5.7 Одержання пропозицій й їхня оцінка

Після того як вирішене завдання “зробити або купити” і підприємство визначило, яке сировина в які матеріали необхідно закупити, вирішують завдання вибору постачальника.

Для пошуку потенційних постачальників можуть бути використані наступні методи: оголошення конкурсу, розміщення реклами в Інтернеті; вивчення рекламних матеріалів( фірмових каталогів, оголошень у засобах масової інформації); відвідування виставок й ярмарків; переписка й особисті контакти з можливими постачальниками; звертання до спеціальних посередників.

Найпоширенішими й ефективними методами одержання й оцінки пропозицій від потенційних постачальників є:

• конкурсні торги;

• письмові переговори між постачальником і споживачем.

Конкурсні торги (тендери) – розповсюджена форма пошуку потенційних постачальників на основі конкурсного відбору їхніх письмових пропозицій відповідно до заздалегідь сформульованих критеріїв оцінки. Конкурсні торги проводять у випадку, якщо передбачається закупити сировина, матеріали, що комплектують на більшу грошову суму або передбачається налагодити довгострокові зв'язки між постачальником і споживачем. Конкурсні торги вигідні як постачальникові, так і споживачеві. Постачальник одержує точне подання про умови роботи зі споживачем. Споживач сполучає рішення проблем одержання необхідної пропозиції й вибір найкращого у всіх відносинах постачальника. Проведення тендера включає наступні етапи:

• реклама.

• розробка тендерної документації.

• публікація тендерної документації.

• приймання й розкриття тендерних пропозицій.

• оцінка тендерних пропозицій.

• підтвердження кваліфікації учасників торгів.

• пропозиція й присудження контракту.

Організація конкурсних торгів - складна й багатопланова робота. Тут ми дамо лише коротку її характеристику, необхідну для ознайомлення із цієї широко використовуваної в розвинених країнах миру можливістю налагодження високоефективних взаємин постачальників і споживачів.

Тендерна документація, як правило, має досить великий обсяг і виконує ряд важливих функцій, а саме:

• інструктує учасників торгів про процедуру торгів;

• дає опис закуповуваних товарів або послуг;

• установлює критерії для оцінки пропозицій;

• визначає умови майбутнього контакту.

Оцінка тендерних пропозицій ведеться в строгій відповідності із критеріями, наведеними в тендерній документації, Основні правила процедури оцінки такі:

• попереднє призначення членів тендерного комітету, що проводить оцінку пропозицій;

• розгляд тільки тих пропозицій, які відповідають вимогам, викладеним у тендерній документації;

• безумовне проходження оголошеним у тендерній документації процедура оцінки;

• відсутність яких-небудь переговорів з учасниками торгів.

Тендерний комітет складає звіт про оцінку тендерних пропозицій, у якому повинне бути показане, як оцінювалися тендерні пропозиції, обґрунтовані причини відхилення й дані рекомендації із присудження контракту.

Переможцем конкурсних торгів зізнається учасник, що представив найбільш вигідне, що відповідає кваліфікаційним вимогам тендерна пропозиція.

Іншим варіантом процедури одержання пропозиції від потенційного постачальника можуть бути письмові переговори між постачальником і споживачем.

У процесі письмових переговорів споживач одержує офіційну пропозицію на поставку товарів від потенційного постачальника. Це може бути організовано двома способами. Перший – коли ініціатива вступу в переговори виходить від продавця товару. Він розсилає потенційним покупцям оферти – пропозиції про продаж своєї продукції. На відміну від конкурсних торгів, де форми пропозицій строго визначені, оферти у випадках письмових переговорів можуть мати різну форму й зміст. Звичайно вони включають наступні реквізити:

• найменування товару,

• кількість й якість товару,

• ціну,

• умови й строки поставки,

• умови платежу,

• характеристику тари й упакування,

• порядок приймання-здачі.

Оферти можуть бути твердими й вільними ( ініціативними) .

Тверда оферта – пропозиція про продаж направляє тільки одному покупцеві із вказівкою терміну дії оферти, протягом якого продавець не може змінити свої умови; неотримання відповіді в плині цього строку рівноцінно відмові покупця від поставки й звільняє продавця від відрядної пропозиції.

Якщо покупець приймає пропозицію, то він направляє продавцеві в межах терміну дії оферти підтвердження про прийняття пропозиції. Продавцеві можуть бути спрямовані й контрумови покупцеві. Якщо контрагентам не вдається прийняти угоду в плині терміну дії пропозиції, то переговори тривають без обліку зобов'язань продавця, узятих їм по твердої оферті. Тверді оферти висилаються, як правило, традиційним партнерам.

Вільна оферта - пропозиція про продаж, що не передбачає зобов'язань продавця по відношенню даному покупцеві. Вона може бути висилається необмеженому числу потенційних споживачів і включає як перераховані вище реквізити, так і рекламно-інформаційні матеріали.

При другому способі організації письмових переговорів між постачальником і споживачем ініціатива вступу в переговори виходить від покупця, Він розсилає потенційним постачальникам комерційні листи, або запити, головною метою яких є одержання пропозиції ( оферти). У запиті вказуються всі необхідні реквізити ( найменування товару, необхідне якість , умови й строки поставки, умови платежу й ін.), крім ціни, що з'явиться у відповідній пропозиції.

У випадку якщо потенційний покупець звертається своїм постійним контрагентом, замість запиту може бути висланий замовлення,

Пропозиції, що надійшли потенційному споживачеві можна оцінювати різними способами. Це може бути строго регламентований процес як при конкурсних торгах або більше вільна процедура. Найчастіше основним критерієм для відбору пропозиції є вища якість сполучення з мінімальною ціною.