Тема 6. Документирование, инвентаризация, техника и формы бухгалтерского учета

Изучив материалы темы, Вы сможете:

– определить понятие бухгалтерского документа и его роль в получении первичной учетной информации о состоянии средств и источников их образования;

– уяснить документооборот и его значение;

– изучить сущность и значение бухгалтерских регистров;

– понять формы бухгалтерского учета;

– дать классификацию документов;

– освоить способы исправления ошибок в бухгалтерских регистрах.

Все хозяйственные операции должны оформляться на основе первичных оправдательных документов. Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке и имеющее юридическую силу письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной деятельности, составленное в момент его совершения.

К документам предъявляются следующие требования:

- точность и полнота отражения фактов хозяйственной деятельности;

- своевременность составления и ясность содержания;

- соблюдение установленных форм и реквизитов.

Порядок документирования хозяйственных операций определен Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11 1996 г. № 129-ФЗ и «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.

Любой документ должен содержать ряд показателей (реквизитов). Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные:

- наименование документа (формы), код формы;

- дата составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- количественная и стоимостная оценка факта хозяйственной деятельности;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной деятельности и правильность его оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Записи в первичных документах производятся чернилами, шариковыми ручками.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций, назначением документов, технологией обработки учетной информации. Это:

- номер документа;

- расчетные счета организации;

- основание для совершения хозяйственной операции.

Рассмотрим классификацию документов.

1. По месту расположения реквизитов в документе форма документа может быть зональной, анкетной, табельной.

2. По характеру операций формы документов бывают:

Типовые (для однородных операций – кассовые ордера) и специализированные.

Чтобы исключить возможность повторного использования документов, ряд документов подлежит погашению штампом «получено» или «оплачено» с указанием даты и подписи.

3. По назначению: распорядительные (приказы, доверенности, накладные на выполненные работы, чек на получение наличных, платежное поручение), оправдательные или исполнительные (накладная на получение товара, акт на списание товарно-материальных ценностей, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер), бухгалтерского оформления (ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, амортизации, расчеты отклонений от нормативной себестоимости) и комбинированные (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость).

4. По степени обобщения: документы первичного и вторичного оформления.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент совершения факта хозяйственной деятельности: о поступлении или отпуске материалов (приемные акты, требования, ЛЗК), об отгрузке продукции (накладные, счета-фактуры), о начислении зарплаты (табель учета рабочего времени).

Вторичные документы составляются на основе первичных документов и предназначены для равномерного накопления и обобщения учетной информации: материальный отчет складского имущества, накопительные ведомости, книги учета, авансовый отчет.

5. По содержанию хозяйственных операций:

Материальные (акты приема-передачи), денежные (чеки, выписки из банка, кассовые ордера, квитанции, займы, марки, облигации, сберегательные сертификаты), расчетные (платежные поручения, расчетные чеки, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты).

6. По способу охвата хозяйственной деятельности:

Разовые (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования) и накопительные (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта на месяц).