Створення інформаційних (логіко-змістовних) матеріалів

Текстовий процесор Word

Основним призначенням текстового процесора Word є створення текстових документів.

Однак, можливості Word достатньо великі, щоб створювати текстові документи високої поліграфічної якості, з ілюстраціями і таблицями, діаграмами та посиланнями. В деяких випадках (коли обсяг брошури чи книги невеликий) Word може використовуватись як настільна видавнича система, але для цього існують спеціальні програми.

До основних можливостей, які полегшують створення складних текстових документів можна віднести зокрема:

• форматування документу та виправлення тексту при введенні, автопідстановку, автоформатування;

• використання шаблонів;

• використання стилів;

• перевірку правопису, автозаміну;

• роботу в режимі структури;

• використання полів злиття;

• використання механізму зв'язування об'єктів (OLE).

Перелічені вище можливості та їх використання описані у текстах допомоги до програми та у спеціальній літературі. В більшій чи меншій мірі вони відомі всім користувачам процесора Word. Відомо також, що це далеко не повний перелік можливостей Word. Тут ми розглянемо комплексне використання деяких можливостей, перелічених вище.

Використання шаблонів дозволяє автоматизувати створення типових документів (різноманітних бланків і форм чи документів однакової структури але з різними даними). Приклади найпростіших шаблонів можна переглянути у Word під час створення нового документу з використанням меню Файл, Создать... (тут і далі - посилання на русифіковані версії програм з пакету Office 2000). При цьому з'являється вікно діалогу Создание документа (рис.11).

Рис.11. Вікно діалогу Создание документа

У цьому вікні є сім закладок, на кожній з яких є набір доступних у Word шаблонів. Однак, слід мати на увазі, що ці шаблони написані російською мовою і перед використанням їх потрібно доробити.

Файли шаблонів мають розширення .dot і зберігаються зазвичай у папці C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049. Зокрема, після стандартної інсталяції там знаходяться шаблони. Для редагування шаблона його слід відкрити у Word як шаблон (файл з розширенням .dot), а потім зберегти як шаблон з власною новою назвою.

Використовуючи ці шаблони як взірці можна створювати власні шаблони для часто створюваних документів. Шаблони варто використовувати також для створення складних документів: це дозволяє уникнути пропусків і повторень матеріалів і даних в них.

Під час створення складних інформаційно-аналітичних документів доцільніше спільно використовувати кілька програм пакету, спираючись на можливості їх інтеграції.

Покажемо це на прикладі підготовки інформаційної довідки про Хмельницьку область. Текст аналізованої частини довідки наведено у додатку А до модуля.

Аналізована частина довідки містить дані, згруповані наступним чином:

1. Загальна інформація про область

2. Мінеральні ресурси області

3. Інформація про підсумки соціально-економічного розвитку Хмельницької області за січень-вересень 2002р.

4. Загальні відомості про Хмельницьку область:

• географічні дані

• кордони

• адміністративно-територіальні одиниці

• населення

• зайнятість населення

• промисловий комплекс 

  • структура промислового виробництва

  • виробництво товарів народного споживання

• сільське господарство

  • обсяг сільськогосподарських виробництв

  • структура сільськогосподарського виробництва

  • основні напрямки виробництва в галузі рослинництва

  • основні напрямки виробництва в галузі тваринництва

• інвестиційна та будівельна діяльність

• зовнішньоекономічна діяльність

• транспортний комплекс і зв'язок.

Варто спочатку в режимі структури документу створити таку структуру, а потім заповнювати її елементи текстом. Вибачаємось за тавтологію, але це дійсно сприятиме структуруванню документу.

Як бачимо, перші три розділи мають описовий характер і містять велику кількість числових показників. Значення цих показників містяться в наступних розділах документу, які мають вигляд таблиць з показниками. Частину показників потрібно попередньо при складанні документу обчислити, що ми і зробили в практичній частині минулого пункту.

Логічно було б в цьому випадку сумістити можливості текстового процесора з редактором електронних таблиць. При цьому в текстовому процесорі готується текстова частина, а числові дані для розміщення їх в тексті отримуються з електронних таблиць. В цьому випадку електронні таблиці використовуються як інструмент для створення бази даних і як інструмент для обчислення. Кінцевий варіант документу отримують шляхом уставляння шляхом зв'язування таблиць з табличного процесора Excel в текстовий документ та злиття даних з таблиць у спеціальних полях злиття.

