю складає основу управління за відхиленнями, яке на сьогоднішній день отримало широке поширення в деяких західних фірмах.
Зміст управління за відхиленнями полягає в тому, що всі цілі, які стоять перед організацією та її підрозділами, і які містяться в планах або існують самостійно, формалізуються в систему нормативів, відхилення від яких, виявлені в результаті контролю, служать основою для прийняття управлінських рішень.
Система забезпечення контролю складається із таких підсистем: інформаційна; кадрова; технологічна; фінансова.
Система інформаційного забезпечення полягає у розробці стандартів до яких прирівнюються явища, що контролюються, а також наявності доступу до інформації. Інформація:
Зовнішня і внутрішня;
Планова і фактична.
Кадрова – забезпечення підприємства кваліфікованими спеціалістами, які здійснюють зовнішній контроль. Також система навчання персоналу щодо внутрішнього контролю.
Технологічна – наявність технологічних засобів для спецконтролю.
Фінансова – забезпечення фінансовими ресурсами процесу контролю.