Тема 1.10. Основные правила оформления Переченя, списка

Перечень — документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Список — документ, также содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, но составленный в целях информирования или регистрации.

Перечень (список) может быть самостоятельным документом или составлять приложение распорядительному документу.

1. Оформляются перечни (списки) на стандартных листах бумаги формата А4.

2. Если перечень (список) является самостоятельным документом, он оформляется с титульным листом, на котором указывается:

• наименование документа,

• заголовок к тексту,

• место издания,

• год,

• гриф утверждения.

Текст перечня (списка), как правило, оформляется в виде таблицы (Приложение 14).

Перечни в большинстве своем являются утверждаемыми документами. Перечни утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом. Списки, как правило, не относятся утверждаемым документам, хотя исключить возможность утверждения списка нельзя.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами. Текст списка, как правило, излагается в виде перечисления наименований объектов, предметов, лиц, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости — руководителем организации. Списки, являющиеся приложениями к распорядительным документам, визируются составителем.

П РИЛОЖЕНИЕ 14

Образец оформления титульного лист и содержательной части ПЕРЕЧНЯ

Проверочная работа

по темам «Информационно-справочная документация»

Вариант 1

1. Правила оформления и составления акта.

2. Практическое задание: составить докладную записку о командировании сотрудника.

Вариант 2.

1. Правила составления и оформления протокола разных форм.

2. Практическое задание: составить справку личного характера.

Вариант 3.

1. Правила составления и оформления предложения, служебные записки.

2. Практическое задание: составить акт ревизии кассы с выявлением недостачи.

Вариант 4.

1. Правила составления и оформления справки, сводки.

2. Практическое задание: составить протокол краткой формы о начислении стипендии группе.

Практическое задание по теме «Информационно-справочная документация»

Задание 1. Составьте акты для следующих ситуаций:

а) по приказу директора проводится плановая ревизия отдела кадров. В ходе ревизии в отделе кадров были выявлены следующие нарушения: отсутствуют записи в трудовых книжках о повышении квалификации; отсутствуют записи в личных карточках формы Т-2 о перемещении работников, об отпусках;

Задание 2. Составьте докладные записки для следующих ситуаций:

б) секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

Ситуация 1

На имя директора вашей фирмы поступила докладная записка менеджера по продажам о необходимости установления контактов с новой фирмой. Вы отправили письмо-предложение на поставку партии товаров. Но потенциальные партнеры вынуждены отказаться от этого предложения, т.к. их не устраивают цены.

Ситуация 2

В Цехе №2 машиностроительного завода произошла авария по причине многочисленных нарушений техники безопасности. Начальник цеха написал докладную записку на имя директора завода. Затем было проведено собрание трудового коллектива о соблюдении ТБ на предприятии (протокол краткий). На основании протокола было составлено Решение. После собрания было направлено письмо в Комитет по охране труда с просьбой предоставить необходимые материалы для проведения занятий по ТБ.

Ситуация 3

Омская городская администрация вынесла постановление о благоустройстве прилегающих к предприятиям территорий. Зам.директора написал ДЗ на имя директора, в которой изложил просьбу о закупке саженцев и цветочной рассады. Дирекция завода «Труд» обратилась в совхоз «Цветы Сибири» с просьбой о закупке саженцев и цветочной рассады для благоустройства территории с последующей оплатой.

Ситуация 4

ОАО «Вымпел» получило письмо-отказ в ответ на просьбу об очередной поставке продукции по причине неудовлетворенности партнеров ходом переговоров о дальнейшем сотрудничестве. Глава делегации ОАО «Вымпел» должен написать объяснительную записку о причине неудовлетворительных результатов переговоров. Директор издал приказ о проведении новых переговоров и формировании новой делегации.

Ситуация 5

В Новосибирской туристической фирме «Тур-Сиб» при проведении описи офисной мебели было обнаружено исчезновение двух мягких кресел и журнального столика из приемной начальника отдела перевозок. Была создана комиссии для выяснения обстоятельств пропажи. Комиссия установила, что в организации вывоза мебели участвовала секретарь начальника отдела перевозок Н.И.Шастина. В своей объяснительной записке она указала, что мебель по просьбе администратора фирмы Е.Р.Путушковой была перевезена в томский офис компании. В Томск была направлено письмо, в котором назначались сроки возврата указанной мебели и приносились извинения за причиненные неудобства.

Ситуация 6

На Самарской шоколадной фабрике стали резко уменьшаться поставки сахара (докладная записка начальника кондитерского цеха). Директор фабрики издал распоряжение о создании комиссии для проведения ревизии в складском помещениях; проверка показала, что по вине кладовщика С.И.Якимова утеряно 100 кг сахара (акт). Кладовщик написал объяснительную записку. На имя директора ООО «Волгосахар» было отправлено письмо-заказ с просьбой о поставке 5 т сахара

Ситуация 7

В цехе №5 по производству мягких игрушек из-за несоблюдения правил техники безопасности пострадал один из мастеров С.Н.Свиридов. Начальник цеха написал ДЗ на имя директора завода. Директор издал приказ о создании специальной комиссии для выяснения причине несчастного случая. Комиссия установила, что в чрезвычайном происшествии оказался виновен сам Н.С.Свиридова. Чтобы предотвратить подобные случаи, было проведено собрание трудового коллектива, где обсуждалась необходимость соблюдения правил техники безопасности на предприятии.