Этапы процесса контроля

Процесс контроля реализуется в несколько этапов:

1. Определение стандартов и критериев.

Стандарт - это официальный государственный или нормативно-технический документ отрасли, предприятия, определяет характеристики требований, которым должен соответствовать определенный вид продукции; критерий - показатель, по которому оценивают качество работы, продукции и т.п. Общепринятыми относительно их являются следующие требования:

• ограниченность во времени,

• конкретность,

• реальность,

• возможность прогнозирования показателей и результатов.

2. Оценка выполнения.

Состоит в выяснении соответствия количества и качества работ, продукции, общего состояния субъекта установленным стандартам, общепринятым нормам и критериям. Требует привлечения соответствующих ресурсов, специальных контрольных средств и приборов; может осуществляться централизованно и децентрализовано.

3. Сравнение достигнутых результатов с установленными стандартами.

Его осуществляют в несколько этапов:

• установления масштаба допустимых отклонений;

• измерения результатов;

• передача и распространение информации о конкретных результатах;

• оценка информации о полученных результатах.

4. Выяснения необходимости корректировок.

От эффективности процедур на этом этапе зависит дальнейшее функционирование организационной системы и ее отдельных элементов. Осуществляется на основе обоснованных выводов относительно соответствия или несоответствия работ, продукции установленным стандартам. В случае выявления несоответствия возникает потребность в коррективах (устранение недостатков, изменение стандартов и т.п.), что является задачей функции регулирования.

Эффективность контроля зависит от следующих факторов:

• объективность критериев и стандартов, обеспечивающих реальные возможности людей и справедливость контроля;

• качественное информирование о состоянии контролируемых объектов и процессов;

• двустороннее общение между работниками органов контроля и лицами, деятельность которых контролируется;

• избежать тщательного контроля;

• использования методов материального стимулирования за соблюдением установленных критериев, достижения запланированных результатов;

• внедрение информационно-управленческой системы контроля;

• уделение особого внимания контролю производственных процессов.

Не менее важным при этом является эффективное функционирование информационно-управленческой системы контроля - формализованной системы подготовки информации, необходимой для принятия управленческих решений. Она должна содержать информацию о предыдущем, текущем и будущем состоянии подконтрольных процессов или объектов, ее функционирование должно основываться на использовании современной компьютерной техники, технологий.

Обратная связь при контроле

Обратная связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед ней задачами.

Все системы обратной связи (биологические или организационные) состоят из тех же фундаментальных элементов и работают на тех же принципах.

«Входом» для организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов: материальных, финансовых и человеческих.

«Выходом» таких систем являются товары или услуги. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или незамкнутым системам.

Внешний для таких систем элемент - руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в ее цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию влияют очень много переменных величин.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами.

К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами. Внешние факторы - это все то, что влияет на организацию из окружающей среды: конкуренция, принятие новых законов, изменения технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое.

Тема по самостоятельной работе