3.Presentation (представление информации на мероприятии)

С аудио-видео все лучше запоминается. Чем больше органов работает для получения инфы, тем лучше.

Подумай о технической стороне вопроса еще на этапе выбора помещения и потом, при организации события – аппаратура, микрофоны, проектор, свет, переводчики, муз.сопровождение события и пр.

Если делаешь пауэр-пойнт, сделай грамотные слайды: немного инфы, цвета -контраст, обязательно просмотри слайды(!) перед использованием, первый и последний слайд – темные (чтоб глаза(!!!) у аудитории привыкли), выключи проектор сразу, после окончания презентации, чтобы люди не ждали (!) продолжения

Тексты всего и всея продумать заранее – спикеров, первых лицо – чтобы все было на уровне.

Зная темы выступающих и особенности спикеров – скомпануй их так, чтобы было хорошо.

Среди выступающих д.б.разные мнения+ умный эксперт

При работе с будущими выступающими – донеси до них:

а) предмет дискуссии: то, что вы хотите, чтобы они осветили на мероприятии;

б) целевая группа и ее отношение к теме мероприятия;

в) перечень всех выступающих и темы их выступлений;

д) последовательность и длительность выступлений;

з) конкретная персональная инфа о выступающем

и) об оплате выступления.

+ спроси, что им надо для выступления

При подготовке своего выступления учти:

1. какие аспекты имиджа вашей организации необходимо поддержать, закрепить, развить.

2. Решите, какое основное сообщение шлете.

3. сначала пишем заключение, потом начало и середину – чтобы знали, чего от вас ждать 4. добавьте аудио\видео\тезисы и пр. если надо

+ в завис.от типа мероприятия можно дать раздаточные материалы:

- печатная информация о деятельности организации, ее товарах и услугах (буклеты, брошюры, листовки, годовые отчеты, перечень мест реализации товаров и услуг), - информация о самом мероприятии (программа, схема места проведения или описание того, как можно попасть в места проведения определенных этапов мероприятия;

- бэджи, список участников, информация о развлекательной программе,

- массовые сувениры и печатная продукция с символикой (папки, блокноты, ручки).

4.Personnel (персонал)

Персонал м.б.

- собственным (персоналом организации)

- привлеченным,

- квалифицированным

- техническим.

Состав м.б. разным в завис.от мероприятия.

Опять есть памятка - Примерный план работы с персоналом при подготовке и проведении мероприятия (см. Шишкина). Там подробный план – мероприятия, ответственное лицо, сроки выполнения. Начинается за 18 недель до мероприятия, во время и деят-ть после него.

В зависимости от вида мероприятия к персоналу - разные требования.

«F» – Follow-up (действия после мероприятия)

Самая эффективная форма оценки и закрепления результатов – интенсивная работа со всеми участниками мероприятия после него – телефонные звонки и письма с предложением о встрече/переговорах:

1) нужны свободные менеджеры по работе с клиентами – не позже 1 недели

2) всем разошли «спасибо» и предупреждение-просьбу, что свяжется ваш менеджер

3) для оценки результатов мероприятия используется стандартная форма (опять памятка – что за мероприятие, сколько позвали, сколько пришло)

Для оценки уровня мероприятия тоже есть своя плашка

Дополнительно:

Классификации специальных мероприятий

Типы:

- рабочие (образовательные)

Происходит обмен инфой, дискуссии, проблемы

Ех: выставки,научно-практич.конференции,курглые столы,семинары

- информативные

Четкая задача передать опред.инфу, которая вкусно упакована в развлекаловку чтобы сенсибилизоровать аудиторию

Ех : ДР компании,презентация ч-л нового, премьера,открытые двери, млн.покупатель

- инсценированные

Созданы для создания паблисити из пальца

Ех – посадка деревьев, обряд посвящения

- досуговые

Организация свободного времени – развлекуха и отдыз аудитории – эмоц.воздействие

Ех – соревнования, конкурсы,фестивали,конкурсы

Виды мероприятий в зависимости от степени участия организации:

- собственные

- мероприятия сторонних организаций

Собственные мероприятия –инициируются и проводятся нами или совместно с другими партнерами (смежными организациями).

«+»

– мы все контролим;

– персонал чувствует себя вовлеченным и нужным

–организация в центре внимания

–есть определенная свобода действий.

«-»

– чтобы сделать – надо запариться

– очень дорого

– чаще всего приходят уже существующие клиенты и немножко перспективных

– на вас ответственность за все

Мероприятия, проводимые совместно с другими организациями.

«+»

– ответственность делится;

– в споре рождается истина – критика дает больше результатов – вы не антагонится – продуктивно все складывается

– меньше затрат

«-»

– ограничение вашей свободы выбора и действий – вы в спайке

– внимание на всех организаторов, а не на вас

– название вашей организации, ее имидж и пр. начинают ассоциироваться с названием, торговой маркой, имиджем соорганизаторов

Мероприятия, проводимые другими организациями

Делаются сторонними организациями, которые дают вам возможность (базис, платформу) для представления ЦА своих идей, продвижения имиджа, рекламирования товаров и услуг...

«+»

– можно участвовать в куче разных мероприятий;

– в зависимости от типа мероприятия можно показать себя разными способами и для разных целей

– часть тех.ответственности можно свалить на организатора: инфа о событии в целом в люд, выбор места и тех.геморрой.

– можно получить доступ к базам данных.

