Тема : «Оптовий продаж товарів».
План:
Література:
В.В. Апопій «Комерційна діяльність», ст.397-409, 2008 р.
Після вивченої теми студенти повинні знати:
Класифікацію основних і організаційних систем електронної торгівлі, характеристику електронної біржі, особливості електронних торгових майданчиків.
Питання для самоконтролю:
.У чому полягає суть електронної оптової торгівлі?
Як класифікуються системи і форми оптової електронної торгівлі?
У чому виявляються особливості електроної біржі?
Яким є механізм функціонування електронної мегабіржі?
Яка послідовність організації й проведення аукціонних торгів у Інтернеті?
У чому полягає суть, зміст і особливості електронних торгових майданчиків?
У чому полягають особливості організації державної системи закупівель в Інтернеті?
Яка процедура організації електронних торгів?
В умовах інвестиційно-інноваційного розвитку і лібералізації торговельної діяльності традиційні форми і методи торгівлі все більше поступаються якісно новим, що ґрунтується на сучасних інформаційних технологіях і електронних комунікаціях. Однією з таких форм, що прогресує нині у всіх розвинутих країнах, є електронна комерція (е-сом).
Суть електронної комерції полягає в організації процесу товарно-грошового обміну в формі купівлі-продажу на базі електронних технологій з використанням телекомунікаційних мереж та електронних фінансово-економічних інструментів.
Прискорений розвиток електронної торгівлі зумовлений багатьма чинниками. Три з яких можна вважати визначальними.
Перший чинник – лібералізація економічної діяльності. Він виявляється у вільному переміщені капіталу, технологій, товарів та послуг як усередині окремих країн, так і між ними, глобалізації товарних ринків. Створюються сприятливі умови для широкомасштабного товарно-грошового обміну в формі купівлі-продажу. Для здійснення ефективного і оперативного товарно-грошового обміну використовуються нетрадиційні засоби, сучасні технології, принципово нові форми і методи комерційної діяльності, у т.ч. електронні. Слід додати, що жорстка конкуренція на товарних ринках посилює розвиток електронного сектора в сфері торгівлі.
Другий чинник – мультифункціональність Інтернету. Постійне оновлення ресурсів, інструментів, комп’ютерних технологій в Інтернеті зумовлює перспективність і надає універсального характеру цій мережі, суттєво розширює її можливості щодо обслуговування комерційного бізнесу. Переваги Інтернету полягають у тому, що він надійно забезпечуює не лише окремі комерційні операції, а й всі стадії комерційного процесу: маркетинг, формування договірних відносин і зв’язків, оптову купівлю-продаж, регулювання поставок, роздрібний продаж, після продажне обслуговування, розрахунки, документообіг, облік, адміністрування комерційного бізнесу. При цьому весь комплекс операцій здійснюється у віртуальному (on-line) режимі, без обмежень інформаційного простору і часу.
Третій чинник – доступність і ефективність Інтернет-торгівлі. Ця форма вигідна, насамперед, в організаційно-технічному та фінансово-економічному плані. Для продавця доступні послуги віртуальних бірж, аукціонів, дистриб’юторської мережі, порталів, торгових майданчиків. Перевага Інтернет-торгівлі для покупця також очевидна: достатньо мати в розпоряджені комп’ютер, підключений до Інтернету, та засіб платежу, і покупку можна здійснити у будь-який час, у будь-якій країні.
Наведені вище чинники є загальними, характерними для всіх економік ринкового типу. Під їх впливом формуються умови і вдосконалюються процеси електронного бізнесу, в т.ч. у сфері оптової торгівлі.
Електронна торгівлі як сфера комерційної діяльності охоплює різні системи і форми організації, які суттєво відрізняються від структурних елементів реальної торгівлі (of-line).
Під системою електронної комерції розуміють сукупність програмних продуктів, технічних засобів, методів, які дозволяють у віртуальному режимі здійснити комерційні операції та процеси в конретних секторах сфери товарного обігу.
