4.2. Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей

Движение материальных ценностей при передаче их в производство внутри организации оформляется при помощи:

• лимитно-заборных карт (типовая форма № М-8);

• требований-накладных (типовая форма № М-11).

Лимитно-заборная карта (форма утверждена постановлением Госкомстата Рос­сии от 30 октября 1997 г. № 71а) применяется для оформления отпуска материаль­ных ценностей в структурные подразделения при систематическом их потреблении или в случае заранее разработанного лимита отпуска материальных ценностей.

Лимит устанавливает руководитель организации или работник, назначен­ный его приказом (например, начальник структурного подразделения). Те же лица имеют право на внесение изменений в лимите. При расчете лимита ис­пользуются утвержденные в установленном порядке производственные нормы расхода материалов на единицу продукции, объемы производственных про­грамм цехов, участков.

Сверхлимитный отпуск материалов или изменение лимита допускается только с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. Сверхлимитная выдача материальных ценностей осуществляется по отдельным требованиям.

Выписывается лимитно-заборная карта только на один вид материальных ценностей или на несколько взаимозаменяемых материалов. При замене одного вида материалов на другой в карте делается запись «Замена, смотри требование № », и, соответственно, уменьшается остаток лимита.

Лимитно-заборная карта выписывается бухгалтером в двух экземплярах: первый экземпляр передают потребителю материальных ценностей (например, в цех), второй — на склад.

Отпуск материалов на производство по лимитно-заборным картам может производиться лишь с одного прикрепленного склада.

В заполнении лимитно-заборной карты могут принять участие несколько человек. При описании порядка заполнения граф лимитно-заборной карты бу­дем обязательно указывать, если какая-либо графа должна быть заполнена кон­кретным работником.

В лимитно-заборной карте сотрудник, отвечающий за ее выписку, указывает:

• название организации;

• порядковый номер карты;

• дату ее составления;

• код операции движения ТМЦ согласно данной лимитно-заборной карте (заполняется, если организация применяет систему кодирования);

• вид деятельности, для которой используется запрашиваемый вид матери­альных ценностей;

• отправителя, т.е. наименование структурного подразделения, отпускаю­щего материальные ценности;

• получателя, т.е. наименование структурного подразделения, получающе­го материальные ценности;

• учетную единицу выпуска продукции (работ, услуг), т.е. единицу изме­рения продукции, для выпуска которой запрашивается данный вид мате­риальных ценностей;

• наименование отпускаемых материальных ценностей, их краткую харак­теристику: сорт, размер, марку;

• номенклатурный номер, присвоенный в организации данному виду ма­териальных ценностей в соответствии с разработанной номенклатурой-ценником. Если организация имеет небольшой ассортимент запасов, она может не присваивать им номенклатурные номера. В этом случае в графе ставится прочерк;

• наименование принятой по данному виду материальных ценностей еди­ницы измерения (штуки, килограммы, метры и т.д.);

• код этой единицы измерения в соответствии с ОКЕИ, утвержденным по­становлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366.

Максимальное количество материальных ценностей, которое может быть отпущено со склада, указывается в графе «Лимит». Данную графу может запол­нить сотрудник, устанавливающий лимит использования материальных цен­ностей, или работник, отвечающий за выписку лимитно-заборных карт. После записи в карге лимита отпуска материальных ценностей карта должна быть заверена руководителем подразделения, установившего лимит.

Бухгалтер, отвечающий за обработку лимитно-заборных карт, указывает:

• бухгалтерский синтетический счет и субсчет, с которым будет составле­на корреспонденция счета учета материальных ценностей на основании этой лимитно-заборной карты;

• код аналитического учета списываемых материальных ценностей;

• цену за единицу материальных ценностей без учета НДС.

Работник, получающий материалы, предъявляет свой экземпляр карты кла­довщику.

Кладовщик должен указать на обоих экземплярах карты дату отпуска, ко­личество отпущенных материальных ценностей, а также остаток лимита. При этом он расписывается в карте работника, получающего материальные ценно­сти, а работник — в экземпляре карты, принадлежащей кладовщику. Аналогич­но оформляется и возврат материальных ценностей.

Кладовщик также указывает порядковый номер записи отпускаемых мате­риальных ценностей по складской картотеке.

По окончании периода, на который установлен лимит использования матери­альных ценностей, подводится итог их отпуска. Для этого подсчитывается общее количество выданных материальных ценностей и из него вычитается их возврат.

При окончательной обработке карты бухгалтер подсчитывает стоимость все­го отпущенного за отчетный период материала без учета НДС путем умножения всего количества выданных материальных ценностей (за минусом возврата) на стоимость единицы материальных ценностей.

Карта заверяется подписями руководителей структурного подразделения, получающего материальные ценности, и структурного подразделения, отпуска­ющего эти ценности.

Указывается дата закрытия лимитно-заборной карты.

Оформлять отпуск материалов, систематически потребляемых в процессе производства, можно и непосредственно в карточках учета материалов.

В указаниях по заполнению лимитно-заборной карты установлено, что по­сле того, как лимит, указанный в карте, использован, кладовщик сдает карту в бухгалтерию. Сдача лимитно-заборной карты до.лжна происходить не реже одного раза в месяц. Но лучше сдавать карту вместе с отчетом о движении ма­териалов, срок сдачи которого устанавливается в графике документооборота. Поэтому и лимит должен устанавливаться с учетом этого графика.

Срок хранения лимитно-заборной карты в архиве организации — пять лет.

Требование-накладная по форме № М-11 (утверждена постановлением Гос­комстата России от 30 октября 1997 г. № 71а) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделе­ниями или материально ответственными лицами.

В отличие от лимитно-заборной карты оно выписывается на каждый отпуск материальных ценностей внутри организации, но не может применяться в слу­чае, если установлено ограничение на отпуск материалов со склада.

На несколько наименований материальных ценностей может быть выписа­но одно общее требование-накладная.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экзем­пляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй необходим принимающему складу для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Заполнение граф требования-накладной формы № М-11 аналогично лимит­но-заборной карте.

Срок хранения требования-накладной в архиве организации — пять лет

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) выписывается в случае отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, располо­женным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов. Чаще накладная применяется в первом случае.

Типовой бланк по форме М-15 утвержден постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Накладная выписывается в двух экземплярах: первый передают на склад (как основание для отпуска материалов), второй — получателю материалов.

Накладная может быть выписана в бухгалтерии бухгалтером, ответствен­ным за данный участок учета, на складе кладовщиком на основании письмен­ного распоряжения руководителя и доверенности, предьявленной получателем материалов, или в структурном подразделении ответственным работником.

В оформлении накладной могут принять участие и несколько человек. При описании порядка заполнения граф накладной будем обязательно указы­вать, если какая-либо графа должна быть заполнена конкретным работником.

Нумерация накладных сквозная. С нового года нумерация начинается с № 1.

В первой таблице накладной указывают:

■ дату составления накладной;

• код вида операции (заполняется, если организация применяет систему кодирования);

• отправителя: наименование структурного подразделения и вид его дея­тельности;

• получателя: наименование структурного подразделения и вид его дея­тельности;

• ответственного за поставку: наименование структурного подразделения, вид его деятельности и код исполнителя (заполняется, если организация применяет систему кодирования).

Далее указывается документ, на основании которого выписывается на­кладная.

В строке «Кому» указывают наименование получателя материальных цен­ностей: хозяйств своей организации или сторонних организаций. Кроме того, вписывают фамилию, имя и отчество, а также реквизиты доверенности, пред­ставленной получателем;

Если в соответствии с графиком документооборота, установленным в организа­ции, накладная выписывается не в бухгалтерии, то графы 1 и 2 основной таблицы накладной будут заполнены затем бухгалтером, отвечающим за учет материалов:

• бухгалтерский синтетический счет и субсчет, с которым будет составлена корреспонденция счета учета ТМЦ на основании этой накладной;

• код аналитического учета списываемых материальных ценностей. Следующие графы может заполнять не только бухгалтер.

В графе 3 указывают наименование, сорт, размер и марку материальных ценностей, отпускаемых по накладной.

В графе 7 — количество материала, которое следует отпустить по накладной.

Графа 8 заполняется кладовщиком при отпуске материалов со склада. В ней указывается фактическое количество отпущенного материала.

Если на складе ведется только количественный учет (или ответственный работник структурного подразделения не знает пен на материалы), то графы 9—12 заполняются бухгалтером.

В графе 9 указывается цена единицы материалов без учета НДС в рублях и копейках.

В графе 10 — стоимость всего количества материалов без учета НДС в руб­лях и копейках. Рассчитывается как произведение показателей из граф 8 и 9.

В графе 11 ставится сумма НДС по всему количеству материалов. Рассчитыва­ется путем умножения показателя из колонки 10 на соответствующую ставку НДС.

В графе 12 указывается общая стоимость товара с учетом НДС. Рассчитыва­ется как сумма показателей из граф 10 и 11.

Графы 13-15 заполняет кладовщик:

• в графе 13 указывается инвентарный номер, присвоенный материалу по данным складской картотеки;

• графе 14 — номер паспорта, который обычно имеется у материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы, камни. В остальных слу­чаях в графе ставится прочерк;

• графе 15 — номер записи в карточке учета материалов.

По итогам накладной прописью указываются количество отпущенных на­именований материальных ценностей, общая сумма ТМЦ и НДС, включенный в общую сумму.

Подписывают накладную:

• ответственное лицо, разрешившее отпуск материальных ценностей;

• лицо, отпустившее материальные ценности;

• главный бухгалтер;

• получатель ценностей.

Срок хранения накладной в архиве организации — пять лет.

Для учета движения ТМЦ внутри организации структурными подразделени­ями или материально ответственными лицами применяется накладная на внут­реннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13).

Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием дтя списания материальных ценно­стей, а второй — принимающему подразделению основанием для их оприходования.

Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соот­ветственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию дтя учета движения ТМЦ.

Срок хранения накладной в архиве организации — пять лет.

Пример заполнения накладной формы № ТОРГ-13 приведен на с. 120.