4.1.3. Накладная

Для оформления продажи (отпуска) материальных ценностей сторонней ор­ганизации применяются товаросопроводительные документы.

Основной товаросопроводительный документ — накладная.

Вид накладной зависит от способа доставки материальных ценностей и от вида самих материальных ценностей.

При доставке товаров автомобильным транспортом выписывают товарно-транспортную накладную (форма № 1-Т), утвержденную постановлением Го­скомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. (Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особен­ностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.)

При доставке товаров железнодорожным транспортом выписывают желез­нодорожную накладную. К железнодорожной накладной могут быть приложе­ны спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, го должна оформ­ляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся на практике виды накладных.

Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)

Накладная, которой оформляется отгрузка товара, называется товарной на­кладной. Для нее предусмотрен типовой бланк по форме № ТОРГ-12. Форма бланка утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. i> 132.

Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от условий полу­чения товара покупателем, вида организации-поставщика, места передачи то­вара и т.д.

Обычно оформляют два экземпляра накладной: первый экземпляр остается на складе продавца у материально ответственного лица, отпустившего товар (в дальнейшем после передачи накладной в бухгалтерию на ее основании будет произведено списание ТМЦ); второй экземпляр передается покупателю и явля­ется основанием для оприходования у него этих ценностей.

В шапке накладной указываются:

• наименование, адрес, номер телефона, факса и банковские реквизиты организации-грузоотправителя;

• наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи­зации -грузополучателя;

• наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи­зации-поставщика. Если грузоотправитель и поставщик — одно и то же лицо, то можно указать только название организации или написать в этой строке «грузоотправитель»;

• наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи­зации-плательщика. Если грузополучатель и плательщик — одно и то же лицо, то можно указать только название организации или написать в этой строке «грузополучатель».

Если по каким-либо причинам в строке «Грузополучатель» отсутствуют эти реквизиты, то это не опровергает фактическую доставку товара поставщиком, а также наличие и оприходование его на счетах бухгалтерского учета у грузополу­чателей (письмо УФПС России по г. Москве от 26 апреля 2010 г. № 16-15/43834).

В строке «Основание» указывается документ, на основании которого вы­писывается накладная. Это может быть договор, приказ, распоряжение и т.п. Справа в таблице указывают номер и дату этого документа.

Если товар доставляется покупателю транспортной организацией, то указы­вается номер и дата транспортной накладной.

Графа «Вид операции» заполняется, если организация применяет в учете си­стему кодирования. Тогда проставляется код операции, присвоенный ей в ор­ганизации.

Далее указывают номер и дату составления транспортной накладной. Основные сведения об отгружаемом товаре указываются в таблице, состоя­щей из 15 граф.

В графе 1 указывается порядковый номер записи.

В графе 2 — наименование, сорт и артикул товара; приводится его краткая характеристика, например «Пальто женское зимнее р. 42—46, артикул 118».

В графе 3 — код товара. Заполняют в случае, если организация применяет в учете систему кодирования.

В графе 4 — наименование принятой по данному товару единицы измере­ния (штуки, килограммы, метры и т.д.).

В графе 5 — код этой единицы измерения в соответствии с Общероссий­ским классификатором единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97) (ОКЕИ), утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366.

В графе 6 — вид упаковки товара (ящик, коробка, тюк и т.п.). Далее указывается количество:

• в графе 7 — в одном месте, т.е. в одной упаковке (например, 20 деталей в одном ящике);

• в графе 8 — количество мест, штук, т.е. упаковок (например, 10 ящи­ков).

В графе 9 — масса брутто (т.е. масса товара с тарой), а в графе 10 — масса товара нетто (т.е. чистый вес товара без упаковки). Если данные о массе товара брутто отсутствуют, ставится прочерк.

В графе 10 — общее количества товара. Эта сумма равна произведению по­казателей из граф 7 и 8.

В графе 11 — цена единицы товара без учета НДС в рублях и копейках.

В графе 12 — стоимость всего количества товара без учета НДС в рублях и копейках.

Графы 13 и 14 — сумма НДС, которая начисляется на продаваемый товар:

• в графе 13 — ставка НДС, по которой исчисляется НДС для данного вида товара, в процентах;

• в графе 14 — сумма НДС по всему количеству товара. Рассчитывается как произведение показателей из граф 12 и 13 (не забывайте, что в гра­фе J3 ставка НДС указана в процентах).

В графе 15 — общая стоимость товара с учетом НДС.

Накладная может состоять из нескольких листов. По каждому подводится итог по графам 8—10, 12, 14 и 15.

Общий итог по этим же графам подводится в строке «Всего по накладной».

Если товарная накладная состоит из нескольких листов, то прописью ука­зывается их количество. Количество порядковых номеров записей в накладной также указывается прописью.

Прописью указывается и количество мест всего по накладной (итог по гра­фе 8), и масса груза нетто (итог но графе 10), и масса груза брутто (итог по графе 11).

Далее указывается прописью количество листов приложений. Это могут быть паспорта, сертификаты, счета-фактуры и т.п.

В следующей строке указывается прописью общая сумма отпущенного това­ра с учетом НДС (итог по графе 15).

Завершается заполнение накладной подписями сотрудника, разрешившего отпуск товара, главного бухгалтера и сотрудника, отпустившего товар.

Если представитель покупателя получает товар на складе поставщика, то товар ему выдается только при наличии доверенности от организации — поку­пателя товара. Реквизиты доверенности заносятся в накладную.

Получатель товара расписывается в строке «Груз принял».

Если товар доставляется грузополучателю транспортной организацией, то то­вар по доверенности получает представитель транспортной организации. Он же и распишется в получении товара у продавца. При получении товара грузополуча­телем подпись его представителя ставится в строке «Груз получил грузополучатель».

Накладная заверяется печатями организаций, отгрузившей и принявшей товар.

Хранится накладная в архиве организации пять лет.

Пример заполнения накладной по форме № ТОРГ-12 приведен на с. 104 и 105.

Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т)

При перевозке товара автомобильным транспортом может использоваться товарно-транспортная накладная (далее — ТТН) по форме № 1- Т. Унифициро­ванная форма этой накладной утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Форма № 1-Т необходима в случаях, когда доставка осуществляется сторон­ней автотранспортной организацией и оплачивается отдельно от стоимости то­вара (письмо Минфина России от 26 мая 2008 г. № 03-03-06/1/333, определение Верховного Суда РФ от 10 ноября 2009 г. № КАС09-515 и т.д.).

Если же доставка осуществляется самостоятельно автотранспортом продав­ца или покупателя, то для учета товара достаточно товарной накладной по фор­ме № ТОРГ-12, конечно, при условии, что доставка не оплачивается отдельно, а включена в стоимость товара (письма Минфина России от 15 июня 2010 г. № 03-03-06/1/413, ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195).

Когда одновременно составляются оба вида накладных, то форма № 1-Т яв­ляется первичным документом, ведь в шапке формы № ТОРГ-12 должны быть указаны номер и дата составления ТТН.

Форма № 1-Т используется одновременно и для учета движения ТМЦ и для расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная является документом строгой отчетности.

Она состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

Товарный раздел является основанием для списания ТМЦ у грузоотправите­ля и оприходования их у грузополучателя. Таким образом, этот раздел опреде­ляет взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей. Товарный раз­дел заполняет грузоотправитель (продавец).

Транспортный раздел служит для учета транспортной работы и расчетов гру­зоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами авто­транспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов. Таким образом, этот раздел определяет взаимоотношения грузоотправителей — заказчиков авто­транспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов. Транспортный раздел заполняют вместе грузоотправитель (продавец) и грузоперевозчик.

Форма № 1 -Т составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя и на каждую поездку автомобиля. Если одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, то накладная оформляется на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за все послед­ствия неправильности, неточности или неполноты сведений, указанных ими в ТТН. Автотранспортные предприятия и организации имеют право проверять правильность этих сведений.

Товарно-транспортная накладная хранится в бухгалтерии организации.

Она выписывается в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания ТМЦ; второй, третий и четвертый экземпляры,

заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью во­дителя, вручаются водителю. В дальнейшем, второй экземпляр сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования ТМЦ у получателя груза; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации — автовладельцу автотранспорта. Третий экзем­пляр, служащий основанием для расчетов, организация — автовладелец автотранспор­та прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотран­спорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Грузоотправитель при необходимости может выписывать дополнительные экземпляры ТТН. Например, если на одном автомобиле одновременно пере­возятся несколько партий грузов в адрес нескольких грузополучателей, ТТН выписывается каждому грузополучателю в отдельности.

По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет ТМЦ, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, ТТН выписывается в трех экземплярах: первый и второй экземпляры передаются организации — владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основани­ем дня расчетов организации — владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы; третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

В ТТН должны быть обязательно заполнены все реквизиты.

Каждый экземпляр накладной должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью водителя-экспедитора во всех экземплярах накладной.

Сдавая груз грузополучателю, водитель предъявляет ему три экземпляра ТТН. Грузополучатель удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Таким образом, для продавца документами, которые являются основани­ем для списания товара с учета, являются форма № ТОРГ-12 с указанными в ней реквизитами покупателя и первый экземпляр ТТН с подписью водителя о приемке груза к перевозке. Полномочия водителя подтверждаются переданной продавцу доверенностью от организации-перевозчика.

Рассмотрим заполнение ТТН.

В заголовке указывается:

• дата составления ТТН;

• в строках «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» — соответственно на­именование организации, отгружающей товар и получающей товар;

• в строке «Плательщик» — лицо, производящее оплату транспортной ра­боты по данной ТТН. Часто организации указывают в этой строке того, кто оплачивает товар по аналогии с накладной формы ТОРГ-12. Но здесь следует обратиться к Инструкции о порядке расчетов за перевозки гру­зов автомобильным транспортом, утвержденный 30.11.1983 Минфином СССР № 156, Госбанком СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотрансом РСФСР № 10/998. Несмотря на то что речь в данном документе идет об уже несуществующей форме, многие положения из него можно применить к ныне действующей (и в принципе похожей) форме № 1-Т;

В товарном разделе, который заполняется грузоотправителем, указываются сведения о товаре.

В графе «Код продукции (номенклатурный номер)» грузоотправитель указыва­ет эти данные согласно утвержденной у себя системе кодирования.

Графы «Помер прейскуранта и дополнения к нему», «Артикул или номер по пре­йскуранту» заполняются, если организация -продавец утверждает у себя прей­скурант цен и присваивает товарам определенный артикул.

Остальные графы в основном повторяют графы товарной накладной по форме № ТОРГ-1.2.

Графы для выделения суммы НДС не предусмотрены, поэтому стоимость товара указывается с НДС.

В строке «Отпуск разрешил» указывается должность лица, ответственного за отгрузку товара, ставится его подпись с расшифровкой.

В графе «Отпуск груза произвел» указывается должность лица, непосред­ственно отгрузившего товар, ставится его подпись с расшифровкой.

Указывается дата отгрузки и ставится печать организации-грузоотправителя.

При передаче товара перевозчику в ТТН переносятся реквизиты доверенно­сти лица, принимающего груз от имени перевозчика (номер и дата). Указывают­ся наименование организации-перевозчика, а также должность лица, принимаю­щего груз, его подпись и расшифровка этой подписи. Представитель перевозчика ставит отметку о наличии или отсутствии претензий к полученному грузу.

Транспортный раздел заполняет перевозчик.

В шапке раздела указывают:

• номер ТТН;

• в графе «К путевому листу» — номер путевого листа, который выписыва­ется водителю на доставку данного груза;

• в строке «Организация» — наименование организации-перевозчика;

• в строке «Заказчик» — наименование организации, заказавшей перевозку;

• в строке «Водитель» — фамилию, имя и отчество водителя, а также номер его водительского удостоверения;

• в строке «Вид перевозки» — наименование вида перевозки, например коммерческий, сдельный, повременной, оплата за ездку, централизован­ная перевозка и т.п.;

• регистрационный номер автомобиля;

• пункты погрузки и разгрузки при наличии и пункт переадресовки;

• данные о прицепе при его наличии.

Тип лицензионной карточки не заполняется, так как лицензирование пере­возки грузов отменено.

8 разделе «Сведения о грузе» указывают:

• в графе 1 — краткое наименование груза;

• графе 2 «С грузом следуют документы» — наименования и номера до­кументов, прилагаемых к ТТН (сертификаты, ТОРГ-12 и т.п.). Эти до­кументы водитель принимает с грузом, а впоследствии передает грузопо­лучателю;

• графе 3 «Вид упаковки» — вид тары, в которой перевозится груз. Если груз не упакован, то ставится «н/у»;

• графе 4 «Количество мест» — количество мест по каждому наименова­нию груза и каждому виду упаковки;

• графе 5 «Способ определения массы» — каким способом определена масса груза (взвешиванием на товарных весах, с помощью замера, расчетным путем и т.п.);

• графах 6 «Код груза», 1 «Номер контейнера», 8 «Класс груза» — данные в соответствии с системой кодирования и нумерации перевозчика;

• графе 9 «Масса груза» —массу груза с точностью до 0,01 т по видам на­именования грузов и общую массу груза;

• в строке «Количество ездок, заездок» — общее количество выполненных ездок, ведь одной ТТН могут быть оформлены несколько ездок с грузом;

• строках, отражающих приемку-передачу груза материально ответствен­ными лицами, указывают:

• оттиск пломбы, которой опломбирован груз. Это актуально при пере­возке груза в контейнерах, цистернах и т.п. под пломбой;

• общее количество мест груза или контейнеров (прописью);

• общую массу, сданного для перевозки по данной ТТН;

• строке «Сдал» — должность, подпись и расшифровку подписи липа от организации-грузоотправителя, передававшего груз для перевозки перевозчику. Ставится печать организации-грузоотправителя. Эта под­пись, заверенная печатью, подтверждает сведения, указанные в ТТН;

• строке «Принял водитель-экспедитор» — подпись и расшифровку под­писи водителя, подтверждающие принятие указанного выше оплом­бированного груза к перевозке.

Аналогичные сведения отражаются и при передаче груза водителем матери­ально ответственному лицу организации-грузополучателя.

В строке «Транспортные услуги» перечисляются транспортные услуги, ока­занные водителем при погрузке материальных ценностей в автомашину (упа­ковка, укрытие брезентом и т.п.) с указанием их количества. Аналогичные све­дения могут быть отражены и при разгрузке груза у грузополучателя.

Раздел «Погрузочно-разгрузочные операции» заполняется в два приема: при погрузке груза у грузоотправителя и при его разгрузке у грузополучателя следу­ющим образом:

• в графе 10 «Операция» указывается вид операции: погрузка, разгрузка;

• в графе 11 «Исполнитель» — наименование исполнителя указанных опе­раций (перевозчик, грузоотправитель, специализированная организация и т.п.);

• в графе 12 «Дополнительные операции» перечисляются при их наличии виды таких операций и их количество;

• графа 13 «Механизм, грузоподъемность, емкость ковша» заполняется при механизированной погрузке-разгрузке. Указываются вид механизма и его характеристики;

• в графах «Способ» соответственно указываются:

• в графе 14 — вид способа погрузки-разгрузки: ручной, механизирован­ный, наливом, самосвалом;

• в графе 15 — код этого способа при наличии системы кодирования в организации;

• в графах «Дата (число, месяц), время, ч, мин» указываются дата и время соответственно: в графе 16 — прибытия, а в графе 17 — убытия автомо­биля под погрузку-разгрузку. Время прибытия — это время предъявле­ния водителем путевого листа лицу, ответственному за отгрузку (прием) товара, а время убытия — время подписания и передачи ТТН водителю лицом, ответственным за отгрузку (прием) товара;

• в графе 18 указывается время, затраченное на дополнительные операции, перечисленные в графе 12;

• в графе 19 ставится подпись лица, ответственного за выполнение указан­ных операций.

Раздел «Прочие сведения» заполняется организацией, владельцем автотран­спорта. В нем указывают:

• в графах 25 «Код экспедирования груза» — код при наличии системы ко­дирования в организации;

• графах 26 и 27 — суммы, причитающиеся за транспортные услуги, соот­ветственно с клиента и водителю;

• графе 28 — сумму штрафа за неправильное оформление документов;

• графах 29 и 30 — поправочные коэффициенты к зарплате водителя (для из­менения расценок в соответствии с условиями перевозок) и к основному та­рифу (для его изменения в случаях, предусмотренных едиными тарифами);

• графах 31 и 32 — соответственно время простоя автомобиля под погруз­кой и разгрузкой.

Разделы «Таксировка» и «Расчет стоимости» заполняются работником ор­ганизации-перевозчика, ответственным за эти операции, для расчета стоимости доставки и зарплаты водителю по данной ТТН.