7. Імпорт та експорт даних. [самостійне вичення]

Обмін даними між Excel і Access (копіювання, імпорт, експорт)

Існує кілька способів обміну даними між Microsoft Office Access і Microsoft Office Excel.

Перенести дані з Excel до Access можна одним із трьох способів: скопіювавши їх із таблиці Access і вставивши на аркуш Excel, підключившись до бази даних Access із аркуша Excel або експортувавши до нього дані з Access.

Щоб перенести дані з Access до Excel, можна скопіювати їх з аркуша Excel і вставити в таблицю Access, імпортувати аркуш Excel до таблиці Access або створити посилання на аркуш Excel у таблиці Access.

 Примітки 

Поняття «імпорт» в Excel і в Access має різні значення. В Excel імпортування означає встановлення постійного зв’язку з даними, який може оновлюватися. В Access під імпортуванням мається на увазі одноразове перенесення даних без подальшого зв’язку.

Зберегти робочу книгу Excel як базу даних Access неможливо. Жодна з цих програм не підтримує можливості створення бази даних Access на основі даних Excel.

Копіювання даних з Access до Excel

Можна скопіювати дані з табличного подання Access і вставити їх на аркуш Excel.

Запустіть Access і відкрийте таблицю, запит або форму з записами, які потрібно скопіювати.

На вкладці Основне натисніть кнопку Вигляд і виберіть команду Подання таблиці.

Виберіть записи для копіювання.

Якщо потрібно вибрати конкретні стовпці, перетягніть вказівник миші через суміжні заголовки стовпців.

На вкладці Основне у групі Буфер обміну натисніть кнопку Копіювати .

Сполучення клавіш  Також можна натиснути клавіші CTRL+C.

Запустіть Excel і відкрийте аркуш, в який потрібно вставити дані.

Клацніть верхній лівий кут області аркуша, де потрібно помістити ім’я першого поля.

Щоб уникнути заміни наявних записів скопійованими, переконайтеся, що аркуш не містить даних нижче від вибраної клітинки або праворуч від неї.

На вкладці Основне у групі Буфер обміну натисніть кнопку Вставити .

Сполучення клавіш  Також можна натиснути клавіші CTRL+V.

Експорт даних з Access до Excel

За допомогою майстру експорту в Access можна експортувати будь-який об’єкт бази даних Access (таблицю, запит, або форму) або вибрані з подання записи до аркуша Excel. У ході експортування можна зберегти відомості для подальшого використання й навіть настроїти розклад виконання операції експорту через визначені проміжки часу.

Нижче наведено поширені сценарії експортування даних з Access до Excel.

Відділ або робоча група використовують для роботи з даними як Access, так і Excel. Дані зберігаються в базах даних Access, а Excel використовується для аналізу даних і класифікації його результатів. Члени команди час від часу експортують дані до Excel у разі потреби, але керівник зацікавлений в удосконаленні цього процесу.

Ви досвідчений користувач Access, але керівництво вимагає надавати звіти у форматі Excel. Через однакові проміжки часу ви виконуєте операцію копіювання даних до Excel, але краще автоматизувати цей процес для заощадження власного часу.

Для отримання додаткових відомостей про експортування даних з Access до Excel зверніться до довідкової системи Access.