Основні вимоги до організації і проведення готівкових розрахунків

Прибуткові, видаткові касові ордери й видаткові відомості заповнюють чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну (3-х років). Усю готівку, що надходить до кас, потрібно своєчасно (тобто в день одержання коштів) та в повній сумі оприбутковувати: відображати у касовій книзі за ітрибутковими касовими ордерами, у книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків РРО або даних РК. Надходження і видачу готівки в національній валюті підприємства відображають у касовій книзі за касовими ордерами і видатковою відомістю в день її надходження або видачі.

Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства; кількість аркушів своїми підписами засвідчують керівник і головний бухгалтер;записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги, залишаються в касовій книзі, другі, що є відривною частиною, - є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі; за відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня - записи в касовій книзі в цей день можуть не проводитися.

ВИПРАВЛЕННЯ у касових ордерах та видаткових відомостях забороняються; у касовій книзі виправлення також, як правило, не допускають, однак, якщо вони зроблені, то повинні бути засвідчені підписами касира та головного бухгалтера (або особи, що його замішує).Ліміт каси підприємства визначають собі самостійно на підставі розрахунку, засвідченого підписом головного (старшого) бухгалтера та керівника.

Якщо на підприємстві ліміт каси не встановлено, то він вважається нульовим. Новостворені підприємства на перші три місяці роботи ліміт каси встановлюють відповідно до прогнозних розрахунків, потім його переглядають за фактичними показниками діяльності. Не встановлюють ліміт каси для банків та підприємців.

Гранична сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами встановлюється відповідною постановою Правління Національного банку України. Станом на 01.09.05 вона становить 10 тис гри.

Ці обмеження не поширюються на:

а) розрахунки з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами;

б) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;

в) розрахунки за спожиту електроенергію;

г) використання коштів, виданих на відрядження;

ґ) розрахунки під час закупівлі сільськогосподарської продукції.

В касі забороняється зберігати готівку та інші цінності, що не належать даному підприємству. Спеціальних вимог до обладнання приміщення каси немає - керівник підприємства вирішує самостійно, як облаштувати касу та забезпечити надійне зберігання готівкових коштів.

Строки витрачання готівки:

- кошти, отримані на оплату праці, для виплати пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), можна зберігати в касі понад установлений ліміт протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки;

- кошти, отримані на інші виплати, потрібно видати працівникам у той самий день або повернути в банк не пізніше наступного робочого дня, також їх дозволено залишати в касі у межах ліміту.

Якщо на підприємстві працює кілька касирів, то перед початком робочого дня старший касир видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки під підпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей; а в кінці робочого дня вони зобов'язані скласти звіт про одержання авансу і готівки, прийнятих (виданих) за відповідними касовими документами, і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру. При зарахуванні на роботу касира - керівник підприємства укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність. На підприємствах, штатний розпис яких не передбачає посади касира, виконувати його обов'язки може бухгалтер чи інший працівник згідно з письмовим розпорядженням керівника; з цим працівником також укладають договір про повну матеріальну відповідальність, рис. 2.4.