3. Этапы прохождения документов

Внутренние документы проходят следующие стадии (приложение А):

1) составление проекта документа;

2) изготовление документа;

3) визирование проекта документа;

4) утверждение документа;

5) регистрация;

6) размножение и доставка исполнителям;

7) контроль исполнения;

8) подшивка исполненного документа в дело.

Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта документа. Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование. Затем документ направляют руководителю на подпись. После подписания документ регистрируют по установленной форме. В регистрационном журнале отмечается: номер документа, дата документа, краткое содержание документа, кто подписал, исполнители. Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и работа с входящими документами. Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут под контроль. Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой.

Исходящие документы проходят следующие стадии (приложение А):

1. составление проекта документа;

2. изготовление документа;

3. визирование проекта документа, его составление;

4. утверждение документа;

5. регистрация;

6. отправка документа адресату.

Входящие документы проходят следующие стадии (приложение А):

1. прием и первичная обработка документа;

2. предварительное рассмотрение;

3. регистрация;

4. рассмотрение документов руководителями организации;

5. контроль исполнения;

6. подшивка исполненного документа в дело.

Маршруты прохождения внутренних документов на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов (рисунок А.1), а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов (рисунок А.2). Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого написаны.

2. Сравнительная характеристика прохождения внутреннего документа на предприятиях

1. Вид документа

В данном разделе приведено описание рассматриваемого документа.

2. Характеристика предприятий

В данном разделе приведена краткая экономическая характеристика сравниваемых предприятий (сайтов, документов)

2.3 Сравнительный анализ порядка прохождения документа на предприятиях

В ходе проведения сравнительного анализа на предприятиях можно заметить, что схемы прохождения отличаются этапами. Время прохождения всех этапов на первом предприятии дольше, чем во втором.

Таблица 1 – Сравнительный анализ прохождения приказа по этапам на предприятиях