Приложение 4 Образец оформления акта проверки сохранности документов

Тема 1.3. Докладная записка как документ, ее виды. Основные правила оформления

Докладная записка (ДЗ) - это документ, адресованный руководителю организации (или руководителя подразделения), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Назначение: информирование руководителя об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившихся ситуациях, требующих принятия решения.

Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящего руководителя. В зависимости от конкретной ситуации ДЗ:

• могут содержать выводы и предложения по излагаемому вопросу;

• м огут быть написаны сотрудниками организации после выполнения или поручения как отчет о проделанной работе.

Докладная записка составляются на стандартном листе бумаги формата А4, допустимо использование формата А5 – для ДЗ с небольшим объемом текста.

Реквизиты:

1. Наименование организации (наименование структурного подразделения)

2. Вид документа

3. Дата и регистрационный номер

4. место составления

5. заголовок к тексту

6. текст

7. подпись

8. адресат

Текст ДЗ состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой излагаются причины, факты, события, послужившие поводом для ее написания;

• во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

• в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в ДЗ может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладные записки подписываются:

а) составителем (если адресуется на имя руководителя подразделения);

б) руководителем подразделения (если адресуется на имя руководителя организации - см.Приложение 5);

в) руководителем организации (если адресуются на имя руководителя вышестоящей организации - см.Приложение 6).

Практические задания (в классе и дом)

Задание 1. Составьте различные виды протоколов для следующих ситуаций:

а) в органах МВД России состоялось обсуждение отмены льгот для военных, милиционеров, пожарных. На заседании выступили с докладами генерал А.В.Кузнецов, полковники М.О.Ольшанский, К.Д.Непара. Всего присутствовали 174 человека. Председателем заседания был полковник Р.Н.Серебряков;

б) вам поручили оформить протокол собрания работников коммерческого отдела организации, где вы работаете ведущим специалистом, с повесткой дня: а) о направлениях развития коммерческой деятельности предприятия; б) о введении новых регламентов по экспертизе качества товаров

в) Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии Завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопросов результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме365 млн руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению

Задание 2. Составьте акты для следующих ситуаций:

а) по приказу директора проводится плановая ревизия отдела кадров. В ходе ревизии в отделе кадров были выявлены следующие нарушения: отсутствуют записи в трудовых книжках о повышении квалификации; отсутствуют записи в личных карточках формы Т-2 о перемещении работников, об отпусках;

б) директору предприятия «Омский бекон» поступают жалобы потребителей, недовольных качеством печеночного паштета. По приказу директора проводится проверка соблюдения санитарных норм в цехе по изготовлению паштета;

в) акт приема-передачи принтера HP LaserJet4L инв.№415 из отдела рекламы в отдел документационного обеспечения управления (ДОУ).

Задание 3. Составьте докладные записки для следующих ситуаций:

а) главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

б) секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

П

Отдел новых проектов Докладная записка 10.03.2003 г. № 35 Москва

Генеральному директору агентства И.Л.Петрову

О необходимости увеличения

штатной численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела личная подпись И.А.Чернышева

РИЛОЖЕНИЕ 5

Образец оформления докладной записки на имя руководителя организации

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

О

Управление организационно-методического обеспечения работы с документами Докладная записка 10.03.2007. № 43 Москва

Управляющему делами администрации города Б.Б.Шевченко

Об увеличении штатной

численности подразделения

В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с предстоящими выборами главы городской администрации, прошу Вам изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на две должности: инспектора и старшего инспектора.

Начальник управления личная подпись М.С.Касьянова

бразец оформления докладной записки

на имя руководителя вышестоящей организации