Залежно від бізнесу-субєктів і характеру комерційних операцій можна виділити наступні системи:
В2С (бізнес-споживач) – в основу системи покладено віртуальну роздрібну торгівлю;
В2В (бізнес-бізнес) – охоплює всі рівні інформаційної взаємодії між компаніями з метою здійснення оптової купівлі-продажу в on-line режимі;
С2С (споживач-споживач) – являє собою співтовариство споживачів, організоване з метою взаємної купівлі-продажу товарів, послуг у форматі електронного аукціону;
С2В (споживач-бізнес) – передбачає купівлю-продаж за цінами, призначеними споживачами;
В2G (бізнес-адміністрація) – забезпечує взаємодію мід суб’єктами бізнесу та урядовими організаціями з приводу виконання державних замовлень на комерційних засадах.
У контексті розвитку е-сот в оптовій торгівлі найбільший інтерес становлять дві системи - В2В та В2G.
Система В2В призначена для підтримання відносин і зв’язків між постачальниками товарів, послуг та оптовими покупцями в процесі закупівлі товарів. Ця система виконує й більш широкі функції:
управління закупівлями (e-procurement);
супроводження постачальників (scm);
управління продажами (e-distribution);
управління покупцями (crm);
забезпечення функціонування організаційних форм електронної комерції в
сфері оптової торгівлі.
Функція e-procurement, по суті, належить до матеріально-технічного забезпечення суб’єктів виробничої сфери. Вона дозволяє взаємодіяти з багато чисельними пос тачальниками, оптимізувати партії товарів, терміни постачання, витрати.
Функція SCM має аналогічний характер. Відмінності полягають в інтеграції системи планування матеріально-технічного забезпечення та управління з метою координації дій і контролю діяльності всіх учасників ланцюга маттехзабезпечення.
Функція e-distribution стосується переважно виробників і спрямована на оптимізацію поставок дилерам і кінцевим споживачам на засадах логістики. Реалізація цієї функції дозволяє мінімізувати витрати на транспортування і прискорити документообіг. Ця функція спрямована на витіснення посередників з комерційних угод.
Функція CRM забезпечує повний цикл супроводження споживачів (потових покупців). Ця функція дозволяє накопичувати, систематизувати та очоплює програмне забезпечення для управління новим циклом продажу – від аналізу можливості збуту товарів до контролю після продажного обслуговування.
Функція забезпечення функціонування різних організаційних форм електронної торгівлі є найскладнішою, оскільки очоплює різні аспекти перелічених вище функцій і специфічних. Характерних для конкретних організаційних форм електронної торгівлі.
Для системи В2В характерно різноманіття організаційних форм та їх модифікацій. Усі вони ґрунтуються на віртуальному електронному просторі – електронному торговому майданчику. Такий майданчик являє собою систему програмних продуктів, засобів електронних телекомунікацій і платежів, призначених для здійснення широкого діапазону угод купівлі-продажу. Складність функціонування електронних майданчиків полягає в тому, що крім власного інформаційного обміну, вони повинні забезпечити гарантії здійснення угод віртуальних електронних суб’єктів різних організаційних форм. До них можна віднести:
електронний агрегатор, або концентратор, який являє собою
електронний каталог, призначений для широкого кола постачальників і покупців на відносно стабільному ринку зі стандартними товарами;
Інтернет-аукціон – віртуальне підприємство, яке організовує відкриті
публічні торги; власником товару на таких торгах стає той, хто запропонував найвищу ціну;
електронна біржа – організаційна модель електронної торгівлі, для якої
характерна купівля-продаж типових видів сировини (товарів) за біржевими цінами; у ній закладено дійовий ринковий механізм узгодження попиту і пропозиції в реальному часі;
електронний портал – потужний Web-сайт з функціями комплексної
системи надання широкого спектра комерційних послуг щодо оптово-закупівельних операцій корпоративним та індивідуальним підприємцям.
Система В2В у перспективі займатиме домінуюче положення в е-сот.
