Тема 1.4. Основные правила оформления служебной записки

Служебная записка – документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебная записка составляется по вопросам:

• материально-технического обеспечения;

• информационного обеспечения;

• хозяйственного обеспечения и др.

Оформляется на стандартном листе бумаги, адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Реквизиты:

1. Наименование организации (наименование структурного подразделения)

2. Вид документа

3. Дата и регистрационный номер

4. место составления

5. заголовок к тексту

6. текст

7. подпись

8. адресат

Текст состоит из двух частей – обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.д.

Подписывается составителем или руководителем подразделения (Приложение 7).

ПРИЛОжение 7

О

Склад № 3 СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 05.03.2009 № 4 г.Вологда

Начальнику отдела материально-технического обеспечения Н.П.Васильеву

О замене датчика

температурного режима

В связи с выходом из строя датчика температурного режима в помещении №4 склада №3 прошу Вас распорядиться об установке нового датчика температурного режима.

Руководитель отдела подпись Н.О.Павлов

бразец составления служебной записки

ТЕМА 1.5. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные записки составляются в случае:

• нарушения трудовой дисциплины;

• служебных нарушений, вызванных неправильными действиями или поведением кого-либо из работников организации;

• невыполнение какого-либо поручения

• нарушение технологической дисциплины;

Объяснительные записки оформляются на стандартном листе бумаги рукописным или печатным способом. Адресуются конкретному должностному лицу.

Реквизитами объяснительной записки являются:

• наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа;

• дата;

• регистрационный номер;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• адресат;

• резолюция;

• отметка об исполнения документа и направлении его в дело.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

• первая часть – содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

• вторая часть – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительные записки подписывает составитель (автор документа) – см.Приложение 8.

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

О

Коммерческий отдел ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 22.03.2008

Директору ООО «АРС» Н.К.Дорохову

Об отсутствии на работе

В связи с тем, что 21.03.2008 г. я находился в судебном заседании городского суда в качестве свидетеля, в этот день я отсутствовал на работе.

О получении судебной повестки я предупредил начальника коммерческого отдела Сухорукова Л.И.

К данной объяснительной записке прилагаю судебную повестку.

Менеджер подпись В.И.Коротков

бразец оформления объяснительной записки

ТЕМА 1.6. НАЗНАЧЕНИЕ И ФУНКЦИИ СПРАВОК. ВИДЫ СПРАВОК. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВОК

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения библиографического или служебного характера.

Д ля целей управления постоянно требуется различная производственная информация, одним из способов передачи которой являются справки.

Справки бывают: служебного (информационного) и личного характера.

• Информационная справка по вопросам производственной деятельности организации, адресуется руководителю организации или в вышестоящую организацию. При наличии в справке сведений финансового характера ее подписывает руководитель организации и главный бухгалтер, а затем заверяют печатью. Например, справка по производственным вопросам – составляется по запросу руководства и содержит информацию по производственной тематике (см.Приложение 9). Составляются в 2-х экземплярах: один - высылается в другую организацию, а второй – подшивается в дело.

• Личные справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, подтверждающие сведения библиографического или служебного характера. Выдаются по просьбе граждан и содержат различные сведения: подтверждающие места учебы, работы, занимаемой должности, размера заработной платы, места проживания и др. Например, справки с места работы, подтверждающие трудовой стаж и оплату работника (см.Приложение 10). Оформляется на бланке предприятия формата А5.

Реквизитами справки являются:

• Наименование организации;

• Наименование вида документа;

• Дата;

• Регистрационный номер;

• Место составления;

• Адресат;

• Заголовок;

• Текст;

• Подпись;

• Оттиск печати.

Справки имеют порядковую нумерацию в течение календарного года.

Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в ней сведения, например: «Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии 2009 г.»

Текст справки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основание или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

* Если информация в справке может быть разбита на тематические блоки, то в тексте выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки.

** Если справка имеет однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Согласно ст.62 ТК администрация обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе в данной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы. Содержательная часть такой справки начитается с указания фамилии, имени и отчества лица (полностью) в именительном падеже, затем излагается запрашиваемая им информация.

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

О

Отдел Перевозок СПРАВКА 02.07.2003 г. № 28 Москва

Генеральному директору туристической компании «Мир» г-ну М.М.Савельеву

Об организации авиаперевозок

туристов по состоянию на 01.07. 2003 г.

К началу туристического сезона компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в г.Рим (Италия).

В 01.06.2003 г., вопреки предварительному прогнозу, численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего из-за нехватки посадочных мест у нас возникли трудности с отправкой туристов. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее число мест компания не имеет возможности.

Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «Внуковские авиалинии», которая имеет возможность предоставить нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе в г.Рим.

Старший менеджер О.Н.Сокольникова

бразец оформления СПРАВКИ по производственным вопросам

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

Образец оформления СПРАВКИ с места работы,

подтверждающие трудовой стаж

Наименование организации В пенсионный фонд

Справочные данные

СПРАВКА

02.02.2008 № 91

Фитенко Екатерина Николаевна работает преподавателем по дисциплине «Право» на кафедре правового обеспечения управления с 01.09.98 по настоящее время.

Общий трудовой стаж составляет – 23 года.

Зав.кафедрой

правового обеспечения управления подпись М.Ф.Воронина