42.Автоматизация офиса. Понятие электронного офиса.

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами - работу в электронном офисе. По степени возможности перехода к работе в электронном офисе выделяют:

• электронную обработку данных, с использованием персональных компьютеров, т.е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач;

• автоматизацию управленческой деятельности,

• вычислительные средства, включая супер-ЭВМ и персональные компьютеры, используемые для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений.

Сюда же можно отнести автоматизированные информационные технологии поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики.

К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время автоматизированные информационные технологии, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений, которые ориентированы:

• на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей;

• создание наиболее благоприятных условий выполнения, профессиональных функций;

• качественное и своевременное информационное обслуживание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

• один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

• печатающие устройства;

• средства копирования документов;

• модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);

• сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

• стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

• проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов средств вычислительной и другой техники, математических методов И моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. Однако современные специалисты, работающие в компьютерной среде, отличаются от тех, которые трудились десять лет назад, когда преобладающей была технология централизованной обработки информации в вычислительных центрах.

В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами; базами данных конкретного предприятия (организации) в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.

Электронные офисы, решающие сложные задачи и требующие поддержки экспертных программ, составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Специалисты таких офисов кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся на рынке ситуаций (со сбытом продукции или услуг, финансовым положением предприятия и т. п.) вынуждены использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, т. е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области. Обработанные по определенным правилам такие сведения позволяют формировать стратегию в области Менеджмента и маркетинга, подготавливать обоснованные решения для поведения на финансовых и товарных рынках.