2.3 Документы коллегиальных органов

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, различных деловых встречах. Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги.

Существует три вида протоколов:

• полные, в которых содержание доклада и выступлений, включая вопросы к докладчику, приводятся полностью (если доклад представлен в письменном виде, то текст доклада прилагается);

• краткие, включающий только сведения о председателе, секретаре, количество участников, перечень рассмотренных вопросов и формулировку принятых решений.

• сокращенные в которых указываются список присутствующих или приглашенных, порядковый номер вопроса на повестке дня и печатается заголовок к докладу, последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих, а название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

Образец протокола см. приложения.

Задания:

1. Составьте полный протокол общего заседания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. Развернуть работу и выделить для этих целей 315млн. руб.

2. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2008 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

3. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн. руб., а также зачитана объяснительная записка заведующего складом №2. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите Виды протоколов?

2. Каковы правила составления полного протокола?

3. Каковы правила составления краткого протокола?

4. Каковы правила составления сокращенного протокола?

2.4 Деловая переписка

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат для обмена информацией между организациями и пересылаются по почте (обычной или электронной), с курьером, по средствам факсимильной связи и т.п. Так как письма выступают связующим звеном между предприятиями, они занимают 80% входящей и исходящей документации.

Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы их легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением.

Письма могут состоять из одной основной части, без пояснений. Например: "Просим выделить 175 тысяч рублей для закупки оборудования", или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов.

Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты - адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии предложений. Подписываются должностным лицом о рамках его компетенции, Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе. Наименование вида документа не указывается.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - инициативные и ответные. Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Например, такие письма могут выражать просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который он отвечает.

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюция руководящего работника.

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

• гарантийное письмо;

• информационное письмо;

• сопроводительное письмо;

• письмо-извещение;

• письмо-приглашение;

• письмо-подтверждение;

• другие виды писем.

Образец письма см. приложения.