8.8.2.Презентации, их цели и особенности проведения

Презентация – самостоятельная акция, которая считается приемом. Презентация – это представление фирмы, новой продукции фирмы приглашенной аудитории.

Как правило, презентация проводится в следующих случаях:

• по случаю открытия или создания фирмы;

• по случаю ежегодной демонстрации новых достижений, новых видов продукции, нового лица компании.

При выходе на новые рынки сбыта также организуется презентация фирмы в стране, где открывается филиал, подразделение или представительство.

Презентации отличаются от пресс-конференций, прежде всего, большим количеством приглашенных от различных общественных кругов, большим акцентом на культурную программу, а главное – тематикой.

Если пресс-конференции обычно посвящены проблемным темам, то презентации связаны с определенными конкретными результатами в деятельности фирмы, к которым есть смысл привлечь внимание СМИ и общественности.

Проведение презентации включает такие этапы:

1. Определение целей и ее приоритетов в области привлечения новых клиентов, формирования имиджа фирмы, привлечения новых партнеров. В том числе выгодных поставщиков, инвесторов, улучшения отношений с местными органами власти, определенными кругами общественности.

2. Обоснование концептуализации презентации путем формирования идеи, определения места и сроков проведения, состава участников и размеров совокупных затрат.

Целесообразно начинать презентацию во второй половине дня, ее продолжительность не более 4 ч, в том числе торжественная часть и культурная программа – 1,5 – 2 ч; ужин или фуршет – 2.ч.

3. Разработка программы презентации. Назначается ответственный (ведущий), занимающий высокий пост в администрации фирмы и владеющий искусством оратора, навыками международного этикета. Как правило, сценарий презентации следующий:

• ведущий представляет руководителей фирмы и отдельных особо важных гостей;

• показываются рекламные видеофильмы длительностью 7-12 мин с сюжетами, отражающими идею презентации (инновационность, общественная значимость, актуальность и оригинальность объекта презентации);

• ведущий предоставляет слово руководителям фирмы для кратких сообщений на 2-3 мин с демонстрацией образцов, макета новых видов продукции, технологий;

• предоставляется время на вопросы присутствующих и ответы на них руководителей фирмы и ведущих специалистов;

• ведущий предоставляет слово гостям для выступления с пожеланиями, комментариями, поздравлениями, предложениями и конструктивными замечаниями; предусматривается вручение сувениров, памятных альбомов, значков, адресов;

• заключительная часть предполагает проведение банкета, фуршета, неформальный обмен информацией, контакты и другие формы делового общения.

Презентации могут сочетаться с выставкой, ярмаркой, деловой встречей, приемом делегации, проведением дня открытых дверей и т.п.

В зависимости от характера и целей проведения все презентации можно условно разделить на следующие виды:

• презентации нового товара или услуги;

• презентация новой технологии;

• презентация предприятия в целом или его отдельного подразделения;

• презентация группы новых сотрудников;

• презентация нового проекта или идеи;

• презентация достигнутых результатов предприятия, его структурного подразделения или отдельных работников.

Главная цель любой презентации – эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение всесторонней поддержки со стороны контактной аудитории.

Основные цели презентации следующие:

• формирование у потенциальных клиентов предприятия потребности в представляемом продукте;

• формирование у потенциальных потребителей нового продукта начального уровня знаний о его основных свойствах и характеристиках;

• оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке свойств презентуемого продукта и окончательном выборе;

• формирование потребности у потенциальных покупателей в приобретении именно презентуемого продукта у представляющего его предприятия;

• стимулирование сбыта товаров или эксплуатации услуг предприятия, проводящего презентацию за счет привлечения новых клиентов;

• увеличение числа и изменение качественного состава деловых партнеров предприятия;

• развитие конструктивного сотрудничества по различным вопросам с органами местного самоуправления и местной общественностью;

• формирование у различных категорий общественности определенного имиджа предприятия и благожелательного к ней отношения.

Перед подготовкой презентации специалисты РR должны четко ранжировать цели и проанализировать, а по возможности и отрегулировать состав аудитории, которая будет присутствовать на данной презентации.

При этом следует учесть, что аудитория может быть по-разному настроена:

• позитивно настроенная общественность;

• нейтрально настроенная аудитория (лица, случайно попавшие на презентацию);

• лица или группа общественности, изначально отрицательно (иногда, даже враждебно) воспринимающая, как презентуемое новшество, так и само предприятие, проводящее презентацию.

Этапы подготовки презентации можно условно представить следующим образом:

• определение места, сроков, времени и состава участников, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений и разработка схемы освещения предстоящего события в СМИ;

• оценка целесообразности и возможности приглашения на презентацию известных и знаменитых персон, а также представителей центральных СМИ;

• планирование начала презентации, ее основной части и завершающего этапа, составление сценария;

• распределение времени презентации по ее основным мероприятиям (обычно она занимает до двух часов с учетом резерва времени для ответов на вопросы аудитории после выступления основных докладчиков);

• определение приблизительной сметы расходов на проведение презентации;

• подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;

• подготовка основных докладчиков, написание и редактирование текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные вопросы аудитории;

• техническое обеспечение процесса презентации (средства оргтехники, компьютерное обеспечение, аудио- видеоаппаратура, синхронный перевод, связь, транспорт, охрана и т.п.);

• подготовка для распространения во время презентации информационно-рекламных материалов, подарков и сувениров ее основным участникам;

• подготовка культурно-развлекательной программы для участников презентации по ее окончании (концерт, экскурсия и т.п.), возможного банкета (обеда, коктейля, фуршета и т.п.) и других мероприятий.

Достаточно эффективным средством при проведении перезнтаций является демонстрация рекламных фильмов. Рекламные фильмы – мощное средство паблик рилейшнз, позволяющее бесплатно распространять информацию, так необходимую фирме. При подготовке видеороликов также необходимо:

• тщательно продумать сценарий фильма;

• определить цель, которую преследует демонстрация фильма;

• определить продолжительность, сроки подготовки и графики выполнения работ;

• решить вопросы материального обеспечения;

• установить живую связь между сценаристом, издательством, продюсером, режиссером и ответственным от фирмы за его выпуск.

Рекламные фильмы очень удобны при выезде на выставку, участии в международных симпозиумах, для показов на приемах, презентациях и во время других форм общения.