Тема: Информация и коммуникации в менеджменте
Основой коммуникаций в организации является информация.
Информация - совокупность сообщений, отражающих конкретный аспект явления, события, производственно-хозяйственной деятельности.
Информацию классифицируют по различным признакам.
По полноте охвата явления:
полная - всесторонне и в полной мере раскрывает сущность явления;
частичная - отражает лишь определенный аспект явления, не давая его целостной характеристики;
избыточная - содержит данные, являющиеся лишними и ненужными для использования в конкретной ситуации.
По периоду действия
разовая - используется только один раз в специфической ситуации;
периодическая - применяется и формируется систематически в зависимости от потребностей;
долгосрочная - используется в течение длительного срока.
По содержанию:
планово-экономическая - содержит данные о запланированных объемах производства, реализации, цены и т.д.;
финансовая - отражает движение денежных средств на предприятии, привлечения инвестиций, структуру расходов;
учетная - содержит данные налогового и управленческого учета, касающиеся деятельности организации;
бухгалтерская - охватывает данные, используемые при осуществлении бухгалтерского учета;
технологическая - раскрывает содержание технологии осуществления основных и сопроводительных производственно-хозяйственных операций;
справочная - содержит общедоступные данные, использование которых облегчает осуществление всех видов деятельности;
административная - отображает данные о правах, обязанностях, ответственности, правила и процедуры в организации.
По степени достоверности:
достоверна - объективно и правдиво характеризует определенное явление;
недостоверна - имеет сомнительное происхождение, субъективную окраску и требует проверки.
Носителями информации являются документы, дискеты, диски, графики, перфоленты, перфокарты, магнитные ленты, плакаты, схемы и т.п.
Документация - письменное предоставление информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека, носителем которой он является.
Документацию классифицируют по различным признакам.
По содержанию:
административная (правила, процедуры, инструкции, приказы, распоряжения и т.д.);
планово-экономическая (технико-экономический план, план сбыта, инвестиционный проект и др.)
коммерческая (договоры о поставках и сбыте, заказ, оферты, счета-фактуры и т.д.);
финансовая (бюджет, финансовый план, платежные ведомости и др..)
внешнеэкономическая (внешнеэкономические договоры, погрузочно-таможенная декларация, инвойс и т.п.);
бухгалтерская (журналы-ордера, кассовая книга и др..)
по учету кадров (трудовые книжки, штатные расписания, должностные инструкции и т.д.);
технологическая (технологические карты, конструкторские схемы, инструкции по эксплуатации техники и др.)..
По сложности:
простая - отражает один процесс;
сложная - отображает несколько процессов.
По назначению:
индивидуальная - предназначена для конкретных должностных лиц;
типичная - предназначена для широкого круга пользователей.
По месту в менеджменте:
служебно-информационная (служебные письма, акты и т.д.);
распорядительная (приказы, распоряжения, указания, инструкции, постановления, протоколы, циркуляры и др..)
специальная (финансовая, бухгалтерская, технологическая, плановая, отчетная и др..).
Сущность коммуникаций составляют взаимосвязи между работниками, подразделениями, организациями и т.д. Они сопровождают все процессы, происходящие в организации. Коммуникации - обмен информацией, ее содержанием между двумя и более лицами (работниками).
Существует два вида коммуникаций.
1. Между организацией и внешней средой. Например, обмен информацией предприятия с потребителями происходит через рекламу, с государством - через отчеты, с политической системой - путем создания лобби в парламенте. Под действием внешнего окружения проводятся совещания, обсуждения, телефонные переговоры, готовятся служебные записки, видео ленты, отчеты и др..
2. Между уровнями, подразделениями и работниками организации.
Коммуникации могут осуществляться:
от высших уровней управления к низшим, то есть «сверху вниз». Например, начальник информирует подчиненных о текущих задачах, изменении технологии работы, новые приоритеты и др..;
между различными подразделениями (отделами, цехами и т.п.);
от низших уровней к высшим. Чаще всего так поступает информация о недостатках, нарушения, забастовочную ситуацию т.п.;
между отдельными работниками;
между менеджером (руководителем) и его рабочей группой (аппаратом).
С учетом характера передачи информации коммуникации делят на формальные (официальные), созданные руководством организации, и неформальные, сложившиеся на основе межличностных отношений в организации.
Коммуникационный процесс - процесс обмена информацией с целью решения конкретной проблемы.
Неотъемлемыми элементами процесса коммуникаций являются:
отправитель (источник) - лицо, группа лиц (подразделение), организация, которая генерирует идеи, собирает и передает информацию;
сообщения - информационная идея, закодированная с помощью символов;
канал - средство передачи информации;
получатель (потребитель) - лицо, группа лиц (подразделение), организация, для которых предназначена информация.
В коммуникационных процессах постоянно возникают шумы, искажающие смысл сообщения, вызывают отклонения, ошибки и т.д.. Поэтому обязательно следует учитывать возможные неточности при передаче информации, помня одновременно, что часто коммуникационный процесс занимает несколько секунд.
С целью обеспечения высокого качества коммуникационных процессов следует ориентироваться на два вида коммуникаций: межличностные и организационные.
Межличностные коммуникации - традиционно возникают между конкретными лицами (работниками). В процессе межличностных коммуникаций возможны следующие препятствия:
неполное восприятие работником информации;
неприятие информации;
семантические барьеры (трудности, обусловленные непониманием слов и словесных знаков);
невербальные преграды, возникающие в процессе использования несловесных (невербальных) знаков: взгляд, выражение лица, улыбка и др.;
слабая обратная связь.
Устранить их можно путем совершенствования общения. Для этого необходимо:
объяснять и обосновывать свои идеи до начала их передачи;
быть восприимчивым к возможным семантическим проблемам;
следить за собственными жестами, позами, интонациями;
быть внимательным к чувствам других работников;
учитывать социально-психологический климат в коллективе;
устанавливать качественную обратную связь;
допускать возможность дублирования идеи, сообщения, объяснения.
Коммуникационный процесс охватывает следующие этапы:
Организационные коммуникации - возникают между подразделениями, уровнями, звеньями организации и между организациями, их особенности зависят от характера деятельности организации, ее роли и места в области, структуры управления и т.д..
На качество организационных коммуникаций могут влиять:
Деформация сообщений на разных этапах процесса коммуникаций;
Информационные перегрузки в системе коммуникаций;
Неудовлетворительная структура управления организации;
Громоздкая структура коммуникационного процесса.
Совершенствованию коммуникаций и ликвидации препятствий в организациях способствуют:
рационализация структуры коммуникационного процесса;
совершенствование документооборота;
эффективное применение графических средств;
совершенствование функций менеджмента;
улучшение обратной связи;
внедрение системы изучения предложений работников (например, посредством установления ящиков предложений);
использования информационных бюллетеней;
применение современных информационных технологий: персональных компьютеров, электронной почты, видеотехники, радио, телевидение и т.д..
Итак, при осуществлении различных видов коммуникаций особое значение приобретает культура общения - соблюдение правил поведения, этикета, предусмотренных международным протоколом.