30 Управление рабочим временем. Правила планирования рабочего времени менеджера. Принцип Парето, авс-анализ.

Плановые периоды:

• долгосрочный (3-5 и более лет)

• среднесрочный (1-3 года)

• текущий (1 день-3 месяца-квартальные, месячные, декадные, недельные и дневные планы)

Планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени. Все планы должны составляться в письменном виде.

Применительно к принципу Парето говорят о «соотношении 80/20». Перенесение этой закономерности на работу руководителя означает, что в процессе работы за 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 2-% общего итога.

АВС-анализ в деятельности менеджера основывается на след закономерности:

• важнейшие дела (категория А) составляют около 15% количества всех дел руководителя.

• На важные дела (категория В) приходится около 20% общего числа.

• Менее важные и несущие дела (категория С) составляют около 65% общего числа дел.

Рекомендуется за самые важные дела категории А браться в первую очередь, чтобы обеспечить большую часть эффекта.

31 Методы изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени служащих.

-анкетный и устный опросы

(с целью изучения метода работника о том, насколько рационально организован его труд: четко ли определены обязанности, удовлетворяют ли его условия труда и раб место, какие у него есть предложения по совершенствованию орг-и труда и т.д.)

-фотография раб времени

(для установления структуры его затрат на протяжении периода наблюдений. Фото-я может быть сплошной – в течении всего раб-го дня – и выборочной. )

-самофотография раб-го времени

(учет затрат раб-го времени проводится непосредственно работающими под руководством служб НОТ)

-метод моментных наблюдений

(выборочный метод при массовых наблюдениях. при изучении содержания труда и затрат рабочего времени различных категорий ИТР и служащих. Фиксажным моментом , применительно к труда ИТР и служащих следует считать момент попадания наблюдаемого в поле зрения наблюдателя. При отсутствии работника на рабочем месте наблюдатель может получить сведения о причинах его отсутствия по отметке, сделанной работником в журнале. При проведении данных исследований рекомендуется заполнять лист наблюдения.

32 Работа менеджера с информацией. Чтение. Деловые совещания

Обработка информации должна быть упорядочена и систематизирована, ориентирована на достижение профессиональных и жизненных целей. Следовательно, менеджеры должны овладеть рациональными приемами работы с нею.

Это относится прежде всего к чтению. Поток различных материалов для чтения становится все более насыщенным, в результате менеджеры около 30% времени тратят на чтение. Поэтому большое значение играет рациональное чтение, благодаря чему экономится масса времени.

Деловые совещания – это важнейшая форма совместного обсуждения производственных, коммерческих, управленческих и иных вопросов, а так же способ выработки и принятия управленческих решений.

Преимущества деловых совещаний перед другими видами управленческой деятельности:

• Предлагаются и рассматриваются разнообразные подходы к решению проблем

• Усиливается ответственность и взаимопонимание между участниками совещания

• Предоставляется возможность свободного обмена мнениями по проблеме

• Используется значительный объем информации и знаний участников совещания

• Имеется возможность принятия обоснованных конкретных решений.

Недостатки дс:

• Размывание ответственности за принятое решение

• Влияние сильных личностей на принятие реш

• Подготовка требует значительных затрат времени и ср-в

Порядок подготовки дс:

1. определение целей и задач совещания

2. назначение ответственного

3. составление сметы затрат

4. дата, время совещания

5. определение места проведения

6. повестка дня

7. вопросы

8. список участников

9. докладчики

10. рассылка приглашений

В день проведения совещания необх провести регистрацию присутствующих, совещание начать вовремя, согласовать с участниками правила совместной работы, опред кто будет вести протокол, держать под контролем перерывы, распознавать и блокировать посторонние разговоры, во время совещания проверять как достигаются цели.

Управление потоками посетителей. Направлено чтобы отгородиться от ненужных и незаявленных посетителей. Для того чтобы эффективно провести прием, необх:

• выяснить у посетителя цель визита

• предварительно устанавливать цель визита

• перенести беседу на другое время, если невозможно достичь намеренной цели в течение запланированного времени

• подготовиться к разговору и держать наготове необходимые документы.

Телефонные разговоры. Телефонным разговорам следует уделять лишь ограниченное время. Поэтому для защиты от ненужных звонков следует:

• проинформировать потенциальных абонентов , когда им желательно звонить

• партнеру, который ждет от вас известие, звонить в точно назначенное время

• все входящие звонки пропускать через секретаря

проведение тел разговоров:

1. необходимо быть краткими учитывать то, что начало разговора определяет его ход и заключение

2. вначале объяснить цель, а потом причины звонка

3. не прерывать разговор по той причине, что на другой аппарат поступил важный звонок

4. избегать параллельных разговоров с сотрудниками

5. в конце данного разговора перечислить итоги

6. во время разговора записывать необх информацию

7. вежливо завершить разговор

Работа и рациональное ведение корреспонденции.

Для рациональной работы входящей почты необходимо

• предупредить, чтобы вам на стол клали только входящую корреспонденцию, имеющую для вас значение

• поручить секретарю предварительно сортировать входящую почту и раскладывать ее в спец папки

• при чтении письма сразу помечать важные места, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку

• обрабатывать письмо сразу после получения