2. Ознайомлення з інформаційною системою «Операційний день банку»

Неодмінною умовою ефективної роботи банківської установи в умовах ринку є постійне оновлення банківських технологій, основу яких складають автоматизовані інформаційні системи (АІС) управління банківською діяльністю.

Операційний день банку – це діяльність банку протягом робочого дня, що пов’язана з реєстрацією, перевірянням, вивірянням, обліком, контролем операцій (у тому числі, прийманням від клієнтів документів на переказ і документів на відкликання, та здійсненням їх оброблення, передавання та виконання) з відображенням їх у балансі.

Здійснення операційної діяльності банку ВТБ покладено на фахівців Бек та Фронт-офісів. Функції Фронт-офісу виконують працівники, що укладають угоди, ідентифікують операцію, формують первинний документ, а також ініціюють активні та пасивні операції з клієнтами банку.

Відповідальність за укладання договорів відповідно до законодавства України, ідентифікацію операцій, формування первинних документів і оцінку ризиків несуть ініціатори операцій.

Ідентифікація операції передбачає її докладний опис, який має містити потрібну інформацію для різних підрозділів ВТБ банку та внутрішнього аудиту, а саме:

• тип операції (міжбанківські розрахунки, операції з клієнтами банку, розрахунки за власними операціями тощо);

• номер та дату договору;

• конкретні строки (початок та завершення) операції згідно з договором;

• дані про контрагента;

• зміст операції (кредит, депозит, тип процентної ставки тощо);

• первинні документи;

• відповідальних виконавців (у тому числі за ініціювання операції, за реєстрацію та контроль за її проведенням).

Виконувати функції фронт-офісу можуть працівники казначейства, кредитних, депозитних підрозділів, підрозділу, що здійснює операції з цінними паперами, а також інших підрозділів ,які відповідають за ініціювання активних та пасивних операцій з клієнтами банка. Дотримання відповідних процедур реєстрації, перевіряння, вивіряння, обліку операцій та контроль за їх проведенням забезпечують працівники, які виконують функції бек-офісу банку та взаємодіють з підрозділами фронт-офісу, банківськими установами, іншими контрагентами, у тому числі з податковими органами та органами статистики.

Працівники, які виконують функції Бек-офісу банку, відповідають за:

• перевіряння отриманих від Фронт-офісу документів на паперових та/або електронних носіях щодо достовірності наданої інформації;

• реєстрацію операцій та договорів (угод) в САБ;

• перевіряння підтверджень про здійснення операцій, що надійшли від контрагентів, та/або надсилання підтвердження контрагенту про надходження коштів (може виконуватись автоматично за допомогою програмного забезпечення з наданням чіткої та зрозумілої інформації про результати перевірки);

• проведення перевіряння лімітів за контрагентами;

• своєчасну підготовку, перевіряння та оформлення платіжних інструментів відповідно до нормативно-правових актів Національного банку;

• перевіряння правильності відображення операцій;

• зберігання інформації про операції (вся електронна інформація має зберігатися в захищеному від модифікації вигляді);

• нарахування процентів за кредитами і депозитами, комісійних тощо;

• контроль за обробленням даних, здійсненням розрахунків, виконанням договорів.

Під час контролю за виконанням укладених договорів працівники Бек-офісу перевіряють:

- наявність усіх документів за відповідною операцією та своєчасність їх подання до відповідного підрозділу банку;

- відповідність операції законодавству України та прийнятим банком операційним процедурам, установленим лімітам (будь-які відхилення від установлених процедур і лімітів мають бути додатково узгоджені з керівництвом банку);

- пояснення щодо будь-яких одноразових відхилень від установлених процедур і лімітів.

У разі виявлення порушень результати перевірки мають бути оформлені відповідним документом (акти, протоколи тощо).

Організацію операційної роботи в банку регламентують:

• положення про структурний підрозділ банку;

• посадові інструкції працівників структурних підрозділів банку (філій, відділень);

• режим операційного часу та операційного дня;

• розпорядчі документи керівника відповідного підрозділу про надання повноважень на виконання операцій, підписання документів та здійснення контрольних функцій;

• зразки підписів посадових осіб банку, які мають право розпорядчого, виконавчого, контрольного, першого та другого підписів.

Режим роботи банку встановлюється таким чином, щоб забезпечити правильне та своєчасне оформлення розрахункових документів, які надходять до банку, виконання банківських операцій, відображення їх в бухгалтерському обліку та складання щоденного балансу, а також передбачає початок та завершення операційного дня та операційного часу.

По закінченні операційного дня обов’язково формується щоденний оборотно-сальдовий баланс, регістри аналітичного обліку, зведена довідка про касові обороти, звіт касира про здійснені касові операції, касові документи, заповнюється авансова заявка, на видачу готівки касовим працівникам для роботи у вечірній касі, та інші регістри за операціями, що здійснені з використанням відповідного програмного забезпечення.

У ринковій інфраструктурі банки виконують обслуговуючі функції, найважливішою з яких є залучення грошових коштів із зовнішнього середовища і розміщення їх з максимальною прибутковістю та допустимим ризиком. Банки акумулюють вільні кошти юридичних і фізичних осіб у формі депозитів, ощадних внесків, цінних паперів, розміщують їх у кредитах, сприяють платіжному обороту в економіці країни, виконуючи платіжні операції клієнтів, оплату переказів, чеків, векселів.

Неодмінною умовою ефективної роботи банківської установи в умовах ринку є постійне оновлення банківських технологій, основу яких складають автоматизовані інформаційні системи (АІС) управління банківською діяльністю.

АІС управління банківською діяльністю – це інтегрована банківська інформаційна система з телекомунікаційним зв’язком із зовнішнім світом, що забезпечує ведення бухгалтерських й операційних записів багато валютної та багатофілійної роботи банків будь-якого типу в реальному масштабі часу.

Як і будь-яка система, АІС складається з підсистем, які, у свою чергу, складаються з елементів. Функціональну структуру АІС управління банківською діяльністю утворюють такі системи: підсистема 01 «Операційний день банку» (ОДБ), підсистема 02 «Управління кредитними операціями» (УКО), підсистема 03 «Ведення валютних операцій» (ВВО), підсистема 04 «Управління цінними паперами» (УЦП), підсистема 05 «Каса», підсистема 06 «Квітування», підсистема 07 «Планування та прогнозування банківської діяльності», підсистема 08 «Управління акціонерним капіталом банку», підсистема 09 «Маркетинг і реклама», підсистема 10 «Клієнт», підсистема 11 «Обмін», підсистема 12 «Вкладники», підсистема 13 «Звітність», підсистема 14 «Факторингові послуги», підсистема 15 «Лізингові послуги».