Вона спроможна забезпечити у величезних масштабах оборот сировинних ресурсів, засобів виробництва, товарів, послуг між підприємствами, а також на зовнішніх ринках.
Пріоритетність В2В пояснюється не лише масштабами, а й багатофункціональністю цієї системи: можливістю безперервного одержання інформації про товарні ресурсі, забезпечення поставки, платежів, обліку і контролю виконання, договірних зобов’язань. Ця система дозволяє організувати оперативно, за будь-якими каналами, в режимі on-line оптову купівлю-продаж вітчизняної й зарубіжної продукції: через біржі, торговельні концентратори, аукціони, дистрибутивну мережу.
Інша важлива система в галузі оптової купівлі-продажу В2G також характеризується інтенсивним розвитком. Справа в тому, що в економічній сфері держава виступає не лише як регулятор економічного життя, але й як корпорація з широкими і різноманітними економічними інтересами і функціями. Одна з них – забезпечення потреб державних інституцій в товарах і послугах за державні кошти. У системі В2G закладені організаційні, технологічні, електронно-технічні можливості для здійснення оптових закупівель товарів, продукції для державних потреб. Закупівлі відбуваються на тендерних засадах.
У перспективі торгово-закупівельні операції в секторі В2G стануть більш інтенсивними і масштабними під впливом лібералізації торговельної діяльності, глобалізації товарних ринків і зростання конкуренції.
Електронна біржа – це організаційна форма оптового ринку, яка ґрунтується на електронних технологіяч та Інтернет-комунікаціяч і створює умови оптовим продавцям і покупцям для здійснення торгово-закупівельних операцій за біржовими цінами.
Функції електронної біржі багатогранні:
електронне супроводження всіх етапів біржового процесу купівлі-
продажу (від подання заявки до виконання угоди) у реальному режимі часу;
інформаційно-маркетингове супроводження угоди із використанням
статистично-аналітичної інформації та моніторингових даних про спот-ринок;
фінансове супроводження угоди з мінімізацією фінансових ризиків за
рахунок узгодження схеми проходження угод і механізму банківського гарантійного забезпечення;
транспортно-експедиційне супроводження угод, головним чином,
логістичного характеру з представленням учасникам біржових торгів розрахунків оптимальних схем транспортування.
Суб’єктами електронних біржових торгів можуть бути оптові продавці
та оптові покупці. Продавцями зазвичай виступають виробники, постачальники, брокери.оптові продавці стають учасниками біржових торгів після проходження реєстрації на порталі й підписання з біржею договору асоційованого членства і договору комісійного обслуговування.
Оптові покупці – це юридичні особи (кінцеві споживачі, оптові
підприємства, трейдери), які пройшли повну реєстрацію і уклали відповідні договори асоційованого членства та комісійного обслуговування.
Зареєстровані продавці й покупці, тобто учасники торгів, отримують на свої корпаративні Web-сторінки індивідуальні ключі доступу (логін і пароль) до торговельних систем і даних біржі без обмежень.
Об’єктами біржової торгівлі виступають:
сільгоспкультури – зерно, соя, технічні культури, кава, тютюн та ін.., а також олія, цукор;
сільгосптварини, головним чином, велика рогата худоба;
ліс і лісоматеріали, руда, вугілля, газ, електроенергія, нафта і нафтопродукти;
чорні, кольорові метали, металопродукція; дорогоцінні та рідкоземельні метали;
цінні папери, валюта;
ф’ючерсні контракти.
Усього біржовими вважаються 60-65 видів продукції й товарів, головним
чином, сировинного характеру.
В електронній біржовій торгівлі коло об’єктів купівлі-продажу значно розширюється за рахунок засобів виробництва, напівфабрикатів, непродовольчих, продовольчих товарів, фармацевтичної продукції. Цьому сприяють специфічні інструменти і Правила проведення біржових торгів, а також значне звуження партій товарів (лотів) порівняно з традиційною біржовою торгівлею.
