131. Информационные технологии электронного документооборота.

Под электронным документом( ЭД) понимают набор информации, кот. имеет имя, определенную структуру, хранится в памяти системы и может передаваться между ею и пользователем. Файлы ЭД хранятся в БД и их поиск осуществляется информационно-поисковыми системами. Обработка документов является процессом их создания и преобразования, она заключ. в классификации, сортировке, преобразовании в нужную форму, размещении в БД, в поиске и выдачи пользователю.

Ядром документооборота является БД. В ней собираются и из неё выдаются все документы. В системе электрон документооборота(СЭД) любой электронный документ д.б. создан посредством или приложения(текстовый редактор, электрон табл, БД и т. д.) или специал. инструментом, входящим в СЭД для приведения документа, находящимся в неприемлемом для системы виде в стандартизированный вид. Отсюда вырисовывается 2 основные задачи при организации работы с док-ми:

1.обеспечение средств создания электрон. док-тов и средств администрирования док-тов;

2. обеспечение перевода внешних док-тов в стандарт сис-мы.

Первая задача означает, что каким бы приложением не создавался документ в СЭД д.б. средства вовлечения его в ЭД. Тем самым д.б. исключена возможность как создания и хранения док-тов в обход системы, так и доступа к ним иными средствами, кроме тех, кот. представляются и контролируются СЭД.

Под внешними док-ми подразумевают бумажные и электр. до-ми, созданные вне рамок СЭД. СЭД д. поддерживать все типы док-тов, обращающихся на предприятии. При этом необходимо обеспечить безболезненный переход с имеющихся систем, решающих локальные задачи на единую СЭД п/п. СЭД д.б. открыта для эксплуатируемых и новых предложений.

СЭД, отвечающая перечисленным требованиям состоит из трёх частей:

1) системы управления док-ми,

2)системы массового ввода док-тов,

3)системы автоматизации деловых процессов.

Система управления док-ми д. решать задачи:1)обеспечить интеграцию с приложениями,2)обеспечение хранения док-тов на разных носителях, 3)организация быстрого поиска док-тов.

Система массового ввода док-тов предназначена для ввода бумаж.док-тов архива и перевода их в электронный вид. Операции: сканирование, очистка, распознавание и т.д.

Система автоматизации деловых процессов предназначена для моделирования деятельности каждого сотрудника, работающего с электронным документооборотом.

132. Информационные технологии стратегического и текущего планирования.

Корпоративные информационные системы (КИС) – информационные системы, поддерживающие оперативный и управленческий учет и представляющие информацию для оперативного принятия управленческих решений. КИС- управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию п/п и передовые ИС.

Обобщенная структура управления бизнесом включает 4 блока: сам объект управления. Блок управления, ресурсы, математическая модель. Всё остальное – правила взаимодействия между блоками. Основная задача КИС- поддержка функционирования и развития п/п.

Смыслом существования любого коммерческого п/п является получение прибыли. Исходными данными для КИС являются данные об основных ресурсах, которыми необходимо управлять, чтобы трансформировать их в результат основной деятельности п/п на выходе. По мере движения вверх по управленческой пирамиде происходит структурирование первичной информации, её отбор и отчеты для высшего руководства содержит несколько значительных для выработки стратегических решений величин.

Оперативный учет и хранение структурированных ( т.е. систематизированных в соответствии с требованиями среднего управляющего персонала) корпоративных данных образуют управленческую ИС нижнего уровня, позволяющую менеджерам видеть информацию, интересующую конкретно их. Эти ИС являются фундаментом для построения КИС.

Следующий уровень - стратегический начинается с систем принятия решений, которые могут включать в себя ситуационные центры, средства многомерного анализа данных и прочие инструменты аналитической обработки. Используемые на этом уровне специальные математические методы позволяют прогнозировать динамику различных показателей, анализировать затраты по различным видам деятельности, уяснять их детальную структуру .формировать подробные бюджеты по разным схемам.

К системам оперативной обработки данных относят традиционные ИС учета и регистрации первичной информации. В этих системах выполняется сбор и регистрация больших объемов первичной информации, используются простые алгоритмы расчетов и запросов в БД, структура кот стабильна в течении длительного времени(5-7 лет).В системе оперативной обработки данных большое значение имеет защита БД от несанкционированного доступа, аппаратных и программных сбоев в ИС. Формы входных и выходных документов, схемы документооборота жестко регламентированы.