1.2. Самоменеджмент как форма научной организации труда.

Рассмотрим более подробно сущность этой модели. Существует несколько точек зрения на сущность «самоменеджмента» и, как следствие – ряд различных определений.

В настоящем пособии мы используем следующее рабочее определение:

Самоменеджмент – это система апробированных последовательных и целенаправленных действий, осуществляемых специалистом в своей деятельности (профессиональной и иной), которые позволяют ему оптимально использовать своё время, то есть реализовать эффективное самоуправление.

Система действий специалиста, позволяющая самостоятельно достичь высокой эффективности в управлении собой и вверенным ему коллективом можно назвать эффективным самоуправлением.

Проблемами эффективного самоуправления занимается организационная наука управления самим собой.

Необходимо четко представлять, что основной целью научной организации труда специалиста состоит в том, что он должен эффективно использовать собственные возможности и сознательно управлять течением своей жизни, стараться с наименьшими потерями преодолевать внешние и внутренние обстоятельства, возникающие при осуществлении его деятельности во всех сферах.

Специалисту в области образования каждодневно необходимо решать задачи разного уровня, в том числе и проблемного характера. При этом ему необходимо осуществлять следующие этапы действий: а) постановка цели; б) планирование этапов деятельности; в) принятие решений; г) организация и осуществление деятельности; д) контроль результатов деятельности (диагностика результатов деятельности).

В процессе осуществления этих этапов реализуется коммуникация между участниками деятельности и их информация на разных этапах. Коммуникация и информация объединяют и связывают воедино процессы делового общения участников деятельности в конкретной сфере деятельности, в данном случае – в сфере образования.

Рассмотрим некоторые особенности технологии самоменеджмента.

Этап 1. Постановка целей.

На этом этапе реализуются их определение, ситуаци­онный анализ, определяются целевые стратегии, и методы достижения успеха формулируются важнейшие цели. В результате осуществления этого этапа возникает мотивация деятельности, устраняются возможные слабые ее стороны; выявляются преимущества необходимых действий; делается упор на разработку специальных действий на сложных участках деятельности; фиксируются сроки необходимых действий.

Этап 2. Планирование деятельности.

Этот этап подразумевает планирование деятельности на разные отрезки времени: год, месяц, день, при этом учитываются принципы временного управления и для управления деятельностью используется днев­ник времени. В результате реализации данного этапа происходит подготовка к реализации цели; осуществляется оптимальное распределение времени, создаются условия сокращение сроков протекания деятельности

Этап 3. Принятие решений.

В реализация этого этапа используется принцип Парето (эмпирическое правило 20/80, суть которого состоит в том, что двадцать процентов усилий затраченных на организацию деятельности, обеспечивают 80% результата, а остальные 80% - 20% конечного результата). Это необходимо учитывать при реализации деятельности руководителя любого ранга.

На основании АБВ-анализа реализуется установка приоритетов. Суть такого анализа состоит в разделении всех этапов деятельности на три категории по их значимости: А – важнейшие задачи (решаются менеджером в течение одного дня; они составляют 15% от всех необходимых для выполнения задач, но их вклад в конечный результат составляет 65%); Б – менее важные задачи (составляет примерно 20%; таковой является и их значимость при достижении цели); В – наименее важные задачи или несущественные (они составляют 65%, а их вклад в достижение цели – 15%). Поэтому опытный руководитель должен уметь; а) классифицировать задачи по категориям; б) определять очередность их решения; в) выделять оптимальное время для решения конкретных задач, добиваясь при этом наибольшего эффекта от деятельности своей и руководимого им коллектива.

На этом этапе реализуется принцип Эйзенхауэра, позволяющий распределить этапы деятельности руководителя по приоритетам. Основу приоритета составляет принадлежность компонента деятельности исходя из его важности и срочности. Следует четко подразделять составные части деятельности исходя из их важности и срочности. Они могут быть или только важными, или только срочными; одновременно и важными, и срочными, либо и не важными и не срочными. Поэтому выделяют четыре приоритета:

1. А–приоритет определяет компоненты деятельности, являющиеся и срочными, и необходимыми, поэтому эти действия необходимо сделать только сегодня, их ни в коем случае нельзя откладывать;

