Обработка исходящих документов

Составление проекта исходящего документа

↓

Проверка правильности оформления проекта документов

↓

Согласование проекта документа

↓

Подписание руководителем

↓

Регистрация документа

↓

Простановка исходящего номера на документе

↓

Проверка правильности адресования

↓

Отправка документа адресату

↓

Подшивка второго экземпляра (копии) в дело

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса или даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрационных массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).

регистрационно-контрольная карточка (РКК)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления и номер документа	Дата и регистрационный номер документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

оборотная сторона карточки

контрольные отметки (ход исполнения)

Фонд № Опись № Дело №

журнал регистрации входящих документов

Дата поступления	Регистра-ционный номер документа	Корреспондент (автор)	Дата документа	Номер документа	Краткое содержание документа
1	2	3	4	5	6

Резолюция или кому направлен документ					Дополнительные сведения о документе	Расписка в получении	Отметка об исполнении
Исполни тели	задание	Срок исполнения	Автор резолюции	Дата простановки резолюции
7	8	9	10	11	12	13	14

журнал регистрации исходящих документов

Дата Докумен та	Реги стра ционный номер документа	Корреспо ндент (получатель)	Краткое содержа ние документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения о документе	Отмет ка об испол нении
1	2	3	4	5	6	7	8

журнал регистрации внутренних документов

Дата документа	Регистра ционный номер документа	Краткое содержание	Кем подписан документ	Исполни тель	Допол нительные сведения о документе	Расписка в получе нии	Отмет ка об испол нении
1	2	3	4	5	6	7	8