На електронних біржах використовуються різні торговельні механізми. Найбільш досконалими нині є інструменти і механізми торгівлі з реальним товаром на спот-ринку. Такий набір інструментів успішно функціонує на електронній біржі elbin.ru. Біржа забезпечує організацію проведення торгів на оптовому ринку нафти і нафтопродуктів.
Торговельний механізм такої біржі базується на автоматизованій системі моніторингу зустрічних заявок (АСМЗЗ), а саме – на електронній торговельній системі (ЕТС), побудованій на алгоритмі автоматизованого моніторингу пошуку і добору зустрічних заявок, які надходять у базу даних біржі.
Торги, тобто купівля-продаж на електронній біржі, здійснюється під час торгових сесій протягом торгового дня. Це означає, що заявки і угоди опрацьовуються щоденно з 10 до 18 год., за умови, що тривалість торгового дня становить 24 год.
На початку торгової сесії учасники щодено отримують на своїх Web-сайтах статистичні підсумки минулої сесії, інформацію про мінімальні, максимальні й середні ціни та інші матеріали.
Учасники торгів (продавці й покупці) подають заявку на ЕТС біржі у будь-який час доби і отримують підтвердження про її прийняття до обробки.
Форма заявки стандартна для покупця і продавцяю вона містить такі дані:
найменування товару;
кількість, кратну одному лоту;
базис-ціни відповідно до Правил ІНКОТЕРМАС, тобто прив’язка
витрат, пов’язаних з транспортуванням, страхуванням, експедицією, відвантаженням і розвантаженням та ін..;
ціна купівлі-продажу або не вище певного розміру, або нижче певного
рівня, або не зазначена;
дата і час відкриття заявки (автогенерація);
термін виконання заявки;
реквізити учасників.
До заявок можуть бути введені дані щодо якості, а також перелік
постачальників, яких не слід пропонувати.
Учасник торгів не може подати зустрічні заявки однакової специфікації на купівлю і продаж одночасно. Під час подання заявки на рахунок покупця повинно бути достатньо грошових коштів для здійснення угоди, а у продавця – достатньо товару для виконання своїх зобов’язань з постачання реального товару.
Як тільки належним чином оформлена заявка потрапляє на біржу, ЕТС зіставляє її з пропозицією або запитом і автоматичному режимі обирає найкращі умови (переважно ціну) виконання.
Результати пошуку і добору варіанту періодично подаються на інформаційне табло замовника. Учасник торгів може очікувати кінця терміну дії заявки або прийняти рішення про дострокову купівлю, продаж товару, зняти заявку з торгів, додати нові заявки.
Виконані заявки знімають з торгів, про що негайно інформують замовників. При цьому реквізитні дані контрагентів розглядаються лише після підтвердження угоди учасниками торгів. ЕТС автоматично передає угоду на виконання під гарантії наявності грошей у покупця і товару в продавця. Гарантами виступають уповноважені банки та біржа. Гарантія на 100 % забезпечується за принципом «поставка проти платежу».
Учасники торгів повинні ознайомитися з угодою і схвалити її. Якщо виникають розбіжності, сторони врегульовують їх самостійно, за участю біржі. Узгоджені умови вважаються прийнятими після затвердження їх сторонами електронним підписом. Сума угоди складається з вартості товару, базисної ціни та комісійних зборів.
Переваги електронної біржі очевидні. В умовах електронної біржової торгівлі учасникам торгів надається можливість щоденно, без обмежень у часі й території, закупляти продукцію в асортименті, кількості, термінах і за ціною, яка складається на біржовому ринку. Ціни мають бути нижчі за ринкові, оскільки поставки прямі, тобто від виробника; партії – порівняно крупні, зі знижками. У біржових торгах посередники не беруть участі, тому попит і пропозиція наповнені реальним змістом.
Варто зазначити, що біржова торгівля дозволяє заощадити час і кошти, впорядкувати документообіг, оптимізувати просування продукції на логістичних засадах, оперативно і систематично надавати учасникам потрібну інформацію. Найбільш суттєвими перевагами слід уважати гарантії контрагентам через банківські механізми уповноваженого банку: «гарантія проти платежу» і «акредитив проти поставки».