2. В–приоритет определяется важными действиями, но срочными, поэтому их обязательно делать сегодня; на их реализацию нужно регулярно выделять время и не откладывать их «в долгий ящик» выполнение дел «В–приоритета» Выполнение задач из этой группы будет способствовать достижению успеха и руководителя и членов его коллектива. Нельзя переводить деятельность из разряда важной в разряд «важной и срочной». Примером деятельности, относящейся к «В–приоритетной» является подготовка к докладу, который должен состояться через месяц; этот доклад важен для вас, но «время терпит». Откладывать подготовку к нему (доклад серьёзный и объемный) на последние дни создаст большие трудности для вас и может примести к неуспеху.

3. С–приоритет составляют действия, которые представляются нам срочным делом, так как они позволяют овладеть навыками, обеспечивающими нашу дальнейшую деятельность, но на данном этапе нашей работы, не представляются важными. Примером такой деятельности является выработка умений, а затем и навыков сохранение спокойствия, перепоручение своих обязанностей другому члену коллектива (например, «умение отправлять делегации») говорить «нет» в соответствующих ситуациях и т.д.

4. D-приоритет включает те компоненты деятельности, которые не являются ни важными, ни срочными. Эти действия можно отложить «в долгий ящик»; некоторые действия моно просто перепоручить другому подчиненному вам члену коллектива.

Отмеченное в характеристике деятельности по приоритету-D иллюстрирует особенность научной организации труда по делегирование отдельных компонентов деятельности, то есть её перепору­чению и является важнейшим компонентом, характеризующим искусство руководителя. Очень важно е нести тяжкий груз единоличного выполнения всех функций, а умело и эффективно распределить руководящую деятельность между своими коллегами, уметь выявить то, что может сделать коллега и что может принести наибольший эффект деятельности коллектива в целом.

Осуществление деятельности по охарактеризованному алгоритму позволяет достичь успеха этой деятельности; делает возможным первоочередное решение жиз­ненно важных проблем и упорядочивает компоненты деятельности по их важности, избавление от членов коллектива от «тира­нии» неотложности,

Этап 4. Организация деятельности коллектива и её осуществление.

После того, как осуществлён этап принятия решений, происходит организация необходимой деятельности и её осуществление. К организационным мероприятиям относятся разработка распорядка дня и графика продуктивности с учетом биоритма, характерного для того или иного времени года. Результатом этого является составление дневного рабочего плана. Далее осуществляется необходимая деятельность руководителя и членов коллектива с учетом особенностей, рассмотренных при характеристике этапа приятия решений. Всё это делает возможным осуществление самоменедж­мента, способствует концентрации усилий на значи­тельных задачах, позволяет использовать пика производительности труда участников конкретной деятельности, учитывать периодических колебания их жизнедеятельности, способствует становлению индивидуального рабочего стиля реальной деятельности, как руководителя деятельности, так и его коллег.

Этап 5. Контроль результатов реализованной деятельности.

Завершающим этапом любой деятельности является результирующе-кон-тролирующий этап, который позволяет выявить результаты осуществлённой деятельности, сравнить их планируемыми достижениями, установить позитивные и негативные стороны деятельности, скорректировать её и, по возможности, устранить недостатки, а также дать самооценку и оценку действия сотрудников. Контролю необходимо подвергать как заключительный этап деятельности, так и промежуточные, что позволяет корректировать данную деятельность и делать её более успешной. Но контроль не должен быть «мелочным». Он должен быть объективным, системным и систематичным. Важным компонентом контроля является самоконтроль всех субъектов совместной деятельности. Оптимально организованные процедуры контроля позволят

обеспечить достижение запланирован­ных результатов, а, следовательно, успех деятельности руководителя и возглавляемого им коллектива.

Вопросы и задания для самостоятельной работы:

1.Что такое самоменеджмент и почему он является основой научного труда любого специалиста?

2. Какова основная цель самоменеджмента?

3.Охарактеризуте особенности первого и второго этапов технологии самоменеджмента.

4. Раскройте суть правила Парето, принципа Эйзенхауэра и АБВ-анализа и их роли в технологии самоменеджмента.

5. Охарактеризуйте основные особенности завершающего этапа самоменеджмета и его роль в научной организации труда.