4.1 Учет расчетов с подотчетными лицами

В ООО «Механический завод» подотчетными лицами считаются работники организации в том числе и совместители, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.

Авансовый отчет - это документ подотчетного лица о произведенных расходах в счет раннее выданных подотчетных сумм. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы, которые подтверждают цели на которые были выданы подотчетные суммы.

Порядок выдачи наличных денежных средств в ООО «Механический завод» регулируется Инструкцией ЦБ РФ от 4.10.93 г. №18 «Порядок ведения кассовых операций в РФ».

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам, а так же работникам ООО «Механический завод», которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять в бухгалтерию ООО «Механический завод» авансовый отчет (форма № АО-1) об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.(Приложение Р) Если выданные суммы полностью не израсходованы, то их следует вернуть в кассу организации, а в случае перерасхода необходимо получить из кассы перерасходованные суммы.

В ООО «Механический завод» работникам, направляемым в служебные командировки по территории Оренбургской области, оплачиваются суточные за время пребывания в командировке в размере 100 рублей. Если же командировка предполагает выезд за пределы области, в этом случае выплачиваются суточные в размере 500 рублей.

При направление работника в командировку в ООО «Механический завод» составляется Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.(Приложение С) В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки. Приказ заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания и подписывается руководителем организации.(Приложение Т)

Например: 30 июня 2012 года на водителя Авилова В.А. был выписан приказ о направлении работника в командировку № 87. Авилов В.А. должен был доставить груз в Волгоград, Ростов-на-Дону и Воронеж. Срок командировки составляет 7 календарных дней. Данный приказ был подписан генеральным директором Сидоровым И.Н. (Приложение С)

На основании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку работником кадровой службы завода выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10) удостоверяющее время пребывания в служебной командировке. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, заверенные подписями ответственных должностных лиц и печатями. (Приложение У)

Например: 27 февраля 2012 года на основании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку было выписано командировочное удостоверение № 22 на имя Сидорова И.Н., который был командирован в Саратов для участия в демонстрационном показе. Срок командировки составил 4 календарных дня, из предполагаемых 7 дней. Из данного командировочного удостоверения видно, что Сидоров И.Н. выбыл из поселка Переволоцкий 27 февраля 2012 года, а прибыл в Саратов 28 февраля 2012 года. 29 февраля 2012 года командируемый выбыл из Саратова, а в поселок Переволоцкий он прибыл 1 марта 2012 года. Все отметки о времени прибытия и выбытия, были заверены подписями ответственных должностных лиц и печатями. (Приложение Т, У)

После возвращения из командировки в ООО «Механический завод» работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. (Приложение Р)

Например: после возвращения из командировки Сидоровым И.Н. был составлен авансовый отчет №38 от 02.03.2012. сумма задолженности перед Сидоровым И.Н. составила 2000 рублей. Подтверждающим документом является командировочное удостоверение № 22 от 27.02.2012. (Приложение У,Р)

ООО «Механический завод» признает расходы в составе затрат с момента утверждения авансового отчета, независимо от даты оправдательных документов.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Пример учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Механический завод»:

2 марта 2012 года был утвержден авансовый отчет № 38 (Приложение П), в соответствии с которым были осуществлены командировочные расходы, которые подтверждались командировочным удостоверением № 22. Израсходованная сумма составила 2000 рублей.

Таким образом, бухгалтером ООО «Механический завод» были произведены следующие записи:

2 марта 2012 г.:

Дт 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» - 2000 рублей – сумма возмещенного перерасхода подотчетного лица.

Проводя анализ оборотно - сальдовой ведомости по счету 71.01 за март 2012 года можно сказать, что сальдо на начало периода было дебетовое и составило 991269,83 рублей. Это говорит о том, что данная сумма была выдана подотчет в конце прошлого месяца. (Приложение Ф)

Обороты за март месяц по дебету составили 111300 рублей, а по кредиту – 67721,70 рублей. Таким образом, сальдо на конец периода тоже оказалось дебетовым, что составило 1034845,13 рублей.