- •Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
- •Тема 1Документирование управленческой деятельности
- •3. Требования к оформлению реквизитов документов
- •4. Требования к бланкам документов
- •Тема 2. Система Организационно-распорядительнОй дЕятельности
- •2.1 Организационная документация
- •2.2 Распорядительные документы
- •2.3 Документы коллегиальных органов
- •Задания:
- •Вопросы для самоконтроля:
- •2.4 Деловая переписка
- •Задания:
- •Вопросы для самоконтроля:
- •2.5 Информационно-справочные документы
- •Задания:
- •Вопросы для самоконтроля:
- •Тема 3 документы по трудовым отношениям
- •Задания:
- •Тема 4 договорно-правовая документация
- •Тема 5. Претензионно - исковая документация
- •Тест Выберите один из предложенных вариантов
- •Раздел 2 технология работы с документами
- •Тема 1. Организация работы с документами
- •1.1 Обработка поступающих документов
- •Обработка исходящих документов
- •1.2Номенклатура дел
- •1.3 Оформление дел. Подготовка документов к архивному хранению Оформление дел.
- •Подготовка документов к архивному хранению.
- •Тест Выберите один из предложенных вариантов
- •Автобиография
- •Характеристика
- •Рекомендательное письмо
- •Трудовой договор
- •1. Предмет трудового договора
- •2. Общие положения
- •3. Оплата труда
- •4. Режим труда и отдыха
- •5. Виды и условия социального страхования
- •6. Права, обязанности и ответственность сторон
- •7. Иные условия трудового договора
- •(Распоряжение)
- •Личная карточка работника
- •I. Общие сведения
- •III. Прием на работу и переводы на другую работу
- •IV. Аттестация
- •V. Повышение квалификации
- •VI. Профессиональная переподготовка
- •VII. Награды (поощрения), почетные звания
- •VIII. Отпуск
- •IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
- •X. Дополнительные сведения
- •XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения)
- •Доверенность на получение заработной платы
- •Доверенность на управление имуществом (общая)
- •Внутренняя опись
- •Оглавление
- •Раздел 1. Документирование управленческой деятельности 3
- •Тема 1Документирование управленческой деятельности 3
- •Тема 2. Система Организационно-распорядительнОй дЕятельности 15
1.2Номенклатура дел
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В процессе деятельности предприятия, учреждения, организации и фирмы получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть через какое-то время.
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при четкой классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В одно дело помещают документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности с одним сроком хранения. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации или фирме и охватывать все документируемые участки работы. Номенклатура дел организации составляется канцелярией или службой Д О У.
Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел соответствует канцелярии или службе Д О У. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Названия дел в номенклатурах должны быть четкими и однозначными. Не допускается использовать формулировки названий, которые предполагают объединение в одном деле документов различной ценности с различными сроками хранения (например, годовые отчеты предприятия и переписка).
Номенклатуры дел бывают конкретные или индивидуальные, примерные и типовые.
Любую номенклатуру дел составляют в виде таблицы, разграфленной по установленной форме. В графе 1 порядковыми номерами закрепляется последовательность расположения названия дел. Порядковые дела становятся затем номерами дел по номенклатуре. Иногда к ним добавляются еще условные обозначения (буквами или цифрами) структурных частей организации. Так получаются индексы дел. Индексацию дел используют при регистрации документов: индекс дела по номенклатуре является частью регистрационного индекса документа.
Например, 01-06/ 124,
Где: 01- обозначение структурного подразделения,
06- порядковый номер заголовка дел в номенклатуре,
124- порядковый регистрационный номер этого документа.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Названия дел по номенклатуре переносят на обложки дел, и они становятся их заголовками. В результате документы по мере их исполнения будут попадать в те дела, которые заранее предусмотрены для них номенклатурой.
Графа 3 (количество дел, томов) в номенклатуре дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения, номера статей по перечню.
Обычно номенклатуры создаются в 4 экземплярах:
1 экз. – хранится в службе делопроизводства,
2-й - рабочий
3-й - учетный документ ведомственного архива,
4-й - передают в государственный архив.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения. Проекты номенклатуры дел подлежат обязательному согласованию с архивами.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи предприятия не меняются, номенклатура утверждается в том же виде. Однако не реже, чем один раз в 5 лет, номенклатура подлежит составлению и согласованию заново.