48. Интегрированные пакеты программных продуктов. Состав программного обеспечения офиса.

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области. В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

• программа анализа и составления расписаний;

• программа презентации;

• графический редактор;

• программа обслуживания факс-модема;

• сетевое программное обеспечение;

• программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов (ИП). В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют:

• текстовый редактор;

• электронная таблица;

• система управления базой данных;

• средства телекоммуникаций;

• графические возможности, т. е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.

Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или, похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

49. Интегрированные пакеты программных продуктов. Рынок офисных программных продуктов.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта:

• Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office);

• Smart Suite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM);

• Microsoft Office фирмы Microsoft.

Назначение офисных программных пакетов – обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия в целом.

49. Интегрированные пакеты программных продуктов. Анализ офисного пакета прикладных программ Microsoft Office.

Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office. До последнего времени ведущими разработчиками данного вида программного обеспечения были три известные компании - Microsoft, Novell и Lotus Development. Созданные ими программные пакеты предлагают много схожих средств и возможностей и ориентированы практически на один и тот же сектор рынка (для «простого» пользователя).

Корпорация Microsoft выпустила программный продукт, который обеспечивает пользователя полным набором средств для повседневной работы, а сотрудников офиса – средствами для автоматизации их деятельности и совместной продуктивной работы. Речь идет о программном продукте - Microsoft Office для Windows.

Microsoft Office - это семейство программных продуктов. Иными словами, все приложения семейства Office создают единую среду, взаимодействуя друг с другом. При этом пользователь может не задумываться над тем, в каком приложении создать тот или иной документ. Он просто указывает тип объекта, с которым собирается работать (текст, таблицы, графика), и то, как эти объекты должны быть встроены один в другой или взаимодействовать друг с другом.

Наибольшее распространение (90% рынка) получил пакет программ Microsoft Office Professional. Этому способствовала и полнота комплекта, обеспечивающего решение всех основных задач автоматизации делопроизводства на одном автоматизированном рабочем месте, и абсолютно строго проведенная унификация интерфейса продукта, позволяющая пользователю не тратить время на освоение непривычных терминов и команд, и преобладание IBM-совместимых компьютеров по сравнению с другими компьютерами, и альянс Intel-Microsoft, и широкое распространение MS Windows). Windows поставляется вместе с несколькими прикладными программами, среди которых текстовый редактор Word-Pad, графический редактор Paint и программа связи Hyper Terminal, стандартные программы (часы, калькулятор, номеронабиратель и др.), которые помогут организовать и упростить работу.

Microsoft Office представляет собой средство, дающее возможность пользователю оперировать не файлами и приложениями, в которых они создаются, а просто документами, что позволяет облегчить поиск нужных документов и объединить данные и объекты, созданные в разных программах пакета, в единый документ, для чего используются Internet и интрасети с серверами Web.

В Microsoft Office входит программа, объединяющая все эти инструменты - это Microsoft Office Manager. Данный диспетчер документов позволяет:

• распределять документы по различным папкам в соответствии с их назначением, один и тот же документ может находиться в нескольких папках одновременно. При этом пользователь имеет дело не с малоинформативными именами файлов и каталогов, а с именами документов и папок произвольной длины;

• просматривать документы выборочно по именам, задавая определенные критерии поиска;

• редактировать документы, вызывая соответствующую программу.

Расширенная версия MS Office содержит: Word (текстовый процессор), Excel (табличный процессор), Access (система управления базой данных), PowerPoint (подготовка презентаций), Outlook Express (электронная почта и персональный диспетчер), FrontPage (средство создания Web-узлов), Publisher (настольная издательская система).

Word – текстовый процессор – исторически самое первое и наиболее широко используемое приложение. Раньше подобные программы назывались текстовыми редакторами, но сегодня этот термин не отражает их возросших возможностей. Помимо работы собственно с текстом (набор, редактирование, форматирование, автоматическая проверка правописания, составление автореферата и т.д.) Word позволяет создавать в тексте таблицы, графики, иллюстрации и пр. с их автоматической нумерацией и формированием перекрестных ссылок. В результате можно подготовить документ любой сложности и объема. То есть Word представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов, элементов электронных таблиц, гипертекстовой технологии.

Excel – табличный процессор - средство обработки любой экономической информации, если ее можно представить в табличном виде. Позволяет составлять отчеты самых разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм. Позволяет производить вычислительные операции. Также представляет собой интеграцию элементов текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии.

Access –система управления базами данных – реализует реляционный подход к структурированию информации с ограниченным объемом, задаваемым емкостью оперативной памяти компьютера и двумерным представлением данных в виде строк и столбцов. Access работает с теми же таблицами что и Excel, но при этом данные хранятся на внешних носителях информации и таблицы связаны между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками. Здесь также наблюдается интеграция электронных таблиц, систем управления базами данных, графических редакторов и гипертекстовой технологии. Access может использоваться для создания локальных баз данных, ведения личных каталогов по различным тематикам и т.д.

PowerPoint – подготовка презентаций докладов, иллюстративного материала, для визуального отображения основных тезисов. Подобные программы основаны на синтезе текстовых и графических редакторов с гипертекстовой и мультимедийной технологиями. С помощью Power Point можно подготовить слайды для выступления, графические заставки для видеофильмов и т.д.

Outlook – почтовая система и персональный диспетчер включает адресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятельности, электронную почту и другие полезные функции. Здесь наблюдается конвергенция текстового процессора, электронной почты, систем индивидуального планирования заданий. Outlook можно использовать не только для планирования личной деятельности, но и для групповой. При работе в одной локальной сети с его помощью можно просмотреть расписание мероприятий сотрудников и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время для проведения совместных мероприятий. При этом в каждом индивидуальном плане сформируется соотвествующее уведомление.

FrontPage – средство создания и поддержки Web-узлов. Web-узел - это набор специально оформленных Web-страниц, связанных между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками. FrontPage позволяет приобрести навыки в освоение первых шагов Web-дизайна, создать как личный Web-узел, так и Web-узел для Интернет.

Publisher – настольная издательская система выполняет многие функции Word (формирование содержания документа), но результатом ее работы является документ в виде высококачественного полиграфического издания: буклеты, каталоги, пригласительные билеты, поздравительные адреса и т.д.