Інтернет-аукціон є специфічною формою електронної торгівлі. Його особливості полягають у тому, що:
спектр аукціонних товарів і продукції для оптової купівлі-продажу порівняно вузький;
ціна встановлюється в процесі торгів на конкретних засадах;
власником товару стає покупець, який запропонував найвищу ціну.
Аукціон – це вертикальний електронний майданчик, оснащений
електронними засобами і спеціальними комп’ютерними програмами , завдання якого – створити належні умови для організації й проведення аукціонів торгів.
Учасниками аукціонних торгів виступають продавці й покупці (юридичні
особи) за умови, що вони зареєструвалися і отримали спеціальний пароль електронною поштою. При реєстації продавець сплачує також членські внески постійного учасника; ця сума сягає 800 – 100 дол США.
Об’єктами аукціонних оптових торгів є товари, які мають свою
специфіку. Їх можна поділити на три групи:
споживчі товари з простим і стандартизованим описом; аукціонні
товари повинні формувати однорідні партії; до найбільш розповсюджених видів таких товарів належать: хутро, вовна, овочі, квіти, тютюн, морська риба та ін..;
товари не частого попиту, до яких можна віднести партії колекційних
вин, коньяків, елітні товари (супернові автомобілі, комп’ютери, прилади, комунікаційні системи, медичне устаткування), об’єкти інтелектуальної власності тощо;
товари обмеженого попиту, для яких характерно падіння попиту або
термінів продажу: понаднормативні складські запаси товарів, які були в користуванні, обладнання, транспортні засоби, групові путвки, авіаквитки, цінні папери, які мають конкретний термін реалізації.
Для організації своєї діяльності аукціон розробляє чіткі правила, регламенти, інструкції. Вони регулюють порядок реєстрації, прийому заявок, вимоги до товару, його кількості та якості. Процедуру торгів. Порядок укладання угод, здійснення трансакцій, сплати аукціонних послуг.
Процедура аукціонних торгів регламентується спеціальними правилами аукціону. Вихідним моментом тут є реєстрація учасників і прийом заявки.
Продавець, виставляючи партії товару на аукціон, зазначає в заявці: найменування і кількість товару, описує основні характеристики товару, подає зображення товару, вказує стартову ціну за лот, поштові та банківські реквізити.
Аукціонна фірма приймає і реєструє заявку, про що сповіщає продавця, формує лоти, встановлює крок, а також кінцевий термін аукціонного продажу, який може тривати 7,10,14 і більше днів. Після розміщення замовлення на сайті аукціону відкривається доступ для покупців і починається аукціонний торг.
Залежно від типу аукціону торги можуть проводитися за правилами аукціону (на підвищення ціни), закритих пропозицій, одночасних пропозицій, подвійного аукціону. Найбільш розповсюдженими є англійські й голландські аукціонні торги.
При запровадженні торгів англійського типу оголошується стартова (мінімальна) ціна. Кожний покупець протягом терміну дії торгу може запропонувати свою ціну у відповідності з встановленим кроком аукціону. По мірі наближення аукціону до кінця активність продавців зростає. Власником товару стає продавець, який запропонував найвищу ціну.
Голландський аукціон має свою специфіку. Стартова ціна встановлюється не мінімальною, а максимальною і з кожним інтервалом часу автоматично знижується на крок. Власником товару стає продавець, якій перший зупинив пониження стартової ціни.
Переможці аукціону узгоджують у формі договору інші умови передачі товару: пункт і термін відправки, умови транспортування, додаткові витрати та ін..
Після укладання угоди і визначення її суми продавець і покупець сплачують аукціонні послуги у рівних пропорціях. Товар, не проданий на аукціоні, знімається з торгів. Він може бути виставлений на продаж іншим разом, але при цьому змінюється стартова ціна.
