2.Promotion (реклама и информирование)

Тут:

-подготовка и распространение приглашений,

-реклама в СМИ предстоящего мероприятия

-предварительное PR-освещение его в прессе.

А) Основные требования к приглашению на мероприятие. 

- возможность ответа зависит от типа и ур.мероприятия

- пишите лично имя от руки

- указывайте, что можно вместо себя позвать другого

- создайте базу – отмечайте там тех, кто приходит сам и тех, кому надо напоминать

- сделайте себе категории приглашенных – ВИПы, СМИ, конкуренты и пр.

- позвоните – спросите\уточните\подтвердите

Рассылка приглашений и программы.

М.б. в 2 этапа

Первое приглашение состоит из:

– программы (м.б. пока приблизительной)

– формы для ответа в виде бланка (или карточки) с конвертом с маркой и адресом вашей организации.

В нем есть:

– описание мероприятия, суть, ЦА, на которую оно рассчитано и к которой относится получатель

– указание организаторов

– предполагаемую или точную дату, время начала, длительность мероприятия;

- коротенько программа, спикеры

-ваши контакты

- иногда: возможность для соучастия в организации;

Второе, дополнительное, приглашение

отправляется после подтверждения участия

в нем доп.инфа и конкретная уточненная + «пакет участника» с рекламой, картой места, парковки и т.д.

Размер программы = размер кармана пиджака

Б) Реклама предстоящего мероприятии в СМИ.

Анонсировать - презентация нового или реконструированного места работы с общественностью (места реализации товаров и услуг), крупные семинары или конференции или участие организации в– можно рекламой в СМИ, но открытая реклама может навредить на ур.воздействия приглашений – зачем мне туда идти, если всех в газете зовут?

В)PR-освещение в прессе, пресс-релиз и пресс-конференция.

«+»РR-анонсирования :

-можно обратиться к ЦА ,

- при правильной подаче материала «стоимость одного контакта» ниже, чем при рекламе.

- ур.доверия выше (инфу-то размещает независимая сторона, ех, СМИ)

«-«

- издание само решает, какую часть вашего пресс-релиза публиковать, в какой манере и с каким подтекстом – может быть сюрприз

Для минимизации возможного провала:

- вставьте цитату известной личности –если релиз будут резать кусками – то селебрити возьмут обязательно, а читатели уцепятся за фамилию

- знайте сроки работы нужных СМИ

- дайте конкретику – цифры, имена – пусть все будет удобно и ясно для журналистов

- попытайтесь договориться о возможности почитать материал до выхода в печать

Сувениры.

Куча видов. Но базис класиификации: VIP-сувениры и массовые.

VIP-сувениры – дорогие, для индивидуального вручения «из рук в руки». В идеале у организации- стандартный каталог сувениров, запас которых пополняется по мере расходования.

Задачей PR-менеджера:

– участие в разработке такого каталога с учетом требований к фирменной символике

– своевременный заказ/получение перед очередным мероприятием;

– вручение сувениров (лично или раздать их вручающим);

Массовые сувениры –значимость не в цене (дешевый), а в привязанности к событию, к обстановке мероприятия. Они стандартны, можно на год вперед продумать, сделать и раздавать. Они должны по теме согласоваться с сутью мероприятия (блокноты (для конференции) и браслеты (для спорт-ивента– разные вещи).