4.3.2. Приемка товара

Приемка товара также осуществляется комиссией, назначенной приказов руководителя организации. В состав комиссии должно входить не менее трех человек.

Если количество и качество поступившего товара соответствует сопрово­ждающим документам, то комиссией оформляется акт о приемке товара (форма № ТОРГ-1).

Акт составляется в одном экземпляре в день поступления товара, хотя количество экземпляров акта может быть увеличено в зависимости от ситу­ации.

Применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и услови­ями договора.

Во многом заполнение данного акта схоже с заполнением акта о приемке материалов по форме № М-7.

. В шапке акта по форме № ТОРГ-1 указываются:

• наименование организации, составляющей акт, и при наличии структур­ное подразделение;

• основание для составления акта: номер и дата приказа или распоряжения по организации (ненужный вариант зачеркивается);

• номер акта;

• дата составления акта;

• место приемки товара;

• перечислены сопроводительные документы (в нашем примере товарная накладная № 14/А-1 от 02.08.2011);

• вид (телефонограмма, телеграмма, факс и т.п.), номер и дата документа о вызове представителя грузоотправителя, производителя и поставщи­ка (согласно Инструкции № П-6 на приемку груза следует приглашать поставщика. Но следует учитывать, что данная Инструкция применяет­ся только, если это предусмотрено договором поставки (постановление Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18). В нашем примере товар доставлен представителем поставщика, поэтому он и участвует в приеме товара. Ему выдана доверенность на участие в приемке. Реквизиты до­веренности приведены в конце акта);

• наименование, адрес и номер телефона грузоотправителя, производителя и поставщика товара;

• наименование, адрес и номер телефона страховой компании при усло­вии, что груз застрахован. В нашем примере груз не застрахован, поэтому ставится прочерк;

• реквизиты договора поставки товара (номер и дата) и счета-фактуры;

• реквизиты коммерческого акта в случае его составления (подробно о коммерческом акте рассказано при заполнении акта о приемке материа­лов по форме № М-7);

• реквизиты ветеринарного свидетельства при его наличии;

• реквизиты железнодорожной накладной, если груз доставлялся железно­дорожным транспортом;

• вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, ав­тофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.) по строке «Способ доставки»;

• дата отправления товара со станции (пристани, порта) отправления: наи­менование станции отправления — при перевозке железнодорожным транспортом; наименование пристани — при перевозке водным транс­портом; наименования порта — при перевозке по морю. Непримснясмый вариант зачеркивается. В нашем случае перевозка осуществляется авто-

транспортом со склада отправителя, поэтому в данной строке ставится прочерк, но зато в стоке «со склада отправителя товара» указывается наименование отправителя;

• температурный режим при перевозке мяса (рыбы).

В разделе «Дата и время» указывается дата и время мероприятий по приемке товара:

• дата прибытия груза;

• время начала, приостановления, возобновления и окончания приемки товара. В нашем примере приемка не приостанавливалась, поэтому в этих графах ставится прочерк.

Следующая таблица заполняется по сопроводительным документам постав­щика.

При заполнении строки «Сертификат» (документа, удостоверяющего каче­ство товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указывается его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

Описывается состояние товара, тары и упаковки в момент приемки товара.

Следующие строки заполняются в случае, если в процессе приемки обна­ружено несоответствие количества, качества или ассортимента поступившего товара сопроводительным документам поставщика:

• «Способ определения недостающего товара»;

• «Заключение о причинах и месте образования недостачи товара»;

• графы 20—24 «Отклонение»;

• «Решение руководителя» по выявленным отклонениям.

Акт подписывают все члены приемочной комиссии, а также представитель грузоотправителя (поставщика, производителя), в нашем случае — представи­тель поставщика. Указаны реквизиты доверенности, выданной ему организаци­ей-поставщиком.

В заключение последним на акте формы № ТОРГ-1 ставит свою подпись за­ведующий складом, принимающий на учет товар. Указывается дата окончания операции по его приемке.

Акт утверждается руководителем организации. Гриф утверждения находится на первой странице акта.

Срок хранения акта в архиве организации — пять лет.

Если же в процессе приемки обнаруживается несоответствие товара сопро­водительным документам, то кроме этого акта оформляется акт об установлен­ном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2). Если же поступил импортный товар, то — анало­гичный акт по форме № ТОРГ-3.

Акт по форме № ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах, акт по форме № ТОРГ-3 — на импортные товары в пяти экзем­плярах.

Акты применяются для оформления приемки ТМЦ, имеющих количествен­ные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Претензии могут быть предъявлены в случае ненадлежащего исполнения договора, которое может быть выражено в нарушении условий:

• о количестве товара (ст. 466 ГК РФ);

• о качестве товара (ст. 469 ГК РФ);

• его ассортимента (ст. 468 ГК РФ) и т.п.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Первая страница акта по форме № ТОРГ-2 повторяет все данные из соот­ветствующего акта по форме № ТОРГ-1. Поэтому не будем повторять ее запол­нение, а сразу перейдем к заполнению 2-й страницы акта ТОРГ-2.