Аукціон як інститут оптової електронної торгівлі вирішує складні завдання оперативної реалізації товарів з обмеженим попитом або таких, на які попит тільки формується. Його переваги полягають у тому, що скорочується і прискорюється цикл продажу, а відповідно і витрати збуту. З’являється можливість встановлення ринкової ціни на нові елітні товари.
Електронний торговий майданчик – це ринковий кібернетичний простір для здійснення комерційних операцій в режимі on-line, головним чином, пов’язаних з оптовими закупівлями і оптовими продажами товарів, продукції, послуг.
Основні функції торгових майданчиків наступні:
надання послуг замовникам (оренда програмного продукту, електронних
засобів та їх обслуговування);
надання професійних послуг, пов’язаних з організацією електронної
торгівлі й навчанням персоналу;
реклама, інформація, аналітичні матеріали, моніторинг;
підписка, тобто викуп доступу до комп’ютерної інформації, яка
становить особливий інтерес для учасників ринку (нові комп’ютерні технології, програми, ресурси, інструменти, види послуг).
Галузеві (вертакальні) торгові майданчики – об’єднують покупців і
продавців певної галузі або суміжних видів діяльності. Найбільш часто вони створюються на віртуальному оптовому ринку будівництва, вато і літакобудування, хімії, гірничодобувної, легкої та харчової промисловості, туристичних послуг тощо.
Такі майданчики покликані забезпечити співтовариства широким спектром електронної інформації стосовно розвитку і функціонування суб’єктів конкретних галузей, технічне і технологічне оснащення, сировиною, зміцнення конкретних позицій, засвоєння нової продукції. Отже, вертикальні майданчики вирішують не стільки проблеми збуту, скільки взаємодії економічно, функціонально, організаційно взаємов’язаних підприємств.
Міжгалузеві (горизонтальні) торгові майданчики (електронні ринки) – це об’єднання груп комерційних організацій різної галузевої приналежності, метою ких є взаємодія на ринку оптової торгівлі. Основна функція таких майданчиків полягає у забезпеченні пошуку контрагентів для збуту продукції, сировини, матеріалів, обладнання. Крім того, електронний ринок сприяє:
створенню і підтримці електронних каталогів;
проведенню тендерів і аукціонів у режимі on-line;
переддоговірній діяльності, укладанню контракту, його оформленню;
роганізацію розрахунків;
контролю поставок.
Обслуговування учасників бізнес-процесів на горизонтальних електронних
майданчиках платне. Оплата здійснюється за кожний вид сервісу.
Переваги використання торгових електронних майданчиків у порівнянні з власними системами оптових закупівель очевидні. Вони полягають у зниженні витрат трансакцій на 40-60 %, скороченні часу на пошук контрагента, забезпеченні широкого спектра інформації, баагатоваріатності угод, оптимізації товаропросування на логістичних принципах, концентрації досвіду.
В останні роки державні замовники – міністерства, відомства, комітети, органи влади, самоврядування, державні організації все частіше вдаються до операції з оптової купівлі товарів, продукції, послуг для власниз потреб у системі електронної торгівлі. Відповідно створюються спеціальна електронна система державних закупівель.
Ядром державної системи закупівель є сервер, який виконує роль організатора взаємодії між учасниками торгів. На сервері розміщається законодавча база, нормативні акти, правила державних закупівель, оголошення про тендерні торги і умови участі в них.
Учасниками торгів виступають, з одного боку, державні організації, установи, заклади, а з іншого – підприємства, організації, об’єднання, постачальники або виконавці послуг, робіт у тому числі зарубіжні.
Об’єктом державних закупівель можуть бути сировина, матеріали, напівфабрикати, товари, продукція, зброя, обладнання, засоби виробництва, будівельні роботи, послуги, наукові розробки та ін..
Для закупівлі товарів для державних потреб кошти виділяються з держбюджету. Щорічний обсяг таких коштів сягає в Україні 55-60 млрд грн..,тобто близько 10 % оптового обороту. Форми оптових закупівель встановлені законодавством – відкриті торги, торги з обмеженим доступом, двоступеневі торги, запит цінових пропозицій.
