3.7. Лабораторная работа №6

Задание: Средствами Access создать базу данных, в которой со­держатся фамилии, должности и адреса руководителей предприятий и фирм. Средствами Word создать циркулярное письмо с приглашением указанных лиц па выставку. Данные о руководителях вставить в письмо, используя способ обмена "Слияние".

Выполните: следующие действия:

3.7.1.В текстовом редакторе Word создайте файл с произвольным именем.

3.7.2.Запустите систему разработки баз данных Access 2000, соз­дайте новую базу данных и задайте ей произвольное имя. Для разработки структуры базы данных проделайте следующее;

• выберите режим "создание таблицы а режиме мастера"; нажмите

кнопку <Открыть>;

• в появившемся диалоговом окне выберите образец таблицы: "Список рассылки"; используя имеющиеся образцы, создайте список полей: Имя Организации, Фамилия, Должность, Адрес; нажмите кнопку <Далее>;

• присвойте создаваемой таблице имя «Список рассылки 1» и нажмите кнопку <Далее>;

• выберите способ определения ключа:  "автоматически"; нажмите кнопки <Далее> два раза;

• выберите вариант  "внести данные непосредственно и таблицу" и нажмите кнопку "Готово";

• в появившемся окне выделите мерный столбец с названием "Код Списка Рассылки" и удалите его командой Правка/Удалить столбец; нажмите кнопку <Да>;

3.7.3. Заполните таблицу данными, которые приведены в табл. 3.4 и нажмите кнопку <3акрыть>.

Таблица 3.4.

3.7.4. В диалоговом окне "База данных" выделите строку "Список рассылки-1" и подайте команду Сервис/Связь с Offiее/Слияние с Microsoft Word; выберите вариант  "установить связь с готовым докумен­том MS Word и нажмите кнопку <ОК>.

5. Разверните появившееся окно текстового редактора Word на полный экран.

6. Наберите текст документа:

При наборе текста вставляйте названия полей базы данных, которые потом будут автоматически заменены конкретными данными. При необходимости еще раз изучите п. 3.3.6.

3.7.7. С помощью кнопок <АВС> и <►> <◄> на панели инструмен­тов Слияние выведите на экран конкретные значения названий полей базы данных из имеющегося списка. Отпечатайте несколько извещений на принтере.

3.8. Лабораторная работа №7

Задание: В Еxcel 2000 создать таблицу с данными о продажах компьютером торговой фирмой. Импортировать эти данные в Access 2000 и создать несколько запросов, касающихся содержания таблицы.

Выполнить следующие действия:

3.8.1.В электронной таблице Excel 2000 создайте файл с произ­вольным именем.

3.8.2.Заполните верхнюю левую часть листа данными, приведен­ными в табл. 3.5.

3.8.3 В системе Access 2000 создайте новую базу данных с произвольным именем. Импортируйте электронную таблицу в базу данных. Для этого:

• подайте команду Файл/Внешние данные/Импорт;

• в диалоговом окне «Импорт» выберите тип файла "MS Ехсеl, найдите и выделите имя электронной таблицы и нажмите кнопку <Импорт>.

3.8.4.В диалоговом окне «Импорт электронной таблицы» выпол­ните следующие действия:

• выберите вариант  "листы" — Лист1 и нажмите кнопку <Далее>;

• установите флажок [] в строке "Первая строка содержит заголовки столбцов" и нажмите кнопку <Далее>;

• выберите вариант "Данные сохранить"  "в новой таблице" и нажмите кнопку <Далее>;

•в строке "Описание поля [№]" снимите флажок[ ]"не импор­тировать" и нажмите кнопку <Далее>;

• выберите вариант  "определить ключ", введите в качестве ключа имя поля "№" и нажмите кнопку <Далее>;

• выберите вариант "Импорт и таблицу" Лист1, нажмите кнопку <Готово>, а затем кнопку <ОК>.

3.8.5. В окне «База данных» выделите строку "Лист1" и нажмите кнопку <Открыть>. Откроется таблица с данными. Для удобства дальней­шего использования произведите форматирование таблицы и подайте ко­манду Закрыть.

3.8.6. Перейдите к созданию запросов, касающихся содержания таблицы. Запрос 1 должен представлять сведения о выручке от продажи компьютеров, Запрос 2 - от продажи принтеров, а Запрос 3 от продажи мониторов.

3.8.7. Для создания первого запроса выполните следующие дей­ствия:

•в окне «База данных» выберите режим 'Создание запроса в режиме конструктора" и нажмите кнопку <Конструктор>;

•в диалоговом окне «Добавление таблицы» нажмите кнопки <Добавить> и <Закрыть>;

•в диалоговом окне «Запрос 1: запрос еа выборку» установите содержание полей:

1. первое поле: "№"; условие отбора: "<200";

2. второе поле: "Наименовании товара";

3. третье поле: "Выручка”; сортировка; "по убыванию";

•подайте команду Закрыть;

• сохраните имя запроса "Запрос 1" нажатием кнопки <ОК>$

•в диалоговом окне «База данных» выделите строку "Запрос 1" и нажмите кнопку <Открыть>; на экране появится таблица с Запросом 1,.показанная на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Запрос о продажах компьютеров

3.8.8.Для создания второго запроса выполните действия, аналогичные описанным в п. 3.8.7. Содержание полей не меняется, но условие отбора в этом случае выглядит так: ">200 And <300". Результат формирования запроса представлен на рис. 3.8а.

3.8.9.Для создания третьего запроса выполните действии, аналогичные описанным в п. 3.8.7. Содержание полей не меняется, но условие отбора в этом случае выглядит так: ">300". Результат формирования запроса представлен на рис. 3.86.

8. Закройте базу данных и выйдите из Access 2000.