В строке «Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, опи­сание упаковочных ярлыков, пломб транспорта на отдельных местах (сертифика­тов, спецификаций в вагоне, контейнере) и отправительская маркировка» перепи­сываются данные из сопроводительных документов транспортной организации и поставщика.

В таблице «По сопроводительным транспортным документам значится» при­водятся данные о товаре в соответствии с сопроводительными документами поставщика.

В строке «Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, опи­сание упаковочных ярлыков, пломб транспорта на отдельных местах (сертифи­катов, спецификаций в вагоне, контейнере) фактически» описываются факти­ческие данные, выявленные при осмотре транспортного средства при приемке товара.

Следующая таблица отражает приемку товара по количеству мест и выяв­ленные расхождения.

Далее приводятся сведения о количестве и стоимости товара по документам поставщика.

В разделе «Условия хранения товара (продукции) до его вскрытия на складе получателя» описываются условия хранения груза на складе покупателя до мо­мента его приемки комиссией. Так, если доставлен скоропортящийся груз, а температурный режим на складе не соответствует нормам, то вина за порченый груз лежит на покупателе, а не на поставщике.

Также при необходимости указываются сведения о температурном режиме при разгрузке товара в вагоне (рефрижераторе и т.д.).

В разделе «Состояние тары и упаковки, маркировки мест, товара и тары в момент внешнего осмотра товара (продукции)» описывается, в каком состоянии на момент приемки находятся тара и упаковка, а также маркировка мест и са­мого товара.

Приводятся сведения о принадлежности наружной маркировки тары, в ко­торой упакован товар.

Указывается дата вскрытия тары, наименование организации, которая опломбировала товар при отгрузке.

При приемке товара по качеству, если делается выборочная проверка, опи­сывается порядок отбора товара для ее проведения.

В следующей таблице приводятся данные по отклонениям (недостачи, из­лишки) в количестве товара и по их причинам: брак, бой. Если товар содержит драгоценные металлы или камни, то указывается номер паспорта товара.

В строке «Определение количества товара (продукции) проводилось» указы­вается, каким образом определено количество товара: взвешиванием, счетом мест, обмером и т.п., а также где проводилось определение.

Если определение проводилось путем взвешивания, то в следующей строке указывается характеристика весов, которые были использованы.

При необходимости указать какие-либо еще сведения, которые не нашли отражения, заполняется строка «Другие данные».

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным цен­ностям расхождений нет».

Далее приводится мнение приемочной комиссии с подробным описанием дефектов (характера недостачи, излишков, ненадлежащего качества, брака, боя) и возможными причинами их возникновения, а также заключение ко­миссии.

Акт подписывают все члены приемочной комиссии, а также представитель грузоотправителя (поставщика, производителя). Указываются реквизиты дове­ренности, выданной ему организацией.

Свою подпись ставит и главный (старший) бухгалтер организации, которая принимает товар.

После этого руководитель выносит свое решение по итогам приемки и оформления акта, а затем утверждает акт. Гриф утверждения находится на пер­вой странице акта.

Срок хранения акта в архиве организации — пять лет.

На основании акта составляется претензионное письмо поставщику, грузо­отправителю или перевозчику. Требования к форме такого письма приведены при описании акта о приемке материалов по форме № М-7.

При приемке товара, поступившего без сопровождающих документов, оформляется акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4).

Этот же акт оформляется и при покупке товаров у физического лица.

На его основании приходуются фактически полученные ТМЦ, поступившие без счета поставщика, т.е. акт по форме № ТОРГ-4 используется для оформле­ния любого поступления в организацию по фактическому наличию.

Составляется данный акт в двух экземплярах членами комиссии при уча­стии материально ответственного лица: первый экземпляр передается в бухгал­терию, второй остается у материально ответственного лица.

При оформлении акта указываются следующие данные:

• наименование организации, составляющей акт, и ее структурного под­разделения;

• наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты постав-

щика и грузоотправителя;

номер акта;

дата его составления;

• место приемки товара;

• сопроводительные документы (например, отсутствует накладная по фор­ме № ТОРГ-12, но имеется железнодорожная накладная. В этом случае в данной строке указывается только железнодорожная накладная. Если же отсутствуют все документы, то ставится прочерк или указывается, что товар получен без документов);

• при наличии документов от транспортной организации:

а) количество мест по транспортным документам;

б) масса товара станции (пристани, порта) отправления и назначения;

в) реквизиты коммерческого акта в случае его составления (подробно о коммерческом акте рассказано при заполнении акта о приемке материалов по форме № М-7);

• состояние упаковки товара.

В таблице приводятся данные о товаре.

Акт подписывают вес члены комиссии и материально ответственное лицо, принимающее товар.

Срок хранения акта в архиве организации — пять лет.