VI Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются лица, которые согласно приказу директора из кассы предприятия выдают наличные денежные средства на определенные цели. Список таких лиц и целей утверждается приказом директора (на командировки составляется дополнительный приказ о командировке, в котором указывается место, цель и сроки командировки). По каждой полученной сумме необходимо в кратчайшие сроки отчитаться, составляя авансовый отчет, к которому должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие сумму произведенных расходов (квитанции об оплате, чеки, проездные билеты, накладные и т.п.). Авансовый отчет проверяется на сумму, утверждается бухгалтерией и руководителем.

По прибытии из командировки подотчетное лицо должно отчитаться в 3хдневный срок; сдать не использованную сумму в кассу, либо получить из кассы перерасход, согласно авансового отчета. По командировочным расходам установлен лимит только на суточные, по 31.12.2007г. их размер составляет 100р в день (размер суточных предприятие может изменить, увеличив до нужной суммы, но в этом случае сумма превышения лимита будет покрываться за счет других источников предприятия: за счет чистой прибыли). На оплату жилья и проезд лимита не существует, в связи с этим все оплаченные суммы по жилью и проезду и суточные в пределах лимита относятся на себестоимость предприятия, а суточные сверх лимита относятся на прибыль предприятия.

Списание командировочных расходов:

1. по нормам на себестоимость Д20,25,26,44К71

2. сверх нормы Д84,99К71

3. не использованная сумма сдана подотчетным лицом в кассу Д50К71

Суммы, выданные в подотчет должны быть направлены только на те цели, на которые они были получены; нельзя передавать их третьим лицам; в подотчет можно выдавать только в том случае, если отчитались за предыдущую сумму. Подотчетное лицо при приобретении материалов уплачивает сумму НДС, которая в расчетных документах должен выделятся отдельной строкой (в накладной, в счете). При оприходовании от подотчетного лица полученных материалов в бухгалтерском учете делают следующие записи:

1. оприходование на склад материалов Д10К71

2. выделение НДС из оплаченного счета Д19К71

Ставка НДС на материальные ценности 10%, 18%. Чтобы выделить НДС из оплаченного счета за материальные ценности необходимо:

1) Если НДС находится в сумме

Сумма * ставка НДС/(100% + ставка НДС)

2) Если в сумме за материальные ценности нет суммы НДС, но данные материалы облагаются НДС

Сумма * ставка НДС / 100%

Пример

От подотчетного лица поступили материалы:

а)5900р. в сумме НДС по ставке 18%.

Сумма НДС определяется следующим образом:

5900*18%/(100+18)=900р.

Д19К71 900р. - НДС

Д10К71 5000р. - без НДС

б)5900р. плюс НДС 18%.

Сумма НДС определяется следующим образом:

5900*18%/100%=1062р.

Д19К71 1062р. - НДС

Д10К71 5900р. - без НДС

Учет расчета с подотчетными лицами ведут на А/П сч.71. Сальдо по дебету означает задолженность подотчетного лица перед предприятием за полученную подотчетную сумму на начало или конец отчетного периода. Сальдо по кредиту – задолженность предприятия перед подотчетным лицом на начало или конец отчетного периода. ОбД равен сумме выданных в подотчет подотчетному лицу на закупку материалов, на командировочные расходы Д71К50, суммы, выданные в возмещение перерасхода подотчетному лицу Д71К50. ОбК – командировочные расходы по норме и сверх, оприходование материальных ценностей, приобретенных подотчетным лицом, выделение НДС из оплаченного счета, возврат не использованной суммы: через кассу Д50К71, из з/п Д70К71 согласно авансового отчета.

Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетным лицом ведут в журнале-ордере №7; отражение Сн в целом по предприятию и по каждому подотчетному лицу, суммы, выданные подотчетным лицам за отчетный период и в целом по предприятию и суммы, утвержденные согласно авансовому отчету по каждому подотчетному лицу и в целом по предприятию.

По журналам-ордерам №1, №2, №7 составляют главную книгу, а на ее основе бухгалтерский баланс.

Журнал-ордер №7

№	ФИО	Сн 01.10		Выдано в подотчет Д71К50	Выдано перерасход Д71К50	Удержание не использованной суммы		Итого, согласно авансовому отчету	С К71 в				Сальдо на 31.10.07
		Д	К			Через кассу Д50К71	Из з/п Д70К71		Д20	Д84	Д10	Д19	Д	К
1	Иванов	-	-	10000	1800	-	-	11800	-	-	10т	1800	0	-
2	Петров	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-
3	Сидоров	-	-	8200	-	200	-	8000	7т	1т	-	-	0	-
4	Итого	-	-	18200	1800	200	-	19800	7т	1т	10т	1800	0	-
				ОбД71		ОбК71

Командировочные расходы по норме:

Жилье 2900р

Проезд 3100р

Суточные 100р*10дн=1000р

Сверх нормы:

Суточные (200р-100р)*10дн=1000р

Общая сумма командировочных расходов 2900+1000=8000 (утверждено согласно авансовому отчету).

01.10.07	Д50К51 Д70К50	250000 187000
02.10.07	Д70К50	54000
04.10.07	Д51К50 Д68К51 Д69К51	9000 27000 53000
08.10.07	Д51К66 Д50К51	1000000 10000
09.10.07	Д71К50	10000
11.10.07	Д51К90 Д51К91	708000 472000
15.10.07	Д10К71 Д19К71	10000 1800
16.10.07	Д50К51 Д71К50	10000 10000
22.10.07	Д60К51	590000
23.10.07	Д51К75 Д51К98	800000 200000
29.10.07	Д66К51	200000
30.10.07	Д50К71 Д20К71 Д84К71	200 7000 1000