Розділ 2. Методи документування

1.1. Знаковий метод фіксування інформації. Класифікація знаків

Документ містить соціальну інформацію, виражену в знаковій формі. Знаковость — одна з основних його ознак.

Документ — це оформлене у вигляді сукупності послідовних знаків інформаційне повідомлення. Знаки можуть бути у формі букв, отворів, крапок, ліній, цифр і т.п. Від форми знаків і способів їх нанесення багато в чому залежать рівень уявлення і сприйняття інформації, ступінь використання документів, компактність їх зберігання.

Вивченням знаків займається семіотика. Семіотика (від греч. semeion — знак, ознака) — наука, що вивчає загальні властивості знаків, їх систем і ситуацій в людському суспільстві.

Семіотика вивчається на трьох різних рівнях: 1) синтактика, 2) семантика, 3) прагматика. Синтактика розглядає способи поєднання знаків, що ведуть в кінцевому результаті до формування текстів. Семантика аналізує поняття значення і суті. Знак не тільки позначає який-небудь предмет або явище, але має і своє суттєве (змістовне), і експресивне (виразне) значення. Прагматика займається відношенням «людина — знак».

Знакові системи, як вже мовилося, можуть бути природними (природні, або натуральні мови) і штучними (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному перекладі).

Семіотика тісно пов'язана з лінгвістикою. Лінгвістика — наука про мову, яка дозволяє відповісти на питання — що є слово, що є пропозиція. Вона вивчає мову як систему взаємозв'язаних знаків.

Класиками семіотичної науки є американський учений Чарльз Сандерс Пірс (1839—1914) і швейцарський лінгвіст Ф. Де Соссюр (1857—1913). В нашій країні увага до семіотики виникла в 60—70-е роки (Ю.М. Лот-ман, A.M. Кондратов). Для документоведення особливий інтерес представляє класифікація знаків, запропонована А.В. Соколовым і Ц.р. Кулешовим.

У широкому значенні знак — це будь-яке фізичне явище, що має загальноприйняту або суб'єктивну інтерпретацію, яка звичайно залежить від навколишнього середовища.[9]

У документоведенні знак — матеріальний, чуттєво сприйманий предмет (явище або дія), виступаючий як представник іншого предмету, властивості або відносини і що використовується для фіксації, придбання, зберігання, переробки і передачі повідомлень (інформації, знань). Знак є своєрідним «атомом» соціальної інформації. Повідомлення може складатися з одного або сукупності знаків. Але повідомлення менше одного знаку бути не може, бо воно не матиме змісту.

Знак володіє наступними основними властивостями:

1. має матеріальний вираз;

2. володіє значенням;

3. інформує про щось відмінне від нього;

4. використовується для передачі інформації;

5. функціонує в певній знаковій ситуації.

Знак має зовнішню і внутрішню структурні сторони. Зовнішня сторона — це матеріальна оболонка знаку. Предмет, який виступає в ролі знаку, обов'язково володіє певною формою, щоб бути сприйманим, здатним фіксувати і передавати інформацію у просторі та часі. Жест, світло світлофора, морський код прапора, звук мови не можуть служити знаками для документа. Документоведення пов'язане лише з фіксованими знаками, одержаними письмовим або іншим способом. Внутрішня сторона знаку — це його значення. Цим він відрізняється від інших матеріальних знаків.

Між знаком і предметом, що позначається, як правило, немає схожості.

Зв'язок між знаком і предметом здійснює людина. Люди в більшості випадків договорюються у вживанні тих або інших знаків і знакових систем. Знак використовується для передачі і зберігання інформації, служить засобом комунікації. Тому значення знаків повинні бути зрозумілі всім учасникам комунікаційного процесу. Поки знаки не зрозуміли (не розшифровані) реципієнтом, повідомлення не може бути сприйнято, а значить, документ не може виконати свою сутнісну функцію — бути джерелом інформації і засобом комунікації.

Знак існує в певній знаковій системі. Будучи витягнутим з неї, він може втратити або поміняти своє значення.

Класифікація знаків

Класифікація знаків — це їх угрупування по певних ознаках.Існує безліч класифікацій знаків, розроблених в семіотиці.

Ч.С. Пірс виділив знаки-копії, знаки-ознаки і знаки-символи. Знаки-копії — це відтворення, репродукції, більш менш схожі з тим, що позначається (такі фотографії, фільми, картини, знаки піктографічної писемності). Знаки-ознаки пов'язані з предметами, що позначаються, як дія з своїми причинами (те, що інакше називають симптомами, прикметами і т. д.). Знаки-символи через укладений в них наочний образ використовуються для виразу деякого, часто вельми значного і відвернутого змісту (наприклад, зображення старогрецької театральної маски як символ сучасного театру). Слово «символ» уживається і просте в значенні «знак».

Оскільки в документоведенні використовуються перш за все знаки, здатні виконувати роль засобу обміну документальною інформацією між людьми, найприйнятнішою є їх угрупування по характеру походження і формі існування, розроблена С.Г. Кулешовым і А.В. Соколовим.

Розрізняють знаки мовні і немовні.

Знак мови — одиниця мови (морфема, слово, словосполучення, пропозиція), яка служить для позначення предметів або явищ дійсності, а також відносин між елементами мови в тексті. Знак мовний двосторонній, він складається з позначаючого і позначимого.

Немовні знаки також здатні служити засобом обміну документарною інформацією між людьми.

До немовних знаків віднесені символи, товарні знаки, музейні експонати, фотографії, зразки порід, історичні реліквії, включаючи знаряддя праці, архітектурні пам'ятники.

Частіше за все серед немовних знаків використовуються знаки-зображення існуючих або умовних об'єктів, що містять їх схемне позначення. Вони діляться на знаки - пікчери, емблемні і речові.

Знаки-пікчери (англ, picture — картина, малюнок, кінофільм, кадр фільму) — це твори живопису, у тому числі графіки, художньої вишивки, художнього різьблення по дереву, металу, фотографії (включаючи кінофільми). Їх прийнято називати іконічними (тобто знаками-зображеннями). До них, окрім об'єктів живопису, які фіксуються на носії, можна віднести і скульптуру, хоча вона є речовинним знаком.

Емблемниє знаки — різноманітна эмблематика (військова, спортивна, торгово-фірмова, геральдична, міфологічна, дорожня і т. п.).

Знаки речові (тривимірні) — це скульптура, макети, моделі виставок, музеїв і т.п. Серед них — різноманітна (в більшості — обрядова) речовинна символіка, що означає різні поняття (хліб і сіль — знак вітання і дружби, кільце на четвертому пальці — людина одружена — і т. п.) Таким чином, функція і значення знаку додаються окремим предметам в конкретній ситуації. Це ж відноситься і до об'єктів експозицій музеїв, зоопарків, ботанічних садів, виставок і т.п. Розгляд таких об'єктів як носіїв певного знаку-повідомлення можливий лише в межах самої експозиції. Витягнутий з неї предмет втрачає свій знаковий статус (хліб на столі зовні обряду зустрічі дорогих гостей або сільськогосподарської виставки не фіксує ніякої соціальної інформації).

Форма знаку-символу може бути різною: буква, цифра, отвір (перфорація), крапка, лінія, рельєф і інші спеціальні знаки або коди. Вони створені для фіксації і передачі соціальної інформації. Одні з них подібні тому, що зображається, інші носять цільовий характер і не схожі на відображений предмет або явище.