Основною формою закупівлі товарів і послуг для державних потреб є відкриті торги. Інші форми застосовуються, якщо обсяги закупівель перевищують 100 тис. євро і потребують узгодження з уповноваженим органом.
Процедура організації й проведення електронних торгів забезпечується не менше як п’ятьма функціональними системами.
Перша – інформаційно-рекламна система, що містить конкурсну документацію, кваліфікаційні вимоги, реєстр підприємств, оголошення про закупівлі.
Друга – система прийому і обробки заявок, яка обслуговує процес прийому заявок, конкурсної документації, їх систематизацію, перевірку, консультації, уточнення, зміни.
Третя – система обміну даних, яка обслуговує стадію організації торгів, містить базу даних заявок, протоколи, звіти, рекомендації, проформи контрактів, повідомлення.
Четверта – система підготовки торгів, яка обробляє організаційно-розпорядні документи, перевіряє і готує конкурсну документацію, систематизує її.
П’ята – система організації й архівів конкурсних торгів, яка забезпечує протокол конкурсної комісії, прийняття рішень, рейтинги, укладання контракту, моніторинг закупівель, формування архівів.
Функціональні системи електронних закупівель спроможні оперативно забезпечити весь процес купівлі-продажу, але чинна законодавча база орієнтована на традиційні методи. Адже, тільки на підготовку і передачу тендерних пропозицій передбачено 45 календарних днів. Інші процедури також вимірюються 10-денним або місячними термінами.
Починається процедура конкурсу з розміщення оголошення на офіційному сервері держзакупівель. Оголошення готує замовник і передає організатору тендера, який розміщує його на сервері. Оголошення містить інформацію про кількість, якість і перелік товарів, необхідних замовнику, місце і терміни постачання, умови отримання тендерної документації, умови і терміни подання тендерних пропозицій. Одночасно оголошення розсилається електронною поштою, зареєстрованою в базі даних постачальників.
Паралельно із оголошенням замовник готує і передає через організатора тендера на сервер конкурсну документацію. Така документація складається з інструкцій, положень, методик, критеріїв, переліків та інших форм, які регламентують характеристики товару, ціновий діапазон, умови постачання. Замовник, організатор тендера зобов’язані відповісти на запитання, які виникають у претендентів, а також надавати додаткову інформацію.
Наступним етапом конкурсних процедур є прийом заявок і заповнення форм тендерних документів. Їх перевіряє організатор тендера і скеровує до конкурсної комісії.
Тендерна пропозиція повинна бути оформлена відповідно до вимог тендерної документації, підписана уповноваженою особою. Як правило, тендерна пропозиція, крім формальної частини, містить пропозиції постачальника щодо ціни, умов постачання, якості, конкурентоспроможності товару, гарантій. Тендерна пропозиція конфіденційна, до неї немає доступу ніхто, крім конкурсної комісії.
Після закінчення терміну подання тендерних пропозицій конкурсна комісія знайомиться з отриманою інформацією і розглядає кожну пропозицію по суті. При цьому використовують метод експертних оцінок. Результати конкурсу разом з тендерними пропозиціями постачальників та їх реквізитами розміщуються на сервері й мають відкритий доступ. Кожний учасник конкурсу може ознайомитися з пропозиціями інших постачальників, рейтингами і експертними оцінками конкурсної комісії.
Завершальним етапом є узгодження умов контракту і укладання контракту між переможцем тендера, з одного боку, і керівником контракту та замовником – з іншого боку. Контракт укладається протягом 14 днів після закінчення роботи конкурсної комісії й оголошення переможця.
Основні переваги відкритого конкурсу полягають у прозорості, добросовісній конкуренції, реальності тендерних пропозицій, об’єктивності виявлення переможця. Що стосується такої переваги як оперативність, то вона відсутня через недосконалість законодавства.