Задания:

1. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

2. Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества « Ирмень» по вопросу поставок легких автомобилей за сданное зерно.

3. Составить письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливноэнергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

4. Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации « Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.

5. Составьте договорное письмо о подписании договора товарищества « Алекс» на поставку строительных материалов.

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите виды писем?

2. Каковы правила составления писем?

2.5 Информационно-справочные документы

2.5.1справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, например отражающий основную деятельность организации, подтверждающий сведения биографического или служебного характера и т.п.

Справки бывают двух видов:

• содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

• выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов.

Справки в зависимости от их адресной напрвленности могут быть внутренними и внешними. Внешнюю справку оформляют на общем бланке предприятия, а внутреннюю – на стандартном листе бумаги А4.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, оформляются на унифицированных бланках с использованием трафаретного текста и подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером либо руководителем и заведующим отделом кадров.

Образец справки см. приложения.

2.5.2 Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его сложившейся ситуации, имевшем факте, каком-либо вопросе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Докладные записки могут быть как внутренними (направленными в структурное подразделение), так и внешними (направленными в вышестоящую организацию). Докладные записки оформляются на простом листе бумаги формата А4. Если докладная записка адресована руководителю учреждения, то достаточно подписи составителя, а если она направлена в вышестоящие инстанции , то необходима подпись руководителя учреждения –отправителя.

Образец докладной записки см. приложения.

2.5.3. Объяснительная записка – документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.

Объяснительная записка адресована конкретному должностному лицу, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

Можно выделить две группы объяснительных записок:

• сопровождающие основной документ и поясняющие его содержание;

• составляемые в связи с какими-либо происшествиями, поступками, поведения отдельных работников.

Объяснительную записку подписывает составитель.

Образец объяснительной записки см. приложения.

2.5.4 Служебная записка – документ, составляемый работником или руководителем подразделения по вопросам материально-технического характера, информационного или хозяйственного обеспечения и адресуемый руководителю или специалисту другого структурного подразделения.

Служебная записка оформляется на листе формата А4 и содержит те же основные реквизиты, что и внутренняя докладная записка.

Текст такого документа состоит из двух частей:

• обоснования;

• предложения, просьбы, заявки.

Служебную записку подписывает составитель или руководитель подразделения.

Образец служебной записки см. приложения.

2.5.5 Акт – документ, составленный несколькими лицами (не менее двух) для подтверждения установленных событий, фактов.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт списания материалов, акт приема работ по договору, акт прима –передачи документов и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Текст акта состоит из трех частей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются: основание для составления акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Слово "Основание" начинает текст акта и печатается от левого поля. Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова "Присутствовали", напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии присутствующих.

В констатирующей части, которая начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения.

Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Перед текстом акт имеет заголовок. Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов. Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены, помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они прилагаются к нему. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата).

В третий части указаны выводы, но она необязательна для оформления.

Образец акта см. приложения.

2.5.6 Телеграмма - документ, передаваемый по телеграфной сети. В зависимости от того насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная», и т.д. категория телеграммы указывается перед адресатом.

Телеграмма оформляется анна специальных бланках, а в случае их отсутствия – на обычном листе бумаге. Печатают телеграмму в 2-х экземплярах: первый – на телеграф. А второй в дело. в телеграмме указывают точный адрес, который печатают прописными буквами. Текст телеграммы печатают тоже прописными буквами на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела. Адрес и текст пишут без переноса слов. Текст излагается предельно сжато по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка – тчк, запятая – зпт, кавычки – квч, скобки – скб. Словами пишутся такие знаки: - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), № (номер), ? (вопросительный знак), % (проценты) и др. даты обозначаются арабскими буквами и в строгой последовательности (число, месяц, год), так как пробелы между цифрами не ставят. Текст служебной телеграммы заверяется печатью.

Образец телеграммы см. приложения.

2.5.7 Телефонограмма – документ, передаваемый устно по каналам телефонной связи.

Образец телефонограммы см. приложения. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А4. Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале. Телефонограмма передается по телефону и записывается получателем, поэтому необходимо избегать сложных оборотов и труднопроизносимых слов. Текст должен содержать не более 50 слов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем.