4.1.2. Доверенность

Если организация получает МПЗ по месту нахождения поставщика или де­нежные средства из кассы контрагента, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывается доверенность. Выдача доверенности лицам, не работа­ющим в организации, не допускается.

Для доверенности на получение материальных ценностей предусмотрены типовые бланки по форме № М-2а или форме М-2 (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Если представители организации получают материальные ценности у постав­щика регулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а, если нет — по форме № М-2.

Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не име­ют, поэтому их регистрируют в специальном журнале (форма журнала приведе­на в Инструкции Минфина СССР от 14 января 1967 г. № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности»).

Книжки доверенностей и журналы «Учет выданных доверенностей» должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работ­нику, который будет получать товарно-материальные ценности (ТМЦ).

В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления. До­веренность, в которой эта дата не указана, является недействительной.

Также указывается номер доверенности и срок ее действия.

Как правило, на практике доверенность выписывается на 15 дней. Если же материальные ценности приобретаются и одного и того же поставщика, то до­веренность может быть выписана на календарный месяц. Тем не менее ГК РФ разрешает выписывать доверенность сроком на три года. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения (ст. 186 ГК РФ).

Далее в доверенности записывают ИНН, полное наименование и почтовый адрес потребителя товара, а затем плательщика. Если это одно и то же лицо, то в строке «Плательщик...» пишут «Он же».

На следующей строке проставляют реквизиты расчетного счета, наименова­ние и адрес банка плательщика.

Указываются паспортные данные сотрудника, которому выдается доверен­ность. Вместе с доверенностью он должен будет предъявлять паспорт,

В доверенности вписываются полное наименование поставщика и наимено­вание документа, на основании которого поставщиком выдаются товарно-ма­териальные ценности (ТМЦ). Такой документ может отсутствовать, например, в случае небольшой номенклатуры, невысокой стоимости получаемых матери­альных ценностей.

Оборотная сторона бланка доверенности представляет собой перечень ТМЦ, которые получает представитель покупателя, с указанием их нумерации по порядку, полного наименования каждого товара (изделия), единиц измере­ния товара и их количества прописью. Если на лицевой стороне бланка в до­кументе на отпуск указаны наименования ценностей, подлежащих получению, и их количество, то на оборотной стороне перечень прочеркивается.

Количество прописью указывается с начала отведенной для этого графы и с заглавной буквы, после чего остаток графы прочеркивается.

Во всех строках таблицы, оставшихся незаполненными, также ставится прочерк.

Корешок доверенности позволяет учесть все основные моменты по выдаче и использованию доверенности: номер, дату выдачи и срок действия доверен­ности, должность и фамилию лица, получившего доверенность, наименование поставщика, номер и дату документа, на основании которого поставщиком вы­даются материальные ценности (графа 7), номер и дату документа, подтвержда­ющего выполнение поручения.

Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке (форма № М-2) или в журнале учета (форма № М-2а). Кроме того, работник должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она заверя­ется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Работник, которому выдана доверенность, обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены ли ТМЦ по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию органи­зации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им ТМЦ. Подписи должны быть выполнены собственноручно. Использование факси­мильной подписи на доверенности не допускается.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в кореш­ке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в гра­фе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные до­веренности погашаются надписью «не использована» и хранятся до конца отчет­ного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Работникам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдают.