2.4. Организационные формы управления

информационными ресурсами предприятий с использованием или без использования ИТ-аутсорсинга

Целью данного раздела является всесторонний анализ суще­ствующих организационных форм управления информационны­ми ресурсами предприятия и выявление тенденций их изменения в связи с развитием аутсорсинговых услуг в области информаци­онного менеджмента.

Известно, что агрегированным субъектом, т.е. органом, зани­мающимся разработкой и внедрением новых и поддержкой дей­ствующих информационных систем организации, является под­система информационного обеспечения.

Подсистема информационного обеспечения имеет разветвлен­ную структуру, большой объем выполняемых функций и соответ­ствующую организацию, т.е. сама является сложной системой и требует комплексного рассмотрения всех перечисленных состав­ляющих, что соответствует методологии системного подхода.

Место подсистемы информационного обеспечения в общей системе управления организацией показано на рис. 2.3.

Интересным и методически значимым представляется вопрос о том, какие организационные элементы подсистемы информа­ционного обеспечения могут деформироваться и в каком направ­лении с внедрением ИТ-аутсорсинговых технологий.

В этой связи рассмотрим основные элементы этой подсисте­мы:

• функции;

• организационную структуру;

• способ организации подсистемы;

• персонал.

Функции подсистемы информационного обеспечения органи­зации можно разделить на два вида: первичные; вторичные. К первичным функциям относятся:

1. организация массивов информации;

2. организация потоков информации;

1. организация процессов и средств сбора, хранения, обработ­ки и транспортировки информации.

При организации массивов информации используются унифи­цированные системы документации (УСД) и классификаторы, с

Подсистема общего руководства

1

Целевые подсистемы

Функциональные подсистемы

Подсистема управления качеством

Подсистема производ­ственного руководства

Подсистема охраны окружающей среды

Подсистема технического руководства

Подсистема управления ресурсами организации

Подсистема экономи­ческого руководства

и т.д.

Подсистема внешних хозяйственных связей

Подсистема управления персоналом

Подсистема обеспечения управлением

I

X

Информацион­ное обеспече­ние

Нормативно-методическое обеспечение

Обеспечение техничес­кими средствами управленческого труда

Функции

Делопроиз­водство

- Оргструктура

Способ орга­низации

Правовое обеспечение

Рис. 2.3. Место подсистемы

Персонал

Информационного обеспечения в системе управления организацией

помощью которых создаются структурированные массивы данных, используемых при организации баз данных.

Функция «организация потоков информации» предполагает выполнение следующих управленческих процедур:

1. определение источников и потребителей информации в со­ответствии со специальными функциями и задачами управления;

2. определение состава информации, периодичности ее цирку­ляции и форм представления;

3. разработка документооборота;

4. использование комплекса технических средств для органи­зации потоков информации;

5) установление порядка составления, оформления, регистра­ции, согласования и утверждения документов.

Организация процессов сбора, хранения, обработки и транс­портировки информации предполагает:

1. обеспечение технологических процессов необходимыми тех­ническими средствами;

2. распределение между подразделениями и отдельными испол­нителями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребления.

Вторичной функцией подсистемы информационного обеспе­чения, о которой также не следует забывать, является обеспече­ние управленческого персонала научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки, тех­ники, экономики, технологии производства, передовом отече­ственном и зарубежном опыте в области управления.

Обобщенное представление о виде и составе функций подсис­темы информационного обеспечения дают данные табл. 2.9.

Очевидно, что в условиях аутсорсинговых технологий все пе­речисленные функции могут передаваться сторонним организаци­ям с почти равнозначным успехом. Прежде всего это касается первичных функций.

Однако сомнительно, что организации-заказчики захотят пе­редавать аутсорсерам процедуры организации массивов и потоков информации. Связано это с тем, что выполнение данных проце­дур требует всестороннего знания специфики объекта и главным образом его конкретной предметной области, что помимо длитель­ного процесса обучения аутсорсеров сопряжено с дискомфортом по поводу конфиденциальности определенной информации.

Вторичные функции, как правило, передаются аутсорсерам, что автоматически реализуется через интернет-технологии.

Типичными структурными подразделениями, реализующими вышеобозначенные функции подсистемы информационного обес­печения в организации, являются:

• отдел информационного обеспечения (отдел автоматизиро­ванных систем управления — АСУ, информационно-вычислитель­ный центр — ИВЦ, информационно-технологический отдел, от­дел электронной обработки данных);

• отдел научно-технической информации (патентно-лицензи­онный отдел).

При отсутствии специальных подразделений по информацион­ному обеспечению системы управления координация и методи­ческое руководство этими работами возлагаются (рекомендации ГОСТ 24525.0-80) на подразделение, ответственное за организа-

Таблица 2.9

Виды и состав функций подсистемы информационного обеспечения организации

Вид функции	Наименование функции	Состав основных процедур по функции
Первичные	Организация мас­сивов информации Организация по­токов информации Организация про­цессов и средств сбора, хранения, обработки и транс­портировки ин­формации	• Разработка структурированных массивов данных; • мониторинг соответствия масси­ вов данных требованиям классифи­ каторов и унифицированных систем документации • Определение источников и потре­ бителей информации в соответст­ вии со специальными функциями и задачами управления; • определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления; • разработка документооборота; • использование комплекса техни­ ческих средств для организации по­ токов информации; • установление порядка составле­ ния, оформления, регистрации, согла­ сования и утверждения документов • Обеспечение технологических про­ цессов необходимыми технически­ ми средствами; • распределение между подразде­ лениями и отдельными исполните­ лями задач по подготовке и пере­ даче информации от места ее воз­ никновения до потребления
Вторичные	Обеспечение уп­равленческого пер­сонала научно-тех­нической информа­цией о новейших отечественных и зарубежных дости­жениях науки, тех­ники экономики, технологии произ­водства, передо­вом отечественном и зарубежном опы­те в области уп­равления	• Анализ отечественных и зарубеж­ ных изданий по интересующей те­ матике; • выборка интересующего матери­ ала по заданным направлениям; • рассылка материала по заинте­ ресованным подразделениям; • сбор заявок на тематические обзоры

SR

цию управления (отдел систем и методов, отдел систем и проце­дур, отдел организации управления и пр.).

Возникает вопрос, изменяется ли и если изменяется, то в ка­кой степени, состав вышеперечисленных подразделений при ис­пользовании аутсорсинговых технологий. Наверное, однозначно ответить на этот вопрос невозможно. Все зависит от конкретных условий использования ИТ-аутсорсинга, масштаба деятельности организации-заказчика, видов ИТ-аутсорсинга и других факторов. Однако получить некоторую ясность в освещении этой проблемы позволяет сложившаяся практика способов организации подсис­тем информационного обеспечения на предприятиях.

Специфика деятельности подсистемы информационного обес­печения состоит в том, что в процессе своей деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функ­циональные и целевые подсистемы организации (см. рис. 2.3). Та­ким образом, закономерен вопрос о месте данной подсистемы в иерархии предприятия, которое обеспечивается соответствующим способом организации.

В настоящее время возможно три варианта организации под­системы информационного обеспечения на предприятиях:

• централизованный;

• децентрализованный;

• аутсорсинговый.

При централизованном способе организации вся деятельность по информационному обеспечению сосредоточена в одном управ­лении (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству компании через вице-президента (заместителя дирек­тора) по информационным технологиям (системам) (рис. 2.4).

Преимуществом централизованного способа организации явля­ется обеспечение высокой эффективности работ по внедрению но­вых информационных систем и технологий. К недостаткам мож­но отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.

При децентрализованном способе организации подсистемы информационного обеспечения специалисты разных функцио­нальных подразделений выполняют функции управления инфор­мационными системами по своему направлению (рис. 2.5).

Преимуществом такого способа организации является высокий уровень знаний предметной области менеджера по информацион­ным системам, недостатком — дублирование однотипных задач и функций в разных подсистемах.

При аутсорсинге в организации отсутствуют подразделения по информационным системам (технологиям). При необходимости разработки и внедрения новой информационной системы данные

J—X

ф
ге	>
о.	1-
о	(1
рект	звод
	S о
*	О. С
ге со	о с

Директор организации

ге о.	зяй-	5
о	о
1?	X	ш
ф	?	и
а	X	^
Ч	I Э	3 т.
	V	X
>.	X	<1>
ге	ш	m
со	о с	н о

и т.д.

Отдел научно-техни­ческой информации

Отдел информацион­ного обеспечения

Рис. 2.4. Организационная структура предприятия при центра -. лизованном способе организации информационных услуг

ге о.	тву
о	п
рект	звод
	S о
	л
р	с
ге со	о

	Главный инженер
V
8±?
к 5 i m
Специалис технически формаций систем

1
ты по зенным онным ам
пециалис зизводст формаци систем
О qX

Директор организации

	ге
	О. 5»
	о =;
	н го
	* х
	Ф О
	о. о
	S О.
	С[ ф
	с
	5 о
	го с
	со
V
° 5
X .0
3 S х 5
•- _ з: я
о 5 о 4
я о го о
Специ кадр форм си

Рис. 2.5. Организационная структура предприятия