Спочатку розглянемо приклад автоматизації створення в текстовому документі таблиці Склад населення. Дані для таблиці зберігаються в книзі "склад населення 2001", створеній нами попередньо в Excel.

В редакторі Word створюємо новий документ з назвою "довідка.doc", в якому набираємо наступний текст (рис.12).

Рис.12. Фрагмент текстового документу довідка.doc

Встановлюємо курсор після заголовка Склад населення і вставляємо в цьому місці фрагмент таблиці "склад населення" з книги "склад населення 2001". Для цього потрібно:

1. Відкрити книгу "склад населення 2001.xls"

2. Форматувати потрібний фрагмент таблиці (вибрати необхідні шрифти і їх розмір, задати видимі границі комірок, задати центрування абзаців тощо), щоб документ мав такий вигляд, яким би Ви хотіли його бачити надрукованим

3. Виділити потрібний фрагмент

4. Скопіювати його у буфер пам'яті

5. Перейти у вікно редактор Word

6. Переконатись, що курсор стоїть саме в тому місці, де повинна бути вставлена таблиця

7. Через меню Правка, Специальная вставка... відкрити вікно діалогу Специальная вставка, вигляд якого наведено на рис.13.

Рис.13. Вікно діалогу Специальная вставка

1. В цьому вікні вкажіть, що Ви бажаєте вставити фрагмент з буферу обміну як лист Microsoft Excel, зв'язавши його з оригіналом

2. Після цього Ви матимете текстовий документ, як на рис.14.

Рис.14. Текстовий документ зі зв'язаною таблицею "склад населення"

Така технологія, по-перше, гарантує повне співпадіння копії в текстовому документі з оригіналом, а, по-друге, дозволяє автоматично коригувати дані в текстовому документі, вносячи зміни лише до оригіналу таблиці. Будь-які зміни в електронній таблиці будуть враховані в текстовому документі.

У набраному нами спочатку у вікні документу тексті перед словами "тис.чол." залишилось пусте місце. Сюди ми спробуємо вставити значення з таблиці "склад населення", використовуючи для цього технологію злиття.

Для цього потрібно виконати процедуру створення запиту на отримання даних зі стороннього джерела. Для цього зручно скористатись сервісом Слияние, до якого ми отримуємо доступ через меню Сервис, Слияние. Діалогове вікно сервісу наведено на рис.15.

Рис.15. Вікно діалогу Слияние

Виконуючи всі інструкції цього діалогу, створюємо документ на бланку, яким є чинний документ довідка.doc. Дані для злиття отримуємо з таблиці "склад населення" книги склад населення 2001.xls, поле Кількість_населення. Після цього формуємо результуючий документ Форма 1, зливаючи всі записи з 1 до 1 у нього по команді Объединить.

При цьому слід мати на увазі, що в термінології баз даних полями називаються стовпці таблиці, тому кількість населення повинна обчислюватись в першій після назви стовпця комірці в окремому стовпці Кількість населення.

І ще одне зауваження стосовно назв книг, листів книги і стовпців (полів) таблиць). Оскільки створюючи формули для обчислень і задаючи назви полів таблиць ми вводимо повні їх назви, та бажано ці назви задавати якомога коротшими, а окремі слова у назві писати через знак підкреслювання, наприклад: склад_населення, або скл_нас, або просто населення. Це запобігатиме невірному спрацьовуванню програм.

В результаті отримуємо документ Форма1 із зв'язним текстом та таблицями, які є копією електронних таблиць.

Результуючий документ потрібно обов'язково зберегти з його кінцевою назвою, наприклад, довідка 2001.doc.

Зрозуміло, що готуючи такий складний документ потрібно вставити поля злиття в тексті скрізь, денеобхідно увести дані зі сторонніх джерел. Це вимагає тривалої копіткої праці, але якщо один раз виконати цю роботу якісно і зберегти документ, в який виконувалось злиття, в окремій папці, то потім ним можна буде з успіхом користуватись для підготовки аналогічних документів з іншими даними.

Ми рекомендуємо самостійно проробити описану тут роботу зі злиття документу з даними з файла склад населення.xls і зберегти результуючий файл та файл-шаблон для наступних практичних завдань.