1. Определение, характеристика и исследование организационной подсистемы (подразделения гостиницы), для автоматизации деятельности которой создается ис.

1.1. Цели и функции управления

Главная цель любой организации – получение максимальной прибыли и ведение эффективной деятельности, результатом которой является конкурентоспособность, платежеспособность и другие показатели эффективности деятельности организации.

Организационная система - это определённая совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

Основными элементами организационной системы (а значит и объектами организационного управления) выступают:

• производство

• маркетинг и сбыт

• финансы

• информация

• персонал, человеческие ресурсы - обладают системообразующим качеством, от них зависит эффективность использования всех остальных ресурсов.

Характеристика организации: Гостиница «Астория» - обслуживание населения: предоставление номеров, сдача в аренду помещений для проведения различных мероприятий, ресторан, бассейн, уютная кофейня, косметический салон, услуги по заказу такси, авиа и ж/д билетов и т.п.

Организационная подсистема (подразделение организации): отдел аренды.

Цели и функции данного подразделения:

1. Обработка, учет и контроль информации, поступающей с оперативного уровня управления (Отдел аренды)

2. Обработка, учет и контроль информации, поступающей с тактического уровня управления (Отдел бухгалтерии)

3. Обработка, учет и контроль информации, поступающей со стратегического уровня управления (Руководство)

4. Планирование, контроль и учет объектов аренды, работы сотрудников

5. Актуализация БД

6. Составление отчетов для стратегического уровня управления

1.2. Цели и функции исполнительной системы

В качестве объекта автоматизации будет рассмотрен сектор по учёту за материальными затратами; в результате работы системы составляется отчет, в котором будут указаны значения показателей, определяющих доходность. Также будут указаны рекомендации по решению вопросов, связанных с увеличением доходности, менеджер может контролировать затраты на материальные ресурсы, их количество на складе, получить информацию о проценте брака, в зависимости от поставщика, тем самым решение о выборе поставщика остается за лицом, принимающим решения (ЛПР).

Функции исполнительной системы:

1. Составление отчётности по расходу средств

2. Составление отчётности по приходу материалов

3. Составление актов о браке продукции

4. Составление отчётности по расходу материалов

1.3. Информационный контур (включая прямые и обратные связи по управлению, функциям, информации). Управляющая подсистема. Управляемая подсистема.

Информационный контур – см. Рис. 1.

Управляющая подсистема

Деятельность этой системы заключается в выработке управляющего воздействия на управляемую систему. Использование такого воздействия направлено на эффективное достижение целей всей системы в целом.

К управляющей подсистеме относятся: Генеральный директор, Главный бухгалтер, менеджеры, начальники.

Управляемая подсистема

К управляемой подсистеме относятся исполнители: сотрудники сектора учёта материальных затрат.

Структурная схема организации

функционально-структурная схема предприятия

1. Найм рабочей силы, подготовка и продвижение персонала

2. Производство продукции

3. Контроль над качеством производимой продукции

4. Проведение капитального ремонта оборудования

5. Реализация произведённой продукции

6. Улучшение технологий производства

7. Реклама организации и производимой продукции, разработка стратегии производства и сбыта

8. Обработка документов, составление отчётности.

9. Хранение и отгрузка продукции

. Структурно-информационная схема организации

Рис.1. Структурно-информационная схема организации

Таблица 1

Информационные потоки в «ОУЭС»

№	Название потока	Частота
1	информация о расходе материалов на текущий, капитальный ремонт	еженед
2	документы, подтверждающие расход материалов со склада	еженед
3	данные о стоимости сырья	ежеднев
4	документы на согласование	ежеднев
5	затраты на содержание НИЦ	ежемес
6	документы, подтверждающие расход материальных, трудовых затрат на НИЦ	ежемес
7	сведения о дебиторской, кредиторской задолженности	ежемес
8	отчеты по расходу за полученные средства	ежемес
9	ведомость дебиторско-кредиторской задолженности	ежемес
10	документы для согласования (договоры, приказы)	ежемес
11	затраты на потери от брака	еженед
12	акты о браке выпущенной продукции	еженед
13	- график отпусков, табелей учета рабочего времени; - справки о зарплате работников, оформляющих пенсию, инвалидность, по сокращению штатов; - листки нетрудоспособности работников отдела; - сведения об изменении паспортных данных	ежемес
14	списки на оформление отпусков, инвалидности, по сокращению штатов; - документы на прием, увольнение, перевод из цеха в цех; - заявки на получение справок о зарплате по оформлению пенсий по возрасту; - листки нетрудоспособности; - табели по учету рабочего времени	ежемес
15	Поток информации о количестве продукции на складе	еженед
16	Отчёт о результатах рекламной акции	Раз в 2 мес
17	Отчёт о работе НИЦ	ежемес
18	Запрос о работе НИЦ	ежемес
19	Отчёт о количестве бракованной продукции	еженед
20	Отчётность о работе предприятия	ежемес
21	Запрос о количестве произведённой продукции	ежемес
22	Отчёт о количестве произведённой продукции	ежемес
23	Инф о кол-ве произведённого продукта	ежемес