«-«

– вы ничего не решаете и не контролите

– вы мало влияете на формирование публики, которая придет (это м.б. вообще не ваша ЦА)

Виды мероприятий:

Мероприятия в сфере спонсорства и благотворительности

Оригинальные специальные мероприятия

(на потребностях – внутрикорпоративных и внешних: юбилей\день работника\зимние гуляния\белые ночи\ день дружбы с партнером)

Мероприятия для СМИ

Кроме обязательной текущей работы со СМИ через рассылки пресс-релизов, ответов на запросы, личных контактов и прю: пресс-конференции, брифинги, встречи со СМИ, бизнес-ланчи, бизнес-ужины, презентации для СМИ, встречи СМИ с руководителями фирмы, интервью, экскурсии по организации, специальные мероприятия для СМИ (выезд на объект) и т.д.

Презентация

- первое офиц.представление заинтерес.ауд-ии неизвестной продукции

- м.б.самостоят, или в рамках ярмарки, выставки,открытых дверей..

Оперативным поводом м.б. появление нового субъекта

Предметом – результаты деят-ти(отчет), новый продукт и пр

Подготовка презентации:

- оповещение ауд.о событии

- формирование потребности в покупке

- лояльность и заинтересованность

- привлечение новых клиентов\партнеров

- укрепление отношений, имидж,паблисити

Думай о месте\сроках\участниках\персонале\технике\сценарии\оценке эф-ти

Ярмарка

Вначале –мероприятие рыночного характера

Цель:дать участникам возм-ть выставить свои образцы и круто их представить, заключить сделку

Выставка

Вначале: просветительство -показать достижения человеческого гения. Потом – ярко рыночная направленность стала.

Цель: демо супердостижений компании, завоевание рынков + крутая возможность дать инфу о компании

Типы:

1.по составу участников,месту и эк.значению:

- региональные (до 100км, 1\неск.отраслей,демо малых предприятий)

- межрегиональные

- национальные (межотраслевые, крупные)

- международные (таковая,если 15% участников из-за бугра) Ех: Всемирные выставки – для демо достижений науки во благо мира

2. по хар-ру экспонатов:

- универсальные (для ознакомления)

- специализированные (больше для профи в отрасли, чтоб найти контакты, проанализировать – маркетинговый хар-р)

- потребительских товаров

3. по срокам

Краткосрочные\постоянные\временные\ежегодные и пр.

Целесообразность участия в выставке:

- предыдущий опыт

- бюджет

- конкуренты

- способность представить себя

- анализ выставки и выхлопа от нее, статус

Важен стенд – его оформление и стендисты (люди около стенда)

Узнай все о программе выставки – будь в каждой бочке затычка

Нужен ежедневный контроль ОС и результатов ивента:

- качественная оценка результатов

- соотношение пришедших и цены привлечения

- качественный анализ инфы, полученный от клиентов\конкурентов

- оценка всей инфы от посетителей (лайки и недовольства)

Конференция

- это организованное собрание людей для ознакомления, обсуждения,распр. значимой научной, политич.делов,культ.инфы, представляемой авторитетными экспертами

1. по составу участников:

- внутрифирменные

- городские

- региональные

- общенацион

- междунар

2. по прикладному хар-ру:

- научн

- практич

- научно-практич.

3. по теме (эконом\демограф\полит бла-бла)

Ядро – выступление экспертов по теме, авторитетов с крутыми темами

Конференция – комплексное мероприятие PR – в ней и ПК, и круглый стол, и выставка, и семинары.

Если готовишь конференцию, то:

- за год,если международная

- создай спец.рабочую группу

- за каждое мероприятие в ее рамках – ответственный

- место\сценарий\люди – все обговаривать

- дизайн\полиграфия\сувениры – думай

- материалы для пресс-китов и прочие мелочи – бейджи

Круглый стол

-одна из форм генерирования и обсуждения идей,значимых для различных групп общественности

На нем обсуждаются все проблемы

6-14 чел.участников все на равных болтают

Модератор д.б. и д.б.не мудак

Дни открытых дверей

Тоже комплексное мероприятие ( в рамках м.б. выставка\презентаха\семинар …)

- показать дело в деле

- пообщаться напрямую с ЦА, зацепить их

Чтобы сделать:

- выбери время\что будешь показывать\кто будет показывать\кому и пр.

Приемы

1 из самых важных средств по укреплению деловых связей и налаживанию к-ций между рук-вом и группами общественности

Виды:

1. представительские

По случаю:

- торжественной даты в жизни компании (юбилей,запуск новой линии, присвоение званий)

- посещения компании видными людьми

- подписание долгосрочных контрактов

Эпизодический характер, тщательно готовятся

2.текущие

3.неформальные

Если гости вдруг нагрянули

Подготовка приемов:

- цель\форма\место\время

- сценарий

- бюджет

- мелочевку собрать

- безопасность\транспорт

ИТОГО, планируя мероприятие в рамках кампании, помни:

1. спец.мероприятия персонализированы – оч.влияют на имидж компании

2. они способствуют корпор.идентичности –кто мы,что делаем,кому?

3. должны отвечать интересам и запросам ЦА, кот.мы точно знаем и определили

4. д.б.креативны, показывать ключев.эл-ты позиционирования

5. не м.б.без СМИ – планируй мероприятие так,чтоб в СМИ можно было подать

После спец.мероприятия обяз.помониторь что и как прошло